Выдача денег под отчет – одна из наиболее распространенных операций, совершаемых субъектами хозяйствования. В консультации расскажем, как оформить такую операцию, чтобы избежать штрафов, предусмотренных НК и Указом № 436.

Что такое подотчетные средства

Прежде всего отметим, что точного определения понятия «средства, выданные под отчет» не дает ни один из действующих нормативных актов. Например, в НК и Положении № 637 содержатся лишь правила выдачи средств и представления отчета об их использовании. Однако этими же документами установлено, что:

• выдача и подача Отчета об использовании средств, выданных на командировку или в подотчет по форме, утвержденной Приказом № 841 (далее – Отчет), осуществляется в соответствии с законодательством Украины (п. 2.11 Положения № 637);
• к подотчетным средствам относятся денежные суммы, полученные физлицом на командировку и для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, которое их предоставило (пп. 170.9.1 НК).

Следовательно, подотчетные средства – это денежные средства, полученные работником для осуществления расходов на командировку или на отдельные гражданско-правовые действия от имени выдавшего их лица (например, для закупки материальных ценностей, оплаты услуг аренды, связи и др.).

Способы выдачи денег

Работодатель может выдать своему работнику деньги под отчет:

• либо наличными из кассы,
• либо в безналичной форме с применением платежных карточек (корпоративных или личных).

При первом способе источником выдачи является наличность, полученная в банке (с текущего счета), или наличная выручка от реализации или внереализационных поступлений. Право использовать наличные для обеспечения потребностей, возникающих в процессе деятельности предприятий (предпринимателей), закреплено в п. 2.9 Положения № 637.

При втором способе работодатель перечисляет подотчетные средства на личную карточку работника или выдает ему корпоративную карточку. Карточка используется как для снятия наличных через банкомат, так и для безналичной оплаты товаров, работ и услуг.

Рекомендуем при выборе способа выдачи денег под отчет учесть особенности работы вашего предприятия, как то: наличие наличных, стоимость расчетно-кассового обслуживания за снятие наличных с текущего счета и платежных карточек и т. д.

Документальное оформление

Порядок оформления выдачи подотчетных денег зависит от выбранного способа их выдачи.

Первый способ. Выдача денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером (далее – РКО) типовой формы № КО-2 (приложение 3 к Положению № 637). Основанием для оформления РКО служит письменное распоряжение руководителя предприятия о выдаче средств на командировку работника или для выполнения гражданско-правового действия. Такое основание обязательно указы- вается в РКО.

Важно! При выписке РКО проверьте наличие подписи работника в получении наличных. Ее отсутствие может привести к штрафным санкциям за сверхлимит (п. 7.24 Положения № 637), ведь сумму, выданную по РКО, в котором нет подписи получателя денежных средств, добавят к остатку наличных в кассе в этот день и сравнят с лимитом кассы. В случае превышения будет наложен штраф в двухкратном размере суммы такого превышения (ст. 1 Указа № 436).

Второй способ. Если работник использует корпоративную карточку, выданную ему в пользование, то факт выдачи денег под отчет будет зафиксирован в выписке к счету, к которому эмитирована карточка. Перечисление денег на личную карточку работника подтверждает платежное поручение, оформленное предприятием. Кроме того, при сдаче Отчета работник должен представить (п. 2.12 Положения № 637):

• слип, квитанцию терминала – при проведении безналичных расчетов;
• квитанцию банкомата – при снятии подотчетных сумм через банкомат.

Для получения денежных средств под отчет в безналичной форме также издается распоряжение руководителя предприятия.

Работник, получивший подотчетные средства с помощью корпоративной карточки или на личный счет в банке, использует их по назначению без оприходования в кассе (п. 2.12 Положения № 637).

Важно! Выдавать работнику средства под отчет можно, только если он отчитался в установленном порядке за ранее полученные суммы (п. 2.11 Положения № 637). В противном случае на работодателя (предприятие или предпринимателя) представителями фискальной службы будет наложен штраф в размере 25 % ранее выданной в подотчет суммы (ст. 1 Указа № 436).

Срок использования подотчетных средств и представление Отчета

Срок выдачи денежных средств под отчет зависит от формы их выдачи.

Выдача в наличной форме. Положением № 637 предусмотрены следующие сроки использования наличных средств (п. 2.11):

• на закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья, кроме металлолома, – не более 10 рабочих дней со дня выдачи;
• на прочие производственные (хозяйственные) потребности – не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных;
• на командировку – до представления Отчета.

Если подотчетному лицу выданы наличные и на командировку, и для решения в этой командировке производственных вопросов (в т. ч. для закупки сельхозпродукции у населения и заготовки вторсырья), то срок выдачи наличных под отчет на выполнение этих заданий может быть продлен до завершения командировки.

Сумма излишне израсходованных средств (остаток средств сверх суммы, потраченной согласно Отчету) подлежит возврату в кассу или на текущий счет предприятия до или вместе с Отчетом (пп. 170.9.2 НК). Отчет подается в течение 5 банковских дней, следующих за днем завершения командировки или выполнения отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего подотчетные средства.

Важно! Срок использования наличных, выданных на хознужды (всего два дня), меньше срока подачи Отчета (пять дней). Поэтому рекомендуем либо составить Отчет в течение двух дней, либо сдать наличные в кассу в срок, установленный Положением № 637, а Отчет в бухгалтерию представить позже.

Выдача в безналичной форме. Срок сдачи Отчета при использовании корпоративной карточки:

• если во время выполнения поручения работник получил наличные с помощью платежных карточек – до окончания третьего банковского дня после завершения выполнения поручения;
• если же расчеты производились в безналичной форме – 10 банковских дней, а при наличии уважительных причин работодатель (самозанятое лицо) может продлить срок до 20 банковских дней.

Для случая, когда деньги перечислялись на личную карточку подотчетного лица, в НК не предусмотрены специальные сроки подачи Отчета. Однако в Письме № 2291 разъяснено, что если приобретение товаров/услуг подотчетным лицом осуществлялось за наличные, то срок подачи Отчета должен составлять 3 банковских дня.

Практическое руководство, 2016, № 7 «Командировки и подотчетные суммы».