Работник предприятия приехал из командировки и сдал авансовый отчет с документами, подтверждающими расходы в командировке. Одним из таких документов является квитанция о пользовании услугами такси в сумме 200 грн. Возникнет ли объект обложения НДФЛ и военным сбором, если предприятие возместит работнику его расходы на такси во время командировки?
Не являются доходом налогоплательщика – физического лица, состоящего в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов, в частности, на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в т. ч. на арендованном транспорте), а также другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.
Указанные расходы не являются объектом обложения НДФЛ только при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют их стоимость. Это могут быть, например, транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта, в том числе чартерным рейсам, и т. п. Кроме того, командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход налогоплательщика при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя, который его командирует.
Для хозрасчетных предприятий и организаций нет нормативного документа, который бы содержал перечень расходов, подлежащих возмещению командированному работнику. Инструкцию о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденную приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59, они могут использовать как вспомогательный (справочный) документ. Эта Инструкция обязательна для органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Все вопросы, связанные с командировками работников, хозрасчетные предприятия должны регулировать в положении о командировках, утвержденном приказом руководителя, или в отдельных приказах по такому предприятию.
Следовательно, если указанными документами предусмотрено возмещение расходов работников на такси и такие расходы отражены в отчете о командировке и подтверждены документами, то сумма такого возмещения не является объектом обложения НДФЛ и военным сбором и в форме № 1ДФ не отражается.
В противном случае следует руководствоваться п. 170.9 НК, которым предусмотрено налогообложение сумм излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку или под отчет и не возвращенных в установленный срок.
Следовательно, если командированный работник израсходовал выданные на командировку средства на такси, и эти расходы не предусмотрены положением о командировках или приказом, то он не может их включить в авансовый отчет и должен возвратить в составе неиспользованной суммы. Если деньги не будут возвращены, то предприятие в соответствии с пп. 170.9.1 НК должно обложить их НДФЛ и военным сбором. Сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком на командировку и не возвращенная в установленные законодательством сроки, в разд. I формы № 1ДФ отражается по признаку дохода «118».

По материалам журнала «БАЛАНС» от 23.11.15 г. № 95-96.