Летняя пора – время отпусков. Уверены, что в вашем учреждении с этим вопросом все хорошо. Ведь вы еще в начале года утвердили график, согласно которому работники будут отдыхать, тогда как учреждение будет работать в обычном ритме. Однако, чтобы ничего не упустить из виду и правильно составить надлежащие документы, предлагаем вам алгоритм оформления отпуска работника.

Процедуру оформления отпуска можно разделить на четыре этапа: предупреждение работника о начале отпуска; подача заявления об отпуске; составление приказа о предоставлении отпуска; выплата отпускных. Остановимся на каждом из них.

Этап 1. Предупреждение о начале отпуска

Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком отпусков, согласовывается между работником и работодателем. Поэтому работодатель обязан письменно уведомить работника о дате начала отпуска не позже чем за две недели до установленного графиком срока.

Заметим, что форма уведомления о дате начала отпуска законодательно не установлена. Значит, оно составляется произвольно. То же касается и документа, которым можно оформить согласование конкретного периода предоставления отпуска. На практике для этого часто используют заявление от работника. Однако для этого достаточно и приказа о предоставлении отпуска, о чем речь будет идти далее.

Этап 2. Заявление об отпуске

Заявление подается, если работнику нужен отпуск в иной период, нежели он предусмотрен графиком отпусков (или в случае отсутствия такого графика у работодателя, или же если в составленном графике этого работника нет).

Если же работника устраивает предварительно согласованный график, то сразу следует переходить к этапу 3 – составление приказа о предоставлении отпуска).

То есть если интересы учреждения, которые учитывались при составлении графика отпусков, не совпадают с настоящими интересами работника на время его выхода в отпуск, то работник подает заявление. Вместе с тем окончательное решение, предоставлять ли такой незапланированный отпуск, принимает руководитель (письмо Минтруда и соцполитики от 13.05.10 г. № 140/13/116-10). Конечно, если такой отпуск не относится к тем, которые предоставляются работнику обязательно тогда, когда он захочет.

Однако бывают ситуации, когда приказ на отпуск есть и работник согласен с указанным в нем периодом отпуска, но физически не может воспользоваться таким отпуском. Или же работодатель нарушил порядок предоставления отпуска.

Вот в таком случае необходимо заявление работника и составление приказа о переносе или продлении отпуска на его неиспользованную часть.

Как указывается в ст. 11 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504), ежегодный отпуск по требованию работника должен быть перенесен на другой период в случае:

• нарушения работодателем срока письменного уведомления работника о времени предоставления отпуска;
• несвоевременной выплаты работодателем отпускных.

Ежегодный отпуск должен быть перенесен на другой период или же продлен также при следующих обстоятельствах:

• временная нетрудоспособность работника;
• выполнение работником государственных или общественных обязанностей, если согласно законодательству он подлежит освобождению на это время от основной работы с сохранением заработной платы;
• наступление срока отпуска по беременности и родам;
• совпадение ежегодного отпуска с отпуском в связи с обучением.

Этап 3. Составление приказа о предоставлении отпуска

Для уведомления работника о конкретном периоде предоставления отпуска лучше использовать для приказа типовую форму № П-3 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска», утвержденную приказом Госкомстата от 05.12.08 г. № 489 (далее – Приказ № 489). Однако эта форма имеет рекомендательный характер. Поэтому, по нашему мнению, приказ можно составить и в произвольной форме (см. образцы в конце консультации). В таком случае его можно оформить сразу на нескольких работников и назначить лиц, которые временно будут исполнять обязанности работника или работников, которые идут в отпуск.

Этап 4. Выплата отпускных

Ежегодные (основной и дополнительные) отпуска предоставляются работникам с сохранением на их период места работы и зарплаты (ст. 74 КЗоТ). Заработная плата за время отпуска выплачивается не позже чем за три дня до его начала (ст. 115 КЗоТ).

Обратите внимание: в указанной норме речь идет о календарных днях (письмо Минсоцполитики от 26.06.09 г. № 155/13/116-09). Например, если: первый день отпуска – 15-е число месяца, то последним днем выплаты отпускных будет 11-е число; если первый день отпуска – понедельник 22 июня, то последним днем выплаты отпускных будет четверг 18 июня.

Можно ли выплатить отпускные менее чем за три дня или в другой срок?

Согласно § 2 ст. 7 Конвенции № 132 суммы, подлежащие выплате за время отпуска, выплачиваются заинтересованному лицу до отпуска, если иное не предусмотрено в соглашении относительно этого лица и работодателя.

Итак, учитывая положения указанной Конвенции и то, что конкретный период предоставления ежегодного отпуска или его части согласовывается между работником и работодателем, в случае необходимости получения оплаты, в частности, ежегодного отпуска в сжатые сроки работник может выразить в заявлении свое желание относительно срока выплаты.

Табелирование времени отпуска

Табель учета использования рабочего времени обычно составляется по типовой форме № П-5, утвержденной Приказом № 489. Но эта форма так же является только рекомендуемой для применения, а следовательно, не является обязательной. Работодатель вполне может утвердить собственную форму для такого учета и порядок ее составления.

Однако заметим, что в Типовой форме табеля предусмотрены обозначения:

• ежегодных основных отпусков – кодом «В» (или цифровым кодом «08»);
• ежегодных дополнительных – кодом «Д» (или цифровым кодом «09»).

Итак, предоставляя работнику отпуск, нужно учитывать все нюансы оформления кадровых документов. Ведь от корректности их составления зависит правильность начисления и выплаты отпускных.

Образцы приказов см. в полной консультации в "Баланс-Бюджет" № 27, который вышел из печати 22.06.20 г.