На практике нередко приходится сталкиваться с ситуацией, когда продавцы или поставщики на отгрузочных документах ставят только подпись и не заверяют ее ни печатью, ни штампом. А на просьбу покупателя заверить подпись печатью отвечают отказом, ссылаясь на то, что законодательством это не предусмотрено. Насколько правомерно такое оформление первичных документов? Признают ли контролирующие органы при проверке «бумажку без печати» первичным документом? И как можно убедиться в том, что на первичном документе стоит именно подпись представителя контрагента, а не какого-то постороннего лица?

Оформление первичных документов без печати является правомерным. Объясним почему.

Перечень реквизитов, обязательных для первичных документов, приведен в ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996), а также в п. 2.4 Положения о документальном обеспечении записей бухгалтерского учета, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).
Ни в Законе № 996, ни в Положении № 88 печать не фигурирует в качестве обязательного реквизита. В Положении № 88 хотя бы указано, что печать может быть поставлена на документ при желании (п. 2.5). А в Законе № 996 о печати вообще не упоминается.
Напомним, что обязательность применения печатей была отменена еще в 2014 году (Закон от 15.04.14 г. № 1206-VII). Но поскольку эти изменения носили больше формальный характер, тема нашла свое продолжение в этом году в Законе от 23.03.17 г. № 1982-VIII, который вступает в силу с 20.07.17 г. Этот Закон, в частности, вносит изменения в ст. 58¹ Хозяйственного кодекса, где теперь четко указано, что субъект хозяйствования имеет право использовать в своей деятельности печати, однако использование печати не является обязательным. Оттиск печати не может быть обязательным реквизитом любого документа, который подается субъектом хозяйствования в органы государственной власти или органы местного самоуправления. А наличие или отсутствие оттиска печати субъекта хозяйствования на документе не создает юридических последствий.
Как видите, наличие оттиска печати на первичном документе не является обязательным реквизитом. И, отвечая на вопросы и претензии контролирующих органов относительно отсутствия оттиска печати на первичном документе, вы можете сослаться на нормы законодательства, которые мы перечислили выше.
Теперь по поводу подписи на документах. Вы должны понимать, что наличие или отсутствие оттиска печати на документе никоим образом не влияет на действительность подписи на этом документе. Ведь на сегодня нет разрешительной системы в отношении изготовления печатей, то есть любое лицо может изготовить печать с любыми обозначениями, в том числе – и с указанием в нем наименования вашего предприятия.
Поэтому, чтобы избежать неприятных моментов, когда в первичном документе расписалось никому не известное лицо, рекомендуем обговорить эти моменты еще на этапе заключения договора. Например, составить в качестве приложения к договору список лиц (с образцами их подписей), которые вправе подписывать первичные документы, оформляемые в ходе исполнения этого договора.
Кроме того, чтобы обезопасить продавца (поставщика), передающего товарно-материальные ценности представителю покупателя, можно требовать доверенность на получение ТМЦ. На наш взгляд, проверка документов, удостоверяющих личность представителя покупателя, и документов, подтверждающих наличие у него полномочий на получение товара, является более эффективным способом для обеспечения безопасности, чем проставление на отгрузочном документе печатей или штампов. Подробнее о доверенностях на получение ТМЦ можно прочитать в «БАЛАНСЕ», 2016, № 73-74.

Источник: "Баланс" № 58-59, который выходит из печати 24.07.17 г.