Видача грошей під звіт – одна з найпоширеніших операцій, здійснюваних суб'єктами господарювання. У консультації розповімо, як оформити таку операцію, щоб уникнути штрафів, передбачених ПК та Указом № 436.

Що таке підзвітні кошти

Насамперед зазначимо, що точного визначення поняття «кошти, видані під звіт» не дає жоден із діючих нормативних актів. Наприклад, у ПК і Положенні № 637 містяться лише правила видачі коштів і подання звіту про їх використання. Однак цими ж документами встановлено, що:

• видача та подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або в підзвіт за формою, затвердженою Наказом № 841 (далі – Звіт), здійснюється відповідно до законодавства України (п. 2.11 Положення № 637);
• до підзвітних коштів відносяться грошові суми, отримані фізособою на відрядження та для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка їх надала (пп. 170.9.1 ПК).

Отже, підзвітні кошти – це кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка їх видала (наприклад, для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг оренди, зв'язку та ін.).

Способи видачі грошей

Роботодавець може видати своєму працівнику гроші під звіт:

• або готівкою з каси,
• або в безготівковій формі із застосуванням платіжних карток (корпоративних або особистих).

При першому способі джерелом видачі є готівка, отримана в банку (із поточного рахунка), або готівкова виручка від реалізації або позареалізаційних надходжень. Право використовувати готівку для забезпечення потреб, що виникають у процесі діяльності підприємств (підприємців), закріплене в п. 2.9 Положення № 637.

При другому способі роботодавець перераховує підзвітні кошти на особисту картку працівника або видає йому корпоративну картку. Картка використовується як для зняття готівки через банкомат, так і для безготівкової оплати товарів, робіт і послуг.

Рекомендуємо при виборі способу видачі грошей під звіт урахувати особливості роботи вашого підприємства, як-то: наявність готівки, вартість розрахунково-касового обслуговування за зняття готівки з поточного рахунка та платіжних карток і т. д.

Документальне оформлення

Порядок оформлення видачі підзвітних грошей залежить від обраного способу їх видачі.

Перший спосіб. Видача коштів із каси підприємства оформляється видатковим касовим ордером (далі – ВКО) типової форми № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637). Підставою для оформлення ВКО служить письмове розпорядження керівника підприємства про видачу коштів на відрядження працівника або для виконання цивільно-правової дії. Така підстава обов'язково вказується у ВКО.

Важливо! При виписуванні ВКО перевірте наявність підпису працівника в одержанні готівки. Його відсутність може призвести до штрафних санкцій за понадліміт (п. 7.24 Положення № 637), адже суму, видану за ВКО, у якому немає підпису одержувача коштів, додадуть до залишку готівки в касі в цей день і порівняють із лімітом каси. У випадку перевищення буде накладений штраф у двократному розмірі суми такого перевищення (ст. 1 Указу № 436).

Другий спосіб. Якщо працівник використовує корпоративну картку, видану йому в користування, то факт видачі грошей під звіт буде зафіксований у виписці до рахунка, до якого емітована картка. Перерахування грошей на особисту картку працівника підтверджує платіжне доручення, оформлене підприємством. Крім того, при здачі Звіту працівник повинен подати (п. 2.12 Положення № 637):

• сліп, квитанцію терміналу – при проведенні безготівкових розрахунків;
• квитанцію банкомата – при знятті підзвітних сум через банкомат.

Для одержання коштів під звіт у безготівковій формі також видається розпорядження керівника підприємства.

Працівник, який одержав підзвітні кошти за допомогою корпоративної картки або на особистий рахунок у банку, використовує їх за призначенням без оприбуткування в касі (п. 2.12 Положення № 637).

Важливо! Видавати працівнику кошти під звіт можна, тільки якщо він відзвітував у встановленому порядку за раніше отримані суми (п. 2.11 Положення № 637). У противному разі на роботодавця (підприємство або підприємця) представниками фіскальної служби буде накладений штраф у розмірі 25 % раніше виданої в підзвіт суми (ст. 1 Указу № 436).

Строк використання підзвітних коштів і надання Звіту

Строк видачі коштів під звіт залежить від форми їх видачі.

Видача в готівковій формі. Положенням № 637 передбачено такі строки використання готівкових коштів (п. 2.11):

• на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, – не більше 10 робочих днів із дня видачі;
• на інші виробничі (господарські) потреби – не більше 2 робочих днів, включаючи день одержання готівки;
• на відрядження – до подання Звіту.

Якщо підзвітній особі видано готівку і на відрядження, і для вирішення в цьому відрядженні виробничих питань (у т. ч. для закупівлі сільгосппродукції в населення та заготівлі вторсировини), то строк видачі готівки під звіт на виконання цих завдань може бути продовжений до завершення відрядження.

Сума зайво витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі Звітом) підлягає поверненню в касу або на поточний рахунок підприємства до або разом зі Звітом (пп. 170.9.2 ПК). Звіт подається протягом 5 банківських днів, що настають за днем завершення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за довіреністю та за рахунок особи, яка видала підзвітні кошти.

Важливо! Строк використання готівки, виданої на госппотреби (усього два дні), менше строку подання Звіту (п'ять днів). Тому рекомендуємо або скласти Звіт протягом двох днів, або здати готівку в касу у строк, установлений Положенням № 637, а Звіт до бухгалтерії подати пізніше.

Видача в безготівковій формі. Строк здачі Звіту при використанні корпоративної картки:

• якщо під час виконання доручення працівник одержав готівку за допомогою платіжних карток – до закінчення третього банківського дня після завершення виконання доручення;
• якщо ж розрахунки здійснювалися в безготівковій формі – 10 банківських днів, а при наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити строк до 20 банківських днів.

Для випадку, коли гроші перераховувалися на особисту картку підзвітної особи, в ПК не передбачені спеціальні строки подання Звіту. Проте у Листі № 2291 роз’яснено, що в разі, коли придбання товарів/послуг підзвітною особою здійснювалося за готівкові гроші, то строк подання Звіту має становити 3 банківських дні.

Практичне кеівництво, 2016, № 7 «Відрядження та підзвітні суми»