Працівник підприємства повернувся з відрядження і подав авансовий звіт із документами, що підтверджують витрати у відрядженні. Одним із таких документів є квитанція про користування послугами таксі в сумі 200 грн. Чи виникне об’єкт обкладення ПДФО і військовим збором, якщо підприємство відшкодує працівнику його витрати на таксі під час відрядження?
Не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває в трудових відносинах зі своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому в установленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема, на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті), а також інші документально оформлені витрати, пов’язані із правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.
Зазначені витрати не є об’єктом обкладення ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість. Це можуть бути, наприклад, транспортні квитки або транспортні рахунки (багажні квитанції), у тому числі електронні квитки за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, у тому числі чартерними рейсами, тощо. Крім того, витрати на відрядження не включаються до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця, що його відряджає.
Для госпрозрахункових підприємств та організацій немає нормативного документа, який би містив перелік витрат, що підлягають відшкодуванню відрядженому працівнику. Інструкцію про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджену наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59, вони можуть використовувати як допоміжний (довідковий) документ. Ця інструкція обов’язкова для органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Усі питання, пов’язані з відрядженнями працівників, госпрозрахункові підприємства мають регулювати в положенні про відрядження, затвердженому наказом керівника, або в окремих наказах по такому підприємству.
Отже, якщо зазначеними документами передбачено відшкодування витрат працівників на таксі і такі витрати відображено у звіті про відрядження та підтверджено документами, то сума такого відшкодування не є об’єктом обкладення ПДФО та військовим збором і в формі № 1ДФ не відображається.
В іншому випадку слід керуватися п. 170.9 ПК, яким передбачено оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернених у встановлений строк.
Отже, якщо відряджений працівник витратив видані на відрядження кошти на таксі, але ці витрати не передбачені положенням про відрядження або наказами, то він не може їх включити до авансового звіту і повинен повернути у складі невикористаної суми. Якщо кошти не будуть повернені, то підприємство відповідно до пп. 170.9.1 ПК має обкласти їх ПДФО та військовим збором. Сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження та не повернена у встановлені законодавством строки, у розд. І форми № 1ДФ відображається за ознакою доходу «118».

За матеріалами журналу „БАЛАНС” від 23.11.15 р. № 95-96.