Згідно з наказом про відрядження від 19 січня 2015 року працівник повинен був відбути у відрядження 20 січня. 19 січня він отримав у касі аванс у сумі 2 000 грн. (на купівлю проїзних квитків і добові). Проте у зв`язку з тим що працівник не міг купити потрібні квитки, він відбув у відрядження тільки 23 січня. На підприємстві був оформлений наказ про скасування відрядження (від 20 січня), а також новий наказ про направлення у відрядження з 23 січня (від 22 січня). При цьому отриманий аванс працівник до каси не здавав. Чи є це порушенням?
Ні, порушення не було. Пояснимо чому.
Видати готівку під звіт на виробничі (господарські) потреби (відмінні від закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторсировини) дозволяється не більш як на два робочих дні, уключаючи день отримання грошей.
Водночас якщо підзвітній особі видається готівка як на відрядження, так і на інші господарські потреби, то строк, на який видано гроші, може бути продовжено до закінчення відрядження. На нашу думку, це означає, що строк повернення грошей, виданих на відрядження, настає лише після повернення працівника з відрядження. Головне, щоб аванс не було видано до оформлення наказу на відрядження. У випадку, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, він повинен повернути гроші до каси підприємства протягом трьох банківських днів із дня прийняття рішення про скасування поїздки.
У нашій ситуації якраз і було прийняте таке рішення. А оскільки наказ про скасування відрядження датований 20 січня, значить, гроші мають бути повернені до каси не пізніше 23 січня. Проте 23 січня наш працівник уже відбув у відрядження. Тому він повинен відзвітувати за отриманий аванс, тільки коли вже повернеться з відрядження. А саме до закінчення п`ятого банківського дня, що настає за днем, у якому відрядження завершилося.
А якби працівник не встиг з авансом виїхати у відрядження? Тоді 23 січня він був би зобов`язаний повернути аванс до каси, а якби не повернув – довелося б уключити суму авансу до складу його місячного (річного) доходу, який обкладається ПДФО, ще й помноживши на «натуральний» коефіцієнт.
Отже, видати аванс на відрядження за декілька днів до його фактичного початку можна. Але при цьому, щоб напевно уникнути порушення касової дисципліни, підприємству потрібно оформити наказ про скасування відрядження, а працівнику – повернути отриманий аванс протягом трьох днів із дня оформлення такого наказу. Якщо ж працівник встигає відбути у відрядження до закінчення цих трьох днів, тоді він звітує за аванс у загальному порядку – після прибуття з відрядження.

Більш докладну відповідь див. у журналі „БАЛАНС: Просто про облік” від 02.02.15 р. № 10.