Нормативні документи:

• Закон від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996);
• наказ Мінстату від 21.06.96 р. № 193 «Про затвердження форм первинних документів з обліку сировини і матеріалів» (далі – Наказ № 193);
• Методичні рекомендації з бухгалтерського обліку запасів, затверджені наказом Мінфіну від 10.01.07 р. № 2 (далі – Методрекомендації № 2);
• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).

Рух товарно-матеріальних цінностей (далі – ТМЦ), тобто їх надходження, використання і вибуття, має оформлятися первинними документами. Типові форми таких документів затверджені Наказом № 193. Хоча підприємство може використовувати і самостійно розроблені форми, узявши за основу типові. При цьому потрібно пам'ятати, що самостійно розроблений первинний документ має містити всі обов'язкові реквізити, передбачені для первинного документа ст. 9 Закону № 996 і Положенням № 88.

Сьогодні в консультації ми розглянемо порядок заповнення типових форм, затверджених Наказом № 193.

Отримання запасів

Запаси можуть надходити на підприємство різними шляхами, а саме:

• від постачальника (у т. ч. і при безплатному отриманні);
• з виробництва;
• від замовника як давальницька сировина для переробки;
• як внесок до статутного капіталу підприємства;
• у результаті розбирання основних засобів (далі – ОЗ).

Залежно від способу надходження запасів для їх обліку застосовуються різні первинні документи (див. таблицю).

Документальне оформлення надходження запасів

Ситуація	Первинні документ	Пояснення
1	2	3
Надходження ТМЦ від постачальників
ТМЦ надійшли від постачальника або від переробника (якщо переробка сировини була на стороні)	Прибутковий ордер типової форми № М-4; ТТН зі штампом «оприбутковано»	Типова форма № М-4 складається матеріально відповідальною особою в одному примірнику в день надходження цінностей на склад від постачальників. Усі графи заповнюються на підставі документа постачальника. Графа «Номер паспорта» заповнюється, якщо ТМЦ містить дорогоцінні матеріали і каміння. Прибутковий ордер оформляється і в разі надходження на склад безплатно отриманих ТМЦ Також, згідно з п. 3.6 Методрекомендацій № 2, для оприбуткування запасів можна використовувати ТТН зі штампом «оприбутковано». Порядок оформлення ТТН викладений у Правилах, затверджених наказом Мінтрансу від 14.10.07 р. № 363 (детально див. «Загальні правила оформлення ТТН для підтвердження послуг перевезення»)
1. Є розбіжності між ТМЦ, що фактично надійшли, і даними про них у документах постачальника. 2. ТМЦ надійшли без документів	Акт про приймання матеріалів типової форми № М-7 або комерційний акт (якщо запаси надходили залізничним транспортом); прибутковий ордер типової форми № М-4	Акт про приймання матеріалів типової форми № М-7 (далі – акт) складається: – за наявності розбіжностей між фактичною і заявленою в супровідних документах кількістю та якістю ТМЦ; – під час надходження ТМЦ без документів. Використовується для оприбуткування матеріалів, що фактично надійшли. В акті зазначаються фактично отримані ТМЦ. Акт складається у двох примірниках, з обов'язковою участю матеріально відповідальної особи, яка приймає ТМЦ, і представника постачальника або незацікавленої організації. Один примірник здається до бухгалтерії, а другий – до відділу постачання або юристові для направлення постачальникові претензії
Надходження давальницької сировини на переробку
ТМЦ надійшли на давальницьку переробку	Акт про приймання матеріалів типової форми № М-7	Типова форма № М-7 заповнюється у цьому випадку згідно з п. 3.9 Методрекомендацій № 2. Нагадаємо, що ТМЦ, отримані як давальницька сировина, обліковуються на забалансовому рахунку 022 «Матеріали, прийняті для переробки». Також за витратами давальницької сировини виконавець складає Звіт для замовника (у довільній формі)
Надходження ТМЦ з виробництва
Готова продукція або інші матеріали надійшли з виробництва на склад	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11	Типова форма № М-11 використовується для обліку руху ТМЦ усередині підприємства. Оформляється у двох примірниках і підписується головним бухгалтером або уповноваженою на те особою: – один примірник залишається в підрозділі (цеху), який передає ТМЦ (є підставою для списання цінностей); – другий примірник отримує склад, що приймає ТМЦ (документ служить підставою для їх оприбуткування)
Інші випадки надходження ТМЦ
ТМЦ надійшли як внесок до статутного капіталу підприємства	Прибутковий ордер типової форми № М-4, акт про приймання матеріалів типової форми № М-7, ТТН	Отримання ТМЦ як внеску до статутного капіталу, згідно з п. 3.3 Методрекомендацій № 2, оформляється одним з трьох названих документів: – або типовою формою № М-4, – або типовою формою М-7, – або ТТН
ТМЦ отримані від розбирання ОЗ	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11	При списанні ОЗ складається акт типової форми № ОЗ-3 або № ОЗ-4. У цьому акті зазначаються матеріали, отримані в ході розбирання об'єкта ОЗ. На підставі такого акта матеріально відповідальна особа на складі заповнює типову форму № М-11
Запаси, отримані безплатно	Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів типової форми № М-11, акт про приймання матеріалів типової форми № М-7, прибутковий ордер типової форми № М 4, ТТН	Отримання запасів як внеску до статутного капіталу, згідно з п. 3.3 Методрекомендацій № 2, оформляється одним з названих документів: – або типовою формою № М-4, – або типовою формою № М-7, – або ТТН
ТМЦ, отримані від фізосіб (не СПД), торговельного підприємства, закладів ресторанного господарства	Закупівельний акт	У закупівельному акті фіксуються дата і місце складання, назва підприємства, одиниця виміру господарської операції, зміст та обсяг (кількісний і вартісний) господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції та правильність її оформлення, особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати посадову особу, яка брала участь у господарській операції (п. 3.10 Методрекомендацій № 2)
Запаси, отримані від фізосіб для реалізації на умовах комісії	Квитанція (типова форма № 1-ВТ), товарний ярлик (типова форма № 3-ВТ)	Надходження ТМЦ від фізосіб для продажу на умовах комісії оформляється квитанцією і товарним ярликом, форма яких затверджена наказом Мінекономзв’язку від 08.07.97 р. № 343

