Ведение учета отработанного времени работниками является одной из обязанностей работодателя. Рассмотрим, какими нормами законодательства следует руководствоваться, внедряя учет отработанного времени, что должно быть зафиксировано в локальных документах заведения для соблюдения этих норм.

Нормативная база по регулированию трудовых отношений

Основным нормативно-правовым актом, регулирующим вопросы трудовых отношений между работником и работодателем, является КЗоТ. Право гражданина на труд реализуется путем заключения трудового договора о работе в заведении. Согласно ст. 2 КЗоТ работники, среди прочего, пользуются согласно законам правом на ограничение рабочего дня и рабочей недели, на здоровые и безопасные условия труда и т. п.
В свою очередь, для согласованности интересов работающих и работодателей, которые используют наемный труд и имеют права юридического лица, заключается коллективный договор, в котором наряду с другими взаимными обязательствами между собственником и профсоюзным органом должен быть установлен режим работы, продолжительность рабочего времени и отдыха.
Действие положений колдоговора распространяется на всех работников заведения и его выполнение является обязательным как для работодателей, так и для работников (ст. 9 Закона от 01.07.93 г. № 3356-ХІІ «О коллективных договорах и соглашениях», далее –Закон № 3356).
Колдоговор должен пройти процедуру уведомительной регистрации, которая осуществляется местными госорганами или органами местного самоуправления (обычно исполкомами городских, поселковых, сельских советов). Такая регистрация предусматривается в ст. 15 КЗоТ и осуществляется в соответствии с Порядком, утвержденным постановлением КМУ от 13.02.13 г. № 115. Без регистрации колдоговор является нелигитимным и применять его нельзя.
Установлена также и ответственность за нарушение работодателями или профсоюзом положений колдоговора. Так, на лиц, по вине которых нарушены или не выполнены установленные в нем обязательства, налагается штраф в размере до 100 НМДГ (на сегодня это 1 700 грн.). К ним применяется также дисциплинарная ответственность вплоть до увольнения с должности (ст. 18 Закона № 3356).
Обращаем внимание руководителей и работников кадровых служб заведений: все работающие, а также только что принятые работники, должны быть ознакомлены с колдоговором работодателем.

Заключение трудового договора

Знаем, что по определению ст. 21 КЗоТ трудовым договором является соглашение между работником и собственником заведения, по которому работник обязуется выполнять работу, определенную данным соглашением, и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, а собственник –выплачивать ему зарплату и обеспечивать необходимые для выполнения работы условия труда, предусмотренные законодательством о труде, колдоговором и соглашением сторон.
Практически это означает, что все нюансы относительно возложенных на конкретного работника объемов работы, сроков ее выполнения, режима и условий работы и т. п. должны быть выяснены именно во время найма на соответствующую должность, еще до оформления этих отношений приказом руководителя заведения, а тем более –до внесения записей в трудовую книжку работника.
Об ознакомлении работника с колдоговором должно быть письменное подтверждение, форму которого можно предусмотреть внутренним документом заведения. Например, это может быть журнал, в котором указываются фамилии ознакомленных, их должность и дата записи.
Если на определенном рабочем месте имеются какие-то особенности выполнения работы, в частности относительно времени начала или окончания рабочего дня, выполнения задачи вне пределов определенного работнику рабочего места (например, выезд в другие населенные пункты в командировку), привлечения к работе в выходные, праздничные дни, или же в ночное время, то работодатель должен уведомить об этом каждого претендента на должность заранее, еще до заключения с ним трудового договора. Это поможет избежать недоразумений и конфликтов в дальнейшем.

Режим рабочего времени

Режим работы, продолжительность рабочего времени и отдыха регулируются нормами ст. 13 КЗоТ и ст. 7 Закона № 3356.
Согласно ст. 50 КЗоТ нормальная продолжительность рабочего времени составляет не более 40 часов в неделю. Для некоторых категорий лиц устанавливается сокращенная продолжительность, например для: работников в возрасте от 16 до 18 лет;учащихся;занятых на работах с вредными условиями труда. Имеют преференции относительно сокращения продолжительности рабочего времени некоторые категории работников заведений образования, здравоохранения.
Обычной для большинства работников является такая продолжительность, когда устанавливается пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями, и тогда, как предусмотрено в ст. 52 КЗоТ, продолжительность ежедневной работы (смены) должна быть установлена правилами внутреннего трудового распорядка или графиком сменности. Правила и графики утверждаются работодателем по согласованию с профсоюзом с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели.
При наличии какой-либо специфики работы, влияющей на продолжительность работы, с учетом мнения коллектива собственник может установить пятидневную или шестидневную рабочую неделю.
Перечень праздничных дней установлен ст. 73 КЗоТ. В канун праздничных дней и нерабочих дней (к ним также относятся определенные в ст. 73 КЗоТ дни религиозных праздников) продолжительность работы сокращается на 1 час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе. Это не касается работников, которым уже установлена сокращенная продолжительность согласно ст. 51 КЗоТ. В ночное время работа (смена) сокращается на 1 час. В ст. 54 КЗоТ определено, что ночным является время с 22.00 до 6.00.
В любом случае в отдельном разделе колдоговора указывается порядок осуществления в учреждении учета отработанного рабочего времени. Так, в утвержденных работодателем по согласованию с профсоюзом локальных правилах внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к данному разделу колдоговора, нужно конкретизировать продолжительность рабочей недели для всех категорий работающих в этом учреждении, время начала и окончания их рабочего дня/смены, время обеденного перерыва, режим работы работника во время его пребывания в командировке, привлечения к сверхурочной работе и работе в ночное время, другие особенности.

Табели учета рабочего времени

Приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 утверждены типовые формы первичной учетной документации по статистике труда, в частности предусмотрена единая типовая форма № П-5 «Табель учета использования рабочего времени».
В этой форме используются следующие буквенные и цифровые коды:

·«Р», «01»–часы работы, предусмотренные коллективным договором;

·«ВЧ», «03»–вечерние часы работы;

·«РН», «04»–ночные часы работы;

·«НУ», «05»–сверхурочные часы работы;

·«ВД», «07»–командировка;

·«ВП», «16»–отпуск в связи с беременностью и родами (предоставляется в соответствии со ст. 17 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках», далее –Закон № 504) и отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста (ст. 18 Закона № 504).

Для простоты и удобства ведения табеля в учреждении могут использоваться или цифровые, или буквенные коды. На практике часто их «совершенствуют», например, указывая часы работы не с помощью кода, а проставляя фактически отработанное количество часов (8 ч или 6 ч). Поскольку утвержденная форма табеля носит рекомендательный характер (об этом речь идет в п. 2 примечания к ней) и содержит минимальное количество колонок, не запрещается дополнять ее при необходимости другими колонками и показателями.
Данный внутренний документ служит основанием для начисления зарплаты работникам, а также среди прочего фактически подтверждает выполнение работником порученной ему работы. При отсутствии Табеля делается невозможным начисление зарплаты работнику.
Следовательно, за основу для формы, по которой будет вестись учет фактически отработанного времени каждым работником в учреждении и которая должна учитывать специфику работы учреждения, можно взять типовую форму № П-5.
В то же время для обеспечения эффективного учета рабочего времени советуем также определить, кроме формы, порядок ведения и оформления табеля. Обычно соответствующие нормы, в частности сроки представления табеля в бухгалтерскую службу работником, в функциональные обязанности которого входит его составление, другие особенности учета, предусматриваются в Положении о порядке учета использования рабочего времени, которое утверждается в учреждении.

Порядок ведения табеля

Как известно, табель составляется ежемесячно и учет осуществляется за каждый день. В табеле указываются фамилия, имя, отчество работников соответствующего структурного подразделения заведения, с которыми заключен трудовой договор.
Как предусмотрено ст. 115 КЗоТ и ст. 24 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР «Об оплате труда»(далее –Закон № 108), заработная плата должна выплачиваться работникам регулярно в рабочие дни не реже двух раз в месяц через промежуток времени не более 16 календарных дней и не позднее 7 дней по окончании периода, за который осуществляется выплата. Конкретные сроки выплаты заработка определяются колдоговором.
Согласно ч. 3 ст. 24 Закона № 108 размер заработка за первую половину месяца не может быть меньше оплаты за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки (должностного оклада работника). Количество фактически отработанных рабочих дней (часов) в первой половине месяца определяется по данным табеля, поэтому заполненный табель и за первую половину месяца, и за вторую должен подаваться в бухгалтерскую службу или работнику, который начисляет зарплату, заранее, за 2–3 дня до окончания расчетного периода.
Заметим, что табель подается в бухгалтерию согласно графику документооборота, утвержденному в заведении.
Табель следует вести на учетный состав работников всех категорий, принятых на работу. Во время приема на работу каждому работнику присваивается табельный номер, который затем используется в кадровых и учетных документах.
Добавим, что обеспечение достоверного учета рабочего времени каждого работника, который состоит в штате заведения, –прямая обязанность его руководителя. Благодаря этому работникам вовремя будет начисляться заработок, а также другие выплаты (отпускные, выплаты по временной нетрудоспособности и т. п.).

Выводы

Соблюдение норм законодательства в части установления порядка учета рабочего времени, определения режимов работы работников и т. п., корректного приема документов, которые будут регулировать эти вопросы, является обязанностью работодателя. В свою очередь, кадровые и экономические службы заведения (в пределах, определенных возложенными на них полномочиями) должны всячески способствовать соблюдению нормативно-правовых актов. Иначе это может привести к нарушению прав работников, неудовлетворенности в коллективах, а также к негативным последствиям после проверки этих вопросов соответствующими контролирующими органами.

Источник: "Баланс-Бюджет" № 9, который вышел из печати 26.02.18 г.