Ведення обліку відпрацьованого часу працівниками є одним із обов‘язків роботодавця. Розглянемо, якими нормами законодавства слід керуватися, запроваджуючи облік відпрацьованого часу, що має бути зафіксовано в локальних документах закладу задля дотримання цих норм.

Нормативна база щодо регулювання трудових відносин

Основним нормативно-правовим актом, що регулює питання трудових відносин між працівником та роботодавцем, є КЗпП. Право громадянина на працю реалізується шляхом укладення трудового договору про роботу в закладі. За ст. 2 КЗпП працівники, серед іншого, користуються згідно із законами правом на обмеження робочого дня та робочого тижня, на здорові та безпечні умови праці тощо.
У свою чергу, для узгодження інтересів працюючих та роботодавців, що використовують найману працю і мають права юридичної особи, укладається колективний договір, у якому поряд з іншими взаємними зобов‘язаннями між власником та профспілковим органом має бути встановлений режим роботи, тривалість робочого часу і відпочинку.
Дія положень колдоговору поширюється на всіх працівників закладу і його виконання є обов‘язковим як для роботодавців, так і для працівників (ст. 9 Закону від 01.07.93 р. № 3356-ХІІ «Про колективні договори і угоди», далі –Закон № 3356).
Колдоговір має пройти процедуру повідомної реєстрації, яка здійснюється місцевими держорганами чи органами місцевого самоврядування (зазвичай виконкомами міських, селищних, сільських рад). Така реєстрація передбачається у ст. 15 КЗпП і здійснюється вона відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 13.02.13 р. № 115. Без реєстрації колдоговір є нелігитимним і застосовувати його не можна.
Установлено також і відповідальність за порушення роботодавцями чи профспілкою положень колдоговору. Так, на осіб, з вини яких порушено чи не виконано встановлені в ньому зобов‘язання, накладається штраф у розмірі до 100 НМДГ (на сьогодні це 1 700 грн.). До них застосовується також дисциплінарна відповідальність аж до звільнення з посади (ст. 18 Закону № 3356).
Звертаємо увагу керівників та працівників кадрових служб закладів: усі працюючі, а також щойно прийняті працівники повинні бути ознайомлені з колдоговором роботодавцем.

Укладення трудового договору

Знаємо, що за визначенням ст. 21 КЗпП трудовим договором є угода між працівником і власником закладу, за якою працівник зобов‘язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник –виплачувати йому зарплату та забезпечувати необхідні для виконання роботи умови праці, передбачені законодавством про працю, колдоговором і угодою сторін.
Практично це означає, що всі нюанси щодо покладених на конкретного працівника обсягів роботи, строків її виконання, режиму та умов роботи тощо мають бути з‘ясовані саме під час найму на відповідну посаду, ще до оформлення цих стосунків наказом керівника закладу, а тим більше –до внесення записів до трудової книжки працівника.
Про ознайомлення працівника з колдоговором має бути письмове підтвердження, форму якого можна передбачити внутрішнім документом закладу. Наприклад, це може бути журнал, в якому зазначаються прізвища ознайомлених, їх посада та дата запису.
Якщо на певному робочому місці є якісь особливості виконання роботи, зокрема щодо часу початку чи закінчення робочого дня, виконання завдання поза межами визначеного працівникові робочого місця (наприклад, виїзд до інших населених пунктів у відрядження), залучення до роботи у вихідні, святкові дні або ж у нічний час, то роботодавець має повідомити про це кожного претендента на посаду заздалегідь, ще до укладення з ним трудового договору. Це допоможе уникнути непорозумінь та конфліктів у подальшому.

Режим робочого часу

Режим роботи, тривалість робочого часу та відпочинку регулюються нормами ст. 13 КЗпП та ст. 7 Закону № 3356.
Згідно зі ст. 50 КЗпП нормальна тривалість робочого часу становить не більше 40 год. на тиждень. Для деяких категорій осіб установлюється скорочена тривалість, наприклад для: працівників віком від 16 до 18 років;учнів;зайнятих на роботах зі шкідливими умовами праці. Мають преференції стосовно скорочення тривалості робочого часу деякі категорії працівників закладів освіти, охорони здоров‘я.
Звичайною для більшості працівників є така тривалість, коли встановлюється п‘ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями, і тоді, як передбачено у ст. 52 КЗпП, тривалість щоденної роботи (зміни) має бути встановлена правилами внутрішнього трудового розпорядку або графіками змінності. Правила та графіки затверджуються роботодавцем за погодженням із профспілкою з додержанням установленої тривалості робочого тижня.
За наявності якоїсь специфіки роботи, що впливає на тривалість роботи, з урахуванням думки колективу власник може встановити п‘ятиденний або шестиденний робочий тиждень.
Перелік святкових днів установлено ст. 73 КЗпП. Напередодні святкових днів і неробочих днів (до них також належать визначені у ст. 73 КЗпП дні релігійних свят) тривалість роботи скорочується на 1 год. як за п‘ятиденного, так і за шестиденного робочого тижня. Це не стосується працівників, яким уже встановлено скорочену тривалість згідно зі ст. 51 КЗпП. У нічний час робота (зміна) скорочується на 1 год. У ст. 54 КЗпП визначено, що нічним є час з 22.00 до 6.00.
У будь-якому разі в окремому розділі колдоговору зазначається порядок здійснення в установі обліку відпрацьованого робочого часу. Так, у затверджених роботодавцем за погодженням із профспілкою локальних правилах внутрішнього трудового розпорядку, що зазвичай є додатком до цього розділу колдоговору, потрібно конкретизувати тривалість робочого тижня для всіх категорій працюючих в цій установі, час початку та закінчення їх робочого дня/зміни, час обідньої перерви, режим роботи працівника під час його перебування у відрядженні, залучення до понаднормової роботи та роботи в нічний час, інші особливості.

