В ГНИ в Деснянском районе ГУ ГФС в г. Киеве был проведен очередной сеанс телефонной связи «Горячая линия» на тему: «Применение норм Налогового кодекса Украины. Представление отчетности в электронном виде».
Предлагаем вниманию наиболее актуальные вопросы, с которыми абоненты обращались на «горячую линию»:

1. Каков срок хранения архива файлов о предоставления отчетности контролирующим органам в электронном виде (в том числе если проверка не проводилась 3 года)?

Ответ: Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных в п.44.1 статьи 44 ПОДАТКОВИЙ КОДЕКС УКРАЇНИ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи-с предусмотренного Кодексом предельного срока представления такой отчетности.
В случае ликвидации налогоплательщика документы за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествовавших дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.
Если документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не Налоговые документы в электронном виде с обязательными реквизитами (в том числе с электронной цифровой подписью налогоплательщика (его должностных лиц)), представленные в соответствии с настоящей Инструкцией, согласно законодательству являются оригиналами, имеют юридическую силу, должны храниться и могут использоваться во время судебного или досудебного разрешения споров.
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
Итак, архив файлов о предоставления отчетности контролирующим органам в электронном виде (в том числе если проверка не проводилась 3 года) должен храниться у налогоплательщика не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности.

2. Должны первая и вторая квитанции поступать на каждый документ (декларация и приложения к ней) в случае представления отчетности в электронном виде ?

Ответ: В связи с внесением изменений в формат электронного документа налоговой отчетности введено пакетное приема отчетности в электронном виде.
Пакет отчетных документов - это определенный перечень документов одного типа или разных типов, представляемых субъектом в одном отчетном периоде. Пакет должен содержать основной документ отчетности и необходимые приложения к нему. Физически пакетом документов является набор XML - файлов, которые называются согласно формату (стандарту ) электронной отчетности.
В пакете отчетных документов все файлы содержат ссылки на связь между собой:
• Основной документ (который может быть только один) - содержит ссылки на приложения;
• Приложение содержит ссылки на основной документ.
Налогоплательщику направляются квитанции:
- первая квитанция является подтверждением налогоплательщику передачи его налоговых документов в электронном виде в орган доходов и сборов средствами телекоммуникационной связи. Эта квитанция посылается органами доходов и сборов на электронный адрес налогоплательщика, с которого было отправлено налоговую отчетность. Второй экземпляр первой квитанции в электронном виде хранится в органе доходов и сборов. Если на электронный адрес налогоплательщика не поступила первая квитанция, то налоговый документ считается неодержаним;
- подтверждением налогоплательщику принятия его налоговых документов в базу данных органа доходов и сборов является вторая квитанция в электронном виде в текстовом формате, в которой определяются реквизиты принятого налогового документа в электронной форме, соответствие налогового документа в электронной форме утвержденному формату (стандарту) электронного документа, результаты проверки ЭЦП, информация о налогоплательщике, дата и время приема, регистрационный номер, налоговый период, за который подается налоговая отчетность, и данные об отправителе квитанции. На эту квитанцию налагается ЭЦП органа доходов и сборов, осуществляется ее шифрование и направление налогоплательщику средствами телекомунікаційнго связи. Второй экземпляр второй квитанции в электронном виде хранится в органе доходов и сборов.
Учитывая указанное, первая квитанция, подтверждающая передачу налогоплательщиком налогового документа в электронном виде, и вторая квитанция, подтверждающая прием представленной отчетности контролирующим органом, направляются на каждый документ (декларация и приложения к ней), что входит в пакет отчетных документов. При этом во второй квитанции содержится ссылка на основной документ и определяется его статус (Принято/ Не принято).

3. Может ли ФЛП, который получил усиленные сертификаты открытых ключей для подачи отчетности в электронном виде, воспользоваться этими ключами для представления отчетности как ФЛ?

Ответ: Электронная подпись - это данные в электронной форме, которые прилагаются к другим электронным данным или логично с ними связаны и предназначены для идентификации подписывателя этих данных;
сертификат открытого ключа (далее - сертификат ключа) - документ, выданный центром сертификации ключей, который удостоверяет действие и принадлежность открытого ключа подписчику.
Во время регистрации для получения сертификата ключа заявитель (физическое лицо-предприниматель) предоставляет следующие документы:
- заполненная и подписанная заявление на регистрацию установленного образца и разрешение на использование персональных данных подписчика для регистрации подписанта в реестре подписантов АЦСК ИСД ГФС и формирование усиленного сертификата открытого ключа;
- паспорт или копию паспорта заявителя (копии 1-4 страниц), заверенную собственноручной подписью владельца;
- копия учетной карточки налогоплательщика (справки о присвоении идентификационного кода ГРФО).
При идентификации физического лица, в частности, выясняют:
- фамилия, имя и отчество;
- дату рождения;
- серию и номер паспорта (или другого документа, который удостоверяет личность), дату выдачи и орган, его выдавший.
Следовательно, идентификация физического лица касается конкретно определенного лица (фамилия, имя и отчество; дата рождения; серия и номер паспорта). Поэтому физическое лицо -предприниматель, которая получила усиленные сертификаты открытых ключей, может воспользоваться этими ключами для представления отчетности в электронном виде, в частности налоговой декларации об имущественном состоянии и доходах, как физическое лицо.

Источник: https://uteka.ua/publication/Ocherednoj-seans-telefonnoj-svyazi-Goryachaya-liniya-1