В ДПІ у Деснянському районі ГУ ДФС у м. Києві було проведено черговий сеанс телефонного зв’язку «Гаряча лінія» на тему: «Застосування норм Податкового кодексу України. Подання звітності в електронному вигляді».
Пропонуємо до уваги найбільш актуальні питання, з якими абоненти звертались на «гарячу лінію»:

1. Який термін зберігання архіву файлів про подання звітності контролюючим органам в електронному вигляді (в тому числі якщо перевірка не проводилась 3 роки)?

Відповідь: Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених у п.44.1 статті 44 ПОДАТКОВИЙ КОДЕКС УКРАЇНИ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання з передбаченого Кодексу граничного терміну  подання такої звітності.
У разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів, що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.
Якщо документи пов’язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не Податкові документи в електронному вигляді з обов’язковими реквізитами (у тому числі з електронним цифровим підписом платника податків (його посадових осіб)), подані відповідно до цієї Інструкції, згідно із законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, повинні зберігатися та можуть використовуватися під час судового або досудового вирішення спорів.
Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.
Отже, архів файлів про подання звітності контролюючим органам в електронному вигляді (в тому числі якщо перевірка не проводилась 3 роки) повинен зберігатися у платника податків не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності.

2. Чи повинні перша та друга квитанції надходити на кожен документ (декларацію та додатки до неї) у разі подання звітності в електронному вигляді ?

Відповідь: У зв’язку із внесенням змін у формат електронного документа податкової звітності запроваджено пакетне приймання звітності в електронному вигляді.
Пакет звітних документів - це певний перелік документів одного типу або різних типів, що подаються суб’єктом в одному звітному періоді. Пакет повинен містити основний документ звітності та необхідні додатки до нього. Фізично пакетом документів є набір XML - файлів, які називаються згідно формату (стандарту ) електронної звітності.
     У пакеті звітних документів всі файли містять посилання на зв’язок між собою:
• Основний документ (який може бути тільки один) - містить посилання на додатки;
• Додаток - містить посилання на основний документ.

Платнику податків надсилаються квитанції:

- перша квитанція є підтвердженням платнику податків передачі його податкових документів в електронному вигляді до органу доходів і зборів засобами телекомунікаційного зв’язку. Ця квитанція надсилається органами доходів і зборів на електронну адресу платника податків, з якої було надіслано податкову звітність. Другий примірник першої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі доходів і зборів. Якщо на електронну адресу платника податків не надійшла перша квитанція, то податковий документ вважається неодержаним;
- підтвердженням платнику податків прийняття його податкових документів до бази даних органу доходів і зборів є друга квитанція в електронному вигляді у текстовому форматі, в якій визначаються реквізити прийнятого податкового документа в електронній формі, відповідність податкового документа в електронній формі затвердженому формату (стандарту) електронного документа, результати перевірки ЕЦП, інформація про платника податків, дата та час приймання, реєстраційний номер, податковий період, за який подається податкова звітність, та дані про відправника квитанції. На цю квитанцію накладається ЕЦП органу доходів і зборів, здійснюється її шифрування та надсилання платнику податків засобами телекомунікаційнго зв’язку. Другий примірник другої квитанції в електронному вигляді зберігається в органі доходів і зборів.
З огляду на зазначене, перша квитанція, що підтверджує передачу платником податкового документа в електронному вигляді, та друга квитанція, що підтверджує прийом поданої звітності контролюючим органом, надсилаються на кожен документ (декларацію та додатки до неї), що входить до пакету звітних документів. При цьому у другій квитанції міститься посилання на основний документ та визначається його статус (Прийнято/ Не прийнято).

3. Чи може ФОП, яка отримала посилені сертифікати відкритих ключів для  подання звітності в електронному вигляді, скористатись цими ключами для подання звітності як ФО?

Відповідь: Електронний підпис - це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;
сертифікат відкритого ключа (далі - сертифікат ключа) - документ, виданий центром сертифікації ключів, який засвідчує чинність і належність відкритого ключа підписувачу.
Під час реєстрації для отримання сертифіката ключа заявник (фізична особа-підприємець) надає такі документи:
- заповнена та підписана заява на реєстрацію встановленого зразку та дозвіл на використання персональних даних підписувача для реєстрації підписувача у реєстрі підписувачів АЦСК ІДД ДФС та формування посиленого сертифікату відкритого ключа;
- паспорт або копію паспорту заявника (копії 1-4 сторінок), засвідчену власноручним підписом власника;
- копія облікової картки платника податків (довідки про присвоєння ідентифікаційного коду ДРФО).
При ідентифікації фізичної особи, зокрема з’ясовують:
- прізвище, ім’я та по батькові;
- дату народження;
- серію і номер паспорта (або іншого документа, який засвідчує особу), дату видачі та орган, що його видав.
Отже, ідентифікація фізичної особи стосується конкретно визначеної особи (прізвище, ім’я та по батькові; дата народження; серія і номер паспорта). Тому фізична особа -підприємець, яка отримала посилені сертифікати відкритих ключів, може скористатись цими ключами для подання звітності в електронному вигляді, зокрема податкової декларації про майновий стан і доходи, як фізична особа.

Джерело: https://uteka.ua/ua/publication/Ocherednoj-seans-telefonnoj-svyazi-Goryachaya-liniya-1