Согласно приказу о командировке от 19 января 2015 года, работник должен был отбыть в командировку 20 января. 19 января он получил в кассе аванс в сумме 2 000 грн. (на покупку проездных билетов и суточные). Однако в связи с тем, что работник не мог купить нужные билеты, он отбыл в командировку только 23 января. На предприятии был оформлен приказ об отмене командировки (от 20 января), а также новый приказ о направлении в командировку с 23 января (от 22 января). При этом полученный аванс работник в кассу не сдавал. Является ли это нарушением?
Нет, нарушения не было. Поясним почему.
Выдать наличные под отчет на производственные (хозяйственные) нужды (отличные от закупки сельхозпродукции и заготовки вторсырья) разрешается не более чем на два рабочих дня, включая день получения денег.
В то же время, если подотчетному лицу выдаются наличные как на командировку, так и на другие хозяйственные надобности, то срок, на который выданы деньги, может быть продлен до окончания командировки. По нашему мнению, это значит, что срок возврата денег, выданных на командировку, наступает только после возвращения работника из командировки. Главное, чтобы аванс не был выдан до оформления приказа на командировку.
В случае, если работник получил аванс на командировку и не выехал, он должен вернуть деньги в кассу предприятия в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки.
В нашей ситуации как раз и было принято такое решение. А так как приказ об отмене командировки датирован 20 января, значит, деньги должны быть возвращены в кассу не позднее 23 января. Однако 23 января наш работник уже отбыл в командировку. Поэтому он должен отчитаться за полученный аванс, только когда уже вернется из командировки. А именно до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором командировка завершилась.
А если бы работник не успел с авансом уехать в командировку? Тогда 23 января он был бы обязан вернуть аванс в кассу, а если бы не вернул – пришлось бы включить сумму аванса в состав его месячного (годового) дохода, облагаемого НДФЛ, еще и умножив на «натуральный» коэффициент.
Итак, выдать аванс на командировку за несколько дней до ее фактического начала можно. Но при этом, чтобы наверняка избежать нарушения кассовой дисциплины, предприятию нужно оформить приказ об отмене командировки, а работнику – вернуть полученный аванс в течение трех дней со дня оформления такого приказа. Если же работник успевает отбыть в командировку до истечения этих трех дней, тогда он отчитывается за аванс в общем порядке – после прибытия из командировки.

Более подробный ответ см. в журнале «БАЛАНС: Просто об учете» от 02.02.15 г. № 10.