Табелі обліку робочого часу

Наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 затверджено типові форми первинної облікової документації зі статистики праці, зокрема передбачено єдину типову форму № П-5 «Табель обліку використання робочого часу».
У цій формі використовуються такі буквені та цифрові коди:

·«Р», «01» –години роботи, передбачені колективним договором;

·«ВЧ», «03» –вечірні години роботи;

·«РН», «04» –нічні години роботи;

·«НУ», «05» –понаднормові години роботи;

·«ВД», «07» –відрядження;

·«ВП», «16» –відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (надається відповідно до ст. 17 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки», далі –Закон № 504) та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону № 504).

Для простоти та зручності ведення табеля в установі можуть використовуватися або цифрові, або буквені коди. На практиці часто їх «удосконалюють», наприклад зазначаючи години роботи не за допомогою коду, а проставляючи фактично відпрацьовану кількість годин (8 год. або 6 год.). Оскільки затверджена форма табеля носить рекомендаційний характер (про це йдеться в п. 2 примітки до неї) і містить мінімальну кількість стовпців, не забороняється доповнювати її за потреби іншими стовпцями та показниками.
Цей внутрішній документ слугує підставою для нарахування зарплати працівникам, а також серед іншого фактично підтверджує виконання працівником дорученої йому роботи. За відсутності табеля унеможливлюється нарахування зарплати працівникові.
Отже, за основу для форми, за якою вестиметься облік фактично відпрацьованого часу кожним працівником в установі і яка має враховувати специфіку роботи установи, можна взяти типову форму № П-5.
Водночас для забезпечення ефективного обліку робочого часу радимо також визначити, крім форми, порядок ведення та оформлення табеля. Зазвичай відповідні норми, зокрема строки подання табеля до бухгалтерської служби працівником, до функціональних обов’язків якого належить здійснення його складання, інші особливості обліку, передбачаються в Положенні про порядок обліку використання робочого часу, який затверджується в установі.

Порядок ведення табелю

Як відомо, табель складається щомісяця і облік здійснюється за кожен день. У табелі за прізвищем, ім’ям, по батькові зазначаються працівники відповідного структурного підрозділу закладу, з якими укладено трудовий договір.
Як передбачено ст. 115 КЗпП та ст. 24 Закону від 24.03.95 р. № 108/95-ВР «Про оплату праці»(далі –Закон № 108), заробітна плата має виплачуватись працівникам регулярно в робочі дні не рідше двох разів на місяць через проміжок часу не більше 16 календарних днів та не пізніше 7 днів після закінчення періоду, за який здійснюється виплата. Конкретні терміни виплати заробітку визначаються колдоговором.
Згідно з ч. 3 ст. 24 Закону № 108 розмір заробітку за першу половину місяця не може бути меншим оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу працівника). Кількість фактично відпрацьованих робочих днів (годин) у першій половині місяця визначається за даними табеля, тому заповнений табель і за першу половину місяця, і за другу має подаватися до бухгалтерської служби або працівникові, який нараховує зарплату, заздалегідь, за 2–3 дні до закінчення розрахункового періоду.
Зазначимо, що табель подається до бухгалтерії згідно із графіком документообігу, затвердженим у закладі.
Табель слід вести на обліковий склад працівників усіх категорій, прийнятих на роботу. Під час прийняття на роботу кожному працівникові присвоюється табельний номер, який потім використовується в кадрових та облікових документах.
Додамо, що забезпечення достовірного обліку робочого часу кожного працівника, який перебуває у штаті закладу, є прямим обов’язком його керівника. Завдяки цьому працівникам вчасно нараховуватиметься заробіток, а також інші виплати (відпусткові, виплати з тимчасової непрацездатності тощо).

Висновки
Дотримання норм законодавства в частині встановлення порядку обліку робочого часу, визначення режимів роботи працівників тощо, коректного ухвалення документів, які регулюватимуть ці питання, є обов’язком роботодавця. У свою чергу, кадрові та економічні служби закладу (у межах, визначених покладеними на них повноваженнями) мають всіляко сприяти дотриманню нормативно-правових актів. В іншому разі це може призвести до порушення прав працівників, незадоволення в колективах, а також до негативних наслідків після перевірки цих питань відповідними контролюючими органами.

Джерело: "Баланс-Бюджет" № 9, який вийшов з друку 26.02.18 р.