Літня пора – час відпусток. Упевнені, що у вашій установі з цим питанням усе гаразд. Адже ви ще на початку року затвердили графік, згідно з яким працівники відпочиватимуть, тоді як установа працюватиме у звичному ритмі. Однак, щоб нічого не випустити з уваги та правильно скласти належні документи, пропонуємо вам алгоритм оформлення відпустки працівника.

Процедуру оформлення відпустки можна поділити на чотири етапи: попередження працівника про початок відпустки; подання заяви про відпустку; складання наказу про надання відпустки; виплата відпусткових. Зупинимося на кожному з них.

Етап 1. Попередження про початок відпустки

Конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком відпусток, узгоджується між працівником і роботодавцем. Тому роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніш як за два тижні до встановленого графіком терміну.

Зауважимо, що форму повідомлення про дату початку відпустки законодавчо не встановлено. Отже, воно складається довільно. Те саме стосується й документа, яким можна оформити узгодження конкретного періоду надання відпустки. На практиці для цього часто використовують заяву від працівника. Проте для цього достатньо і наказу про надання відпустки, про що йтиметься далі.

Етап 2. Заява про відпустку

Заява подається, якщо працівникові потрібна відпустка в інший період, ніж її передбачено графіком відпусток (або в разі відсутності такого графіка у роботодавця, або ж якщо у складеному графіку цього працівника немає).

Якщо ж працівника влаштовує попередньо узгоджений графік, то відразу варто переходити до етапу 3 – складання наказу про надання відпустки).

Тобто якщо інтереси установи, що враховувалися під час складання графіка відпусток, не збігаються з теперішніми інтересами працівника на час його виходу у відпустку, то працівник подає заяву. Водночас остаточне рішення, чи надавати таку незаплановану відпустку, приймає керівник (лист Мінпраці та соцполітики від 13.05.10 р. № 140/13/116-10). Звісно, якщо така відпустка не належить до тих, що надаються працівникові обов’язково тоді, коли він забажає.

Проте бувають ситуації, коли наказ на відпустку є і працівник згоден із зазначеним у ньому періодом відпустки, але фізично не може скористатися такою відпусткою. Або ж роботодавець порушив порядок надання відпустки.

Ось у такому разі потрібна заява працівника та складання наказу про перенесення або продовження відпустки на її невикористану частину.

Як зазначається у ст. 11 Закону від 15.11.96 р. № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504), щорічна відпустка на вимогу працівника має бути перенесена на інший період у разі:

• порушення роботодавцем терміну письмового повідомлення працівника про час надання відпустки;
• несвоєчасної виплати роботодавцем відпусткових.

Щорічна відпустка має бути перенесена на інший період або ж продовжена також за таких обставин:

• тимчасова непрацездатність працівника;
• виконання працівником держаних або громадських обов’язків, якщо згідно із законодавством він підлягає звільненню на цей час від основної роботи із збереженням заробітної плати;
• настання строку відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
• збіг щорічної відпустки з відпусткою у зв’язку з навчанням.

Етап 3. Складання наказу про надання відпустки

Для повідомлення працівника про конкретний період надання відпустки краще використати для наказу типову форму № П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489 (далі – Наказ № 489). Проте ця форма має рекомендований характер. Тож, на нашу думку, наказ можна скласти і в довільній формі (див. зразки в кінці консультації). У такому разі його можна оформити відразу на декількох працівників та призначити осіб, які тимчасово виконуватимуть обов’язки працівника чи працівників, які йдуть у відпустку.

Етап 4. Виплата відпусткових

Щорічні (основна та додаткові) відпустки надаються працівникам зі збереженням на їх період місця роботи та зарплати (ст. 74 КЗпП). Заробітна плата за час відпустки виплачується не пізніш як за три дні до її початку (ст. 115 КЗпП).

Зверніть увагу: у зазначеній нормі йдеться про календарні дні (лист Мінсоцполітики від 26.06.09 р. № 155/13/116-09). Наприклад, якщо: перший день відпустки – 15-те число місяця, то останнім днем виплати відпусткових буде 11-те число; якщо перший день відпустки – понеділок 22 червня, то останнім днем виплати відпусткових буде четвер 18 червня.

Чи можна виплатити відпусткові менш як за три дні або в інший строк?

Відповідно до § 2 ст. 7 Конвенції № 132 суми, що належать до виплати за час відпустки, виплачуються зацікавленій особі до відпустки, якщо інше не передбачено в угоді щодо цієї особи та роботодавця.

Отже, враховуючи положення зазначеної Конвенції та те, що конкретний період надання щорічної відпустки або її частини узгоджується між працівником і роботодавцем, у разі потреби отримання оплати, зокрема, щорічної відпустки у стислі строки працівник може висловити в заяві своє бажання щодо терміну виплати.

Табелювання часу відпустки

Табель обліку використання робочого часу зазвичай складається за типовою формою № П-5, затвердженою Наказом № 489. Але ця форма так само є лише рекомендованою для застосування, а отже, не є обов’язковою. Роботодавець цілком може затвердити власну форму для такого обліку та порядок її складання.

Проте зауважимо, що в Типовій формі табеля передбачено позначення:

• щорічних основних відпусток – кодом «В» (або цифровим кодом «08»);
• щорічних додаткових – кодом «Д» (або цифровим кодом «09»).

Отже, надаючи працівникові відпустку, слід ураховувати всі нюанси оформлення кадрових документів. Адже від коректності їх складання залежить правильність нарахування та виплати відпусткових.

Зразки наказів див. у повній консультації у "Баланс-Бюджет" № 27, який вийшов з друку 22.06.20 р.