Первинні документи є підставою для відображення в обліку підприємства господарських операцій. У консультації ми розглянемо основні правила, яких потрібно дотримуватися при оформленні таких документів.

Загальні положення
Порядок створення, прийняття та відображення в бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів підприємствами, їх об'єднаннями та організаціями (у т. ч. госпрозрахунковими), за винятком банків, регламентується нормами:
• ПК;
• Закону № 996;
• Положення № 88.
Нагадаємо визначення, наведені в розд. 2 Положення № 88:
• первинний документ – це документ, створений у письмовій або електронній формі, який фіксує та підтверджує господарські операції, включаючи розпорядження власника на їх проведення;
• господарською операцією є підприємницька діяльність, що впливає на стан майна, капіталу, зобов'язань і фінансових результатів.

Правила оформлення первинних документів
Наведемо основні правила, які потрібно виконувати при оформленні первинних документів.
Правило 1. Момент складання документа. Первинні документи повинні бути складені в момент проведення кожної господарської операції або безпосередньо після її завершення. Якщо товар продається покупцю за готівку, допускається складання первинного документа один раз на день на підставі касових чеків і т. п. Акт про виконання робіт (надання послуг) складається після завершення операції.
Зверніть увагу: усі операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому періоді, у якому вони були вчинені (ч. 5 ст. 9 Закону № 996).
Правило 2. Вид документа. Первинний документ може бути складений на паперових або електронних носіях. Документи, створені в електронному вигляді, застосовуються в бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (докладніше див. на с. 57 цього номера).
Правило 3. Форма документа. Первинні документи складаються як за типовою формою, так і за формою, розробленою підприємством самостійно. У другому випадку слід дотримуватися вимог ст. 9 Закону № 996 щодо обов'язкових реквізитів первинних документів.
Якщо є законодавчо затверджена типова або спеціалізована форма первинного документа, підприємство повинне її застосовувати. Водночас воно може виготовляти бланки таких форм самостійно, але при цьому вони повинні містити всі реквізити, установлені типовою або спеціалізованою формою.
Правило 4. Спосіб заповнення документа. Записи в первинних документах здійснюються тільки темним кольором: чорнилом, кульковою ручкою, за допомогою друкарських машинок, принтера, а також іншими способами, які забезпечують їх збереження в документі та запобігають унесенню в нього несанкціонованих і непомітних виправлень. Вільні рядки в документах підлягають обов'язковому прокреслюванню. Документ повинен бути оформлений акуратно, текст і цифри написані чітко та розбірливо. У грошових документах сума вказується цифрами та прописом.
Правило 5. Мова документа. Первинні документи оформляються українською мовою (п. 1.3 Положення № 88). Якщо вони складені іноземною мовою (наприклад, у випадку відрядження працівника за кордон), тоді необхідний автентичний переклад на українську мову. Водночас відповідно до ст. 7 Закону № 5029 крім української може використовуватися й інша мова – регіональна, якщо рішенням місцевих органів державної влади прийнято рішення про її використання (Листи № 10841 і № 27700).
Правило 6. Відповідальність за несвоєчасне складання первинного документа та недостовірність відображених у ньому даних несе особа, яка склала та підписала такий документ. Первинні документи обов'язково перевіряють працівники бухгалтерії на предмет форми та змісту, відповідності проведеної господарської операції діючому законодавству, наявності обов'язкових реквізитів і підписів. Крім того, вони проводять арифметичну перевірку зазначених у документі сум.
Таким чином, бухгалтерській обробці підлягають тільки перевірені та прийняті бухгалтерією документи.
Документ, що не відповідає вимогам законодавства у сфері бухгалтерського обліку, разом із письмовим обґрунтуванням передається керівнику підприємства та до особливого його дозволу не приймається до виконання.
Правило 7. Строк зберігання документа. Первинні документи, що підтверджують доходи та витрати підприємства, слід зберігати не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої вони були використані. Якщо така звітність була подана несвоєчасно, тоді протягом 1 095 днів після закінчення строку, установленого для її подання (п. 44.3, 44.4 ПК). Порушення строків зберігання первинки спричиняє штраф у розмірі 50 грн., а при повторному порушенні – у розмірі 1 020 грн. (п. 121.1 ПК). Докладніше про порядок зберігання документів див. на с. 59 цього видання.
Правило 8. Втрата документів. Якщо первинний документ був втрачений, пошкоджений або достроково знищений, платник податків зобов'язаний протягом 5 календарних днів із дня такої події письмово повідомити податковий орган. Втрачені документи повинні бути відновлені платником податків протягом 90 календарних днів із дня, що настає за днем надходження повідомлення до податкового органу (п. 44.5 ПК).

