Начисление материального обеспечения застрахованному лицу может быть осуществлено только после предъявления работником листка нетрудоспособности.

1. Относительно сроков подачи документов для назначения материального обеспечения работником-совместителем
Если застрахованное лицо работает по совместительству, страховые выплаты в связи с временной потерей трудоспособности, беременностью и родами и оплата первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя осуществляются на основании копии листка нетрудоспособности, выданного в установленном порядке, заверенной подписью руководителя и печатью по основному месту работы, и справки о средней зарплате по основному месту работы.
Если застрахованное лицо работает на нескольких работах по совместительству, для назначения страховой выплаты в связи с временной потерей трудоспособности, беременностью и родами, для оплаты первых 5 дней временной нетрудоспособности за счет средств работодателя дополнительно к вышеупомянутым документам прилагаются справки о средней зарплате по местам работы по совместительству.
На сегодня действующим законодательством не предусмотрено ограничение каким-либо сроком срока подачи документов для назначения материального обеспечения.

2. Относительно потери листка нетрудоспособности вследствие форс-мажорных обстоятельств после его оплаты
В случае потери или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы и приказом назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их потери или уничтожения.
С целью восстановления первичной документации, потерянной в результате форс-мажорных обстоятельств, необходимо получить официальные справки соответствующих органов о наступлении таких обстоятельств, обратиться с заявлением в территориальное отделение ФСС по ВПТ с просьбой предоставить копии всех утраченных отчетов. К заявлению целесообразно добавить подтверждающие документы, в частности, например, справку органа пожарной службы и акт комиссии с перечнем утраченных документов с указанием причин их потери.
Поскольку новый листок нетрудоспособности с отметкой "дубликат" выдается только на основании справки с места работы о том, что за период временной нетрудоспособности выплата пособия по временной нетрудоспособности не осуществлялась, то от медицинского учреждения, по соответственно оформленному запросу, можно получить только реестр выданных документов, который удостоверит временную нетрудоспособность (беременность и роды) работников предприятия.
На основании полученных копий документов предприятие должно восстановить оригиналы собственных исходных первичных документов; сформировать журналы хозяйственных операций и регистры бухучета.

3. О потере первичной документации вследствие халатности
Действующее законодательство не предусматривает механизмов обновления листа нетрудоспособности вследствие потери по причинам халатности должностных лиц после его оплаты, но предусматривает правила и сроки хранения первичных документов и ответственность должностных лиц вследствие их потери.
Листки нетрудоспособности необходимо хранить как бланки строгой отчетности.
За нарушение процедуры хранения и уничтожения бухгалтерских документов действующим законодательством предусмотрена административная и уголовная ответственность.
Так, небрежное хранение, порча, незаконное уничтожение, сокрытие, незаконная передача другому лицу архивных документов, нарушение порядка относительно доступа к указанным документам, а также неуведомление государственного архивного учреждения об имеющихся архивных документах в случае возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения их состояния влекут за собой предупреждение или наложