Працівник підприємства під час відрядження проживав у готелі, який належить підприємцеві – єдиннику другої групи. Під час оплати готельних послуг підприємець виписав товарний чек, у якому було зазначено суму послуг, а також найменування підприємця. Чи може підприємство на підставі такого товарного чека відшкодувати відрядженому працівнику вартість проживання, а також включити цю суму до податкових витрат?

У цій ситуації підприємству краще мати два документи:

- правильно оформлений товарний чек;

- рахунок із готелю.

Підкріпимо цей висновок законодавчими аргументами.

Згідно ПК вартість проживання в готелі відряджених працівників включається до витрат підприємства лише за наявності документів, які підтверджують вартість таких витрат.

Наприклад, як документ, що підтверджує вартість послуг проживання в готелі, названо готельний рахунок. Проте сама по собі наявність такого рахунка не підтверджує оплату послуг, тобто фактичне здійснення витрат.

Ідемо далі. Підтвердними документами, які свідчать про вартість витрат, здійснених у зв`язку з відрядженням, є розрахункові документи, названі Законом від 06.07.95 р. № 265/95-ВР (далі – Закон № 265) і ПК.

Під розрахунковим документом розуміється документ установленої форми та змісту, який підтверджує факт продажу (повернення) товарів, надання послуг, отримання (повернення) коштів, купівлі-продажу іноземної валюти, надрукований у випадках, передбачених цим Законом, і зареєстрований в установленому порядку реєстратором розрахункових операцій (далі – РРО) або заповнений уручну. При цьому як розрахункові документи Закон № 265 називає, зокрема, касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію, проїзний документ.

Підприємці-єдинники не зобов`язані під час розрахунків із покупцями та клієнтами використовувати РРО. Значить, товарний чек, виписаний таким підприємцем, у нашому випадку якраз і є тим розрахунковим документом, який підтвердить витрати, фактично здійснені працівником у відрядженні. Тільки з однією умовою – чек має бути правильно оформлений.

Податківці вважають, що товарний чек підприємця повинен містити такі реквізити, як:

- найменування суб`єкта господарювання;

- його реєстраційний номер у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків;

- адреса, за якою провадиться госпдіяльність;

- ІПН платника ПДВ (для платників ПДВ);

- найменування товару (послуги), вартість одиниці товару (послуги) і кількість таких одиниць;

- загальна вартість товару (послуги);

- сума ПДВ і процентна ставка (для платників ПДВ);

- найменування форми оплати (готівкою, карткою тощо);

- дата вчинення операції.

Додамо, що, крім перелічених реквізитів, товарний чек має містити ще й підпис особи, яка видала чек.

Більш докладну відповідь див. у журналі „БАЛАНС” від 29.12.14 р. № 107-108.