Також для обліку і контролю за надходженням та оприбуткуванням матеріальних цінностей ведеться Журнал обліку вантажів, що надійшли, типової форми № М-1.

Записи в журналі робить відділ постачань у міру надходження ТМЦ на склад – на підставі товарно-транспортних документів, прибуткових ордерів, актів приймання матеріалів. Крім того, у журналі зазначають інформацію, пов'язану з розшуком вантажів, що не надійшли.

Покажемо на прикладі, як заповнити первинні документи при отриманні ТМЦ.

Приклад 1

На склад підприємства ТОВ «Шоколад» надійшли такі запаси від постачальника ТОВ «Горіх» згідно з накладною від 20.02.19 р. № 177, ТТН від 20.02.19 р. № 52:

• горіх арахіс у кількості 50 кг за ціною 65 грн. за 1 кг (фактично було отримано 48 кг арахісу),
• волоський горіх у кількості 30 кг за ціною 130 грн. за 1 кг.

За фактом надходження запасів на склад були складені: прибутковий ордер типової форми № М-4 (див. фрагмент 1), журнал обліку отриманих вантажів типової форми № М-1 (див. фрагмент 2), акт типової форми № М-7 (див. фрагмент 3). Фрагменти наведені в кінці консультації.

Внутрішнє переміщення запасів

Внутрішнє переміщення запасів також потребує відповідного документального оформлення. Для цього використовується, залежно від ситуації, один з нижчезазначених документів.

1. Накладна-вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів (типова форма № М-11). Як ми вже завважили в таблиці, накладна призначена для обліку руху запасів усередині підприємства, а також вона оформляється у разі відпускання ТМЦ господарствам підприємства, розташованим за його територією. Тоді накладна заповнюється на підставі нарядів та інших документів. Перший примірник передають складу як підставу для відпускання матеріалів, другий – отримувачеві матеріалів.

2. Лімітно-забірна картка (типові форми № М-8, № М-9, № М-28, № М-28а).

Завважимо, що:

• типова форма № М-8 застосовується при багаторазовому відпусканні матеріалів з одним номенклатурним номером на один місяць;
• типова форма № М-9 – при чотириразовому відпусканні лімітованих матеріалів, які відносяться на один вид витрат (замовлення на один місяць і на різні види витрат, замовлень);
• типові форми № М-28 та № М-28а – при відпусканні матеріалів у будівництві.

Лімітно-забірні картки заповнюються відділом постачань або плановим відділом при русі запасів на складі у двох примірниках: один до початку місяця передається до цеху (дільниці) – споживачеві матеріалів, другий – на склад або до комори цеху.

Матеріали відпускаються у виробництво зі складу після пред’явлення представником цеху свого примірника лімітно-забірної картки. Комірник зазначає в обох примірниках картки дату і кількість відпущених матеріалів, потім визначає залишок ліміту за кожним номенклатурним номером матеріалів. При цьому в лімітно-забірній картці цеху розписується комірник, а в лімітно-забірній картці складу – представник цеху.

