Работник предприятия во время командировки проживал в гостинице, принадлежащей предпринимателю – единщику второй группы. При оплате гостиничных услуг предприниматель выписал товарный чек, в котором была указана сумма услуг, а также наименование предпринимателя. Может ли предприятие на основании такого товарного чека возместить командированному работнику стоимость проживания, а также включить эту сумму в налоговые расходы?

В данной ситуации предприятию лучше иметь два документа:

- правильно оформленный товарный чек;

- счет из гостиницы.

Согласно НК, стоимость проживания в гостинице командированных работников включается в расходы предприятия только при наличии документов, которые подтверждают стоимость таких расходов.

Например, в качестве документа, подтверждающего стоимость услуг проживания в гостинице, назван гостиничный счет. Однако само по себе наличие такого счета не подтверждает оплату услуг, то есть фактическое понесение расходов.

Идем дальше. Подтверждающими документами, которые свидетельствуют о стоимости расходов, понесенных в связи с командировкой, являются расчетные документы, названные Законом от 06.07.95 г. № 265/95-ВР (далее – Закон № 265) и НК.

Под расчетным документом понимается документ установленной формы и содержания, который подтверждает факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, получения (возврата) средств, купли-продажи иностранной валюты, напечатанный в случаях, предусмотренных данным Законом, и зарегистрированный в установленном порядке регистратором расчетных операций (далее – РРО) или заполненный вручную. При этом в качестве расчетных документов Закон № 265 называет, в частности, кассовый чек, товарный чек, расчетную квитанцию, проездной документ.

Предприниматели-единщики не обязаны при расчетах с покупателями и клиентами использовать РРО. Значит, товарный чек, выписанный таким предпринимателем, в нашем случае как раз и является тем расчетным документом, который подтвердит расходы, фактически понесенные работником в командировке. Только с одним условием – чек должен быть правильно оформлен.

Налоговики считают, что товарный чек предпринимателя должен содержать такие реквизиты, как:

- наименование субъекта хозяйствования;

- его регистрационный номер в Государственном реестре физических лиц — налогоплательщиков;

- адрес, по которому ведется хоздеятельность;

- ИНН плательщика НДС (для плательщиков НДС);

- наименование товара (услуги), стоимость единицы товара (услуги) и количество таких единиц;

- общая стоимость товара (услуги);

- сумма НДС и процентная ставка (для плательщиков НДС);

- наименование формы оплаты (наличными, карточкой и т. д.);

- дата совершения операции.

Добавим, что кроме перечисленных реквизитов товарный чек должен содержать еще и подпись лица, которое выдало чек.

Более подробный ответ см. в журнале «БАЛАНС» от 29.12.14 г. № 107-108.