На практиці нерідко доводиться стикатися із ситуацією, коли продавці або постачальники на відвантажувальних документах ставлять тільки підпис і не завіряють його ні печаткою, ні штампом. А на прохання покупця завірити підпис печаткою відповідають відмовою, посилаючись на те, що законодавством це не передбачено. Наскільки правомірне таке оформлення первинних документів? Чи визнають контролюючі органи при перевірці «папірець без печатки» первинним документом? І як можна переконатися в тому, що на первинному документі стоїть саме підпис представника контрагента, а не якоїсь сторонньої особи?

Оформлення первинних документів без печатки є правомірним. Пояснимо чому.

Перелік реквізитів, обов'язкових для первинних документів, наведений у ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996), а також у п. 2.4 Положення про документальне забезпечення записів бухгалтерського обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88).
Ні в Законі № 996, ні в Положенні № 88 печатка не фігурує як обов'язковий реквізит. У Положенні № 88 хоча б зазначено, що печатка може бути поставлена на документ за бажання (п. 2.5). А в Законі № 996 про печатку взагалі не згадується.
Нагадаємо, що обов'язковість застосування печатки була скасована ще в 2014 році (Закон від 15.04.14 р. № 1206-VII). Але оскільки ці зміни носили більше формальний характер, тема знайшла своє продовження цього року в Законі від 23.03.17 р. № 1982-VIII, який набуває чинності з 20.07.17 р. Цей закон, зокрема, вносить зміни до ст. 58¹ Господарського кодексу, де тепер чітко зазначено, що суб'єкт господарювання має право використовувати у своїй діяльності печатку, проте використання печатки не є обов'язковим. Відбиток печатки не може бути обов'язковим реквізитом будь-якого документа, який подається суб'єктом господарювання до органів державної влади або органів місцевого самоврядування. А наявність або відсутність відбитку печатки суб'єкта господарювання на документі не створює юридичних наслідків.
Як бачите, наявність відбитка печатки на первинному документі не є обов'язковим реквізитом. І, відповідаючи на запитання та претензії контролюючих органів щодо відсутності відбитку печатки на первинному документі, ви можете послатися на норми законодавства, які ми перелічили вище.
Тепер з приводу підпису на документах. Ви повинні розуміти, що наявність або відсутність відбитку печатки на документі ніяким чином не впливає на дійсність підпису на цьому документі. Адже на сьогодні немає дозвільної системи стосовно виготовлення печатки, тобто будь-яка особа може виготовити печатку з будь-якими позначеннями, у тому числі й із зазначенням у ньому найменування вашого підприємства.
Тому, щоб уникнути неприємних моментів, коли в первинному документі розписалася нікому не відома особа, рекомендуємо обговорити ці моменти ще на етапі укладення договору. Наприклад, скласти як додаток до договору список осіб (зі зразками їх підписів), які мають право підписувати первинні документи, що оформляються в ході виконання цього договору.
Крім того, щоб убезпечити продавця (постачальника), що передає товарно-матеріальні цінності представникові покупця, можна вимагати довіреність на отримання ТМЦ. На наш погляд, перевірка документів, що засвідчують особу представника покупця, і документів, що підтверджують наявність у нього повноважень на отримання товару, є ефективнішим способом для убезпечення, ніж проставляння на відвантажувальному документі печатки або штампів. Докладніше про довіреність на отримання ТМЦ можна прочитати в «БАЛАНСІ», 2016, № 73-74.

Джерело: "Баланс" № 58-59, який виходить з друку 24.07.17 р.