3. Акт-вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів (типова форма № М-10). Складається відділом постачань або плановим відділом при відпусканні матеріалів понад установлений ліміт або при заміні матеріалів за дозволом директора, головного інженера або інших уповноважених осіб підприємства. Акт заповнюється в двох примірниках: один передається до цеху (ділянки) – отримувачеві матеріалів, другий – на склад або до комори цеху.

Матеріали відпускаються у виробництво зі складу після пред'явлення акта отримувачем (представником цеху). Комірник зазначає в обох примірниках акта дату і кількість відпущених запасів
і визначає залишок. В акті цеху розписується комірник, в акті складу – представник цеху.

Будьте уважні! Понадлімітне відпускання матеріалів і заміна одного матеріалу іншим допускається тільки з дозволу директора підприємства, головного інженера або уповноваженої особи.

Приклад 2

Зі складу підприємства ТОВ «Турист» 25.02.19 р. передано в цех 1 000 м брезенту для виготовлення наметів з давальницького матеріалу. При видачі матеріалів на давальницьке замовлення відкрито лімітно-забірну картку типової форми № М-9 (див. фрагмент 4).

Після виготовлення наметів складено Звіт про фактичне витрачання давальницької сировини (див. фрагмент 5), у якому відображено результати пошиття виробів (звіт складається в довільній формі).

Як заповнити зазначені документи – див. у кінці консультації.

Вибуття запасів зі складу

Запаси можуть вибувати зі складу як для внутрішніх потреб підприємства, так і для реалізації. У разі вибуття запасів у цілях реалізації складаються такі документи:

1. Накладна-вимога (типова форма № М-11) і картка складського обліку матеріалів (типова форма № М-12).

Зазначені форми заповнюються для відображення руху запасів на складі. Складає їх матеріально відповідальна особа, яка передає цінності (запаси). Особливості оформлення типової форми № М-11 ми вже розглядали вище. Завважимо, що при відпусканні матеріалів самовивезенням накладна, підписана отримувачем запасів, передається до бухгалтерії для виписування розрахунково-платіжних документів (якщо запаси відпускалися на умовах подальшої оплати).

На замітку! У типовій формі № М-11 не передбачена графа для відображення суми ПДВ. Проте якщо на практиці у видаткових документах на реалізацію продукції потрібно зазначити суму ПДВ, підприємство може ввести до цієї форми додаткову графу.

Типова форма № М-12 застосовується для обліку руху матеріалів на складі за кожним сортом, видом і розміром, заповнюється на кожний номенклатурний номер матеріалу і ведеться матеріально відповідальною особою (наприклад, комірником). Записи в картці виконують на підставі первинних прибутково-видаткових документів у день, коли відбувається операція.

3. Акт про витрачання давальницьких матеріалів (типова форма № М-23).

Такий акт складається в разі витрачання матеріалів відкритого зберігання, які належать замовникові. Цей документ використовується для оформлення витрачання матеріалів будівельною або монтажною організацією, що виконує будівельні роботи. Якщо ТМЦ витрачаються за давальницькими договорами в інших галузях, складається Звіт про фактичне витрачання давальницької сировини довільної форми.

Акт оформляється матеріально відповідальною особою в двох примірниках: один передається замовникові, другий після виконання робіт – до бухгалтерії.

Приклад 4

26.02.19 р. ТОВ «Шоколад» реалізувало ТОВ «Карамелька»:

• шоколадні цукерки в кількості 120 кг за ціною 150 грн/кг (крім того ПДВ – 30 грн.);
• желейні цукерки в кількості 70 кг за ціною 65 грн/кг (крім того ПДВ – 13 грн.).

При відпусканні ТМЦ була складена накладна-вимога типової форми № М-11 (див. фрагмент 6), а також ТНН, якщо покупець не забирає товар своїм транспортом зі складу постачальника.

Інші документи за операціями із запасами

Для реєстрації прибуткових і видаткових документів, які передаються до бухгалтерії, складається Реєстр приймання-здачі документів (типова форма № М-13). Реєстр заповнюється матеріально відповідальною особою в одному примірнику і передається до бухгалтерії разом із документами.

На кожний номенклатурний номер матеріальних цінностей заповнюється Матеріальний ярлик (типова форма № М-16), який характеризує матеріали кожного номенклатурного номера. Ярлик складається в одному примірнику, прикріпляється в місці зберігання матеріальних цінностей і служить для них паспортом.

Після закінчення місяця матеріально відповідальні особи подають до бухгалтерії Матеріальний звіт (типова форма № М-19), до якого додаються всі первинні документи з приходу і видачі матеріалів.

Джерело: "Баланс" № 19, який вийшов з друку 04.03.19 р.

⤷ ЗАВАНТАЖИТИ СТАТТЮ ⤶