Обов'язкові реквізити первинного документа
До обов'язкових реквізитів первинних документів відносяться (ч. 2 ст. 9 Закону № 996, п. 2.4 Положення № 88):
• назва документа (форми);
• дата та місце складання документа (форми). На думку Мінфіну, під місцем складання документа розуміється населений пункт (адміністративно-територіальна одиниця), де здійснюється господарська операція, а якщо первинний документ був складений за кордоном, тоді потрібно вказати назву країни (Лист № 21247);
• назва підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції;
• одиниця виміру операції. Зазначимо, що в п. 2.4 Положення № 88 уточнюється, що одиниця виміру господарської операції повинна бути наведена в натуральному та/або вартісному вираженні;
• посади осіб, відповідальних за здійснення операції;
• особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь в операції. Первинний документ може містити не тільки особистий, але й електронний підпис.
Зверніть увагу: підписувати первинний документ має право тільки особа, уповноважена здійснювати дану операцію (п. 2.5 Положення № 88). Перелік таких осіб затверджується керівником підприємства у відповідному наказі (наприклад, у наказі про організацію бухгалтерського обліку). Електронний підпис застосовується згідно із законодавством про електронні документи та електронний документообіг. Використання при оформленні первинних документів факсиміле підпису керівника підприємства допускається в порядку, установленому законом. Не заперечує проти використання факсиміле на первинних документах і ДФС (Лист № 4582).
Зауважимо, що підпис може бути скріплений печаткою (п. 2.5 Положення № 88). Водночас засвідчувати підпис на прибуткових і видаткових накладних печаткою (при наявності) необов'язково (Лист № 2011).
Також залежно від характеру операції та технології обробки даних на підприємстві первинні документи можуть містити додаткові реквізити, такі як ідентифікаційний код підприємства, підстава для здійснення операції, дані про документ, що засвідчує отримувача, і т. п. (п. 2.4 Положення № 88).

Виправлення помилок у первинних документах
У тексті та цифрах первинного документа не допускаються підчищення та виправлення.
Якщо помилку допущено в друкованому документі, вона виправляється коректурним способом (п. 4.2 Положення № 88): неправильний текст або цифри закреслюються (однієї рискою, так, щоб можна було прочитати виправлення) і над ними пишеться правильний текст або цифри. Поруч або на полях документа робиться запис «Виправлено» і вказується дата виправлення, а особа, яка внесла виправлення, ставить свій підпис під цим записом.
Зверніть увагу: виправлення помилок у грошових документах (тобто виписаних для оформлення касових і банківських операцій та операцій із цінними паперами) не допускається (п. 4.5 Положення № 88).
Виправлення в первинні документи можуть уноситися тільки за погодженням з особами, які склали та підписали їх, що підтверджується підписами цих осіб із зазначенням дати виправлення.

Висновки
Первинний документ містить відомості про господарську операцію та підтверджує факт її здійснення.
Первинні документи повинні бути складені в момент проведення господарської операції або безпосередньо після її завершення.
Первинний документ повинен містити обов'язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону № 996.
У встановлених законодавством випадках при складанні первинного документа можна використовувати факсиміле.

Джерело: Практичне Керівництво № 13 «Організація бухгалтерського обліку на підприємстві від А до Я».