Первичные документы являются основанием для отражения в учете предприятия хозяйственных операций. В консультации мы рассмотрим основные правила, которые нужно соблюдать при оформлении таких документов.

Общие положения
Порядок создания, приема и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов предприятиями, их объединениями и организациями (в т. ч. хозрасчетными), за исключением банков, регламентируется нормами:
• НК;
• Закона № 996;
• Положения № 88.
Напомним определения, приведенные в разд. 2 Положения № 88:
•    первичный документ – это документ, созданный в письменной или электронной форме, который фиксирует и подтверждает хозяйственные операции, включая распоряжения собственника на их проведение;
•    хозяйственной операцией является предпринимательская деятельность, влияющая на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов.

Правила оформления первичных документов
Приведем основные правила, которые нужно выполнять при оформлении первичных документов.
Правило 1. Момент составления документа. Первичные документы должны быть составлены в момент проведения каждой хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения. Если товар продается покупателю за наличные, допускается составление первичного документа один раз в день на основании кассовых чеков и т. п. Акт о выполнении работ (предоставлении услуг) составляется после завершения операции.
Обратите внимание: все операции должны быть отражены в учетных регистрах в том периоде, в котором они были совершены (ч. 5 ст. 9 Закона № 996).
Правило 2. Вид документа. Первичный документ может быть составлен на бумажных или электронных носителях. Документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (подробнее см. на с. 57 этого номера).
Правило 3. Форма документа. Первичные документы составляются как по типовой форме, так и по форме, разработанной предприятием самостоятельно. Во втором случае следует соблюдать требования ст. 9 Закона № 996 относительно обязательных реквизитов первичных документов.
Если есть законодательно утвержденная типовая или специализированная форма первичного документа, предприятие должно ее применять. Вместе с тем оно может изготавливать бланки таких форм самостоятельно, но при этом они должны содержать все реквизиты, установленные типовой или специализированной формой.
Правило 4. Способ заполнения документа. Записи в первичных документах осуществляются только темным цветом: чернилами, шариковой ручкой, с помощью пишущих машинок, принтера, а также другими способами, которые обеспечивают их сохранение в документе и предотвращают внесение в него несанкционированных и незаметных исправлений. Свободные строки в документах подлежат обязательному прочеркиванию. Документ должен быть оформлен аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво. В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью.
Правило 5. Язык документа. Первичные документы оформляются на украинском языке (п. 1.3 Положения № 88). Если они составлены на иностранном языке (например, в случае командировки работника за границу), тогда необходим аутентичный перевод на украинский язык. Вместе с тем в соответствии со ст. 7 Закона № 5029 помимо украинского может использоваться и другой язык – региональный, если решением местных органов государственной власти принято решение о его использовании (Письма № 10841 и № 27700).
Правило 6. Ответственность за несвоевременное составление первичного документа и недостоверность отраженных в нем данных несет лицо, которое составило и подписало такой документ. Первичные документы обязательно проверяют работники бухгалтерии на предмет формы и содержания, соответствия проведенной хозяйственной операции действующему законодательству, наличия обязательных реквизитов и подписей. Кроме того, они проводят арифметическую проверку указанных в документе сумм.
Таким образом, бухгалтерской обработке подлежат только проверенные и принятые бухгалтерией документы.
Документ, не соответствующий требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета, вместе с письменным обоснованием передается руководителю предприятия и до особого его разрешения не принимается к исполнению.
Правило 7. Срок хранения документа. Первичные документы, подтверждающие доходы и расходы предприятия, следует хранить не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой они были использованы. Если такая отчетность была подана несвоевременно – тогда в течение 1 095 дней после окончания срока, установленного для ее подачи (п. 44.3, 44.4 НК). Нарушение сроков хранения первички влечет за собой штраф в размере 50 грн., а при повторном нарушении – в размере 1 020 грн. (п. 121.1 НК). Подробнее о порядке хранения документов см. на с. 59 этого издания.
Правило 8. Утеря документов. Если первичный документ был утерян, поврежден или досрочно уничтожен, налогоплательщик обязан в течение 5 календарных дней со дня такого события письменно уведомить налоговый орган. Утраченные документы должны быть восстановлены налогоплательщиком в течение 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в налоговый орган (п. 44.5 НК).

Обязательные реквизиты первичного документа
К обязательным реквизитам первичных документов относятся (ч. 2 ст. 9 Закона № 996, п. 2.4 Положения № 88):
• название документа (формы);
• дата и место составления документа (формы). По мнению Минфина, под местом составления документа понимается населенный пункт (административно-территориальная единица), где осуществляется хозяйственная операция, а если первичный документ был составлен за рубежом, тогда нужно указать название страны (Письмо № 21247);
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции;
• единица измерения операции. Отметим, что в п. 2.4 Положения № 88 уточняется, что единица измерения хозяйственной операции должна быть приведена в натуральном и/или стоимостном выражении;
• должности лиц, ответственных за осуществление операции;
• личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое участвовало в операции. Первичный документ может содержать не только личную, но и электронную подпись.
Обратите внимание: подписывать первичный документ имеет право только лицо, уполномоченное осуществлять данную операцию (п. 2.5 Положения № 88). Перечень таких лиц утверждается руководителем предприятия в соответствующем приказе (например, в приказе об организации бухгалтерского учета). Электронная подпись применяется согласно законодательству об электронных документах и электронном документообороте. Использование при оформлении первичных документов факсимиле подписи руководителя предприятия допускается в порядке, установленном законом. Не возражает против использования факсимиле на первичных документах и ГФС (Письмо № 4582).
Заметим, что подпись может быть скреплена печатью (п. 2.5 Положения № 88). Вместе с тем заверять подпись на приходных и расходных накладных печатью (при наличии) необязательно (Письмо № 2011).
Также в зависимости от характера операции и технологии обработки данных на предприятии первичные документы могут содержать дополнительные реквизиты, такие как идентификационный код предприятия, основание для осуществления операции, данные о документе, удостоверяющем получателя, и т. п. (п. 2.4 Положения № 88).

Исправление ошибок в первичных документах
В тексте и цифрах первичного документа не допускаются подчистки и исправления.
Если ошибка допущена в печатном документе, она исправляется корректурным способом (п. 4.2 Положения № 88): неправильный текст или цифры зачеркиваются (одной чертой, так, чтобы можно было прочитать исправление) и над ними пишется правильный текст или цифры. Рядом или на полях документа делается запись «Исправлено» и указывается дата исправления, а лицо, внесшее исправления, ставит свою подпись под этой записью.
Обратите внимание: исправления ошибок в денежных документах (т. е. выписанных для оформления кассовых и банковских операций и операций с ценными бумагами) не допускается (п. 4.5 Положения № 88).
Исправления в первичные документы могут вноситься только по согласованию с лицами, составившими и подписавшими их, что подтверждается подписями этих лиц с указанием даты исправления.

Выводы
Первичный документ содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает факт ее осуществления.
Первичные документы должны быть составлены в момент проведения хозяйственной операции или непосредственно после ее завершения.
Первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона № 996.
В установленных законодательством случаях при составлении первичного документа можно использовать факсимиле.

Источник: Практическое Руководство № 13 «Организация бухгалтерского учета на предприятии от А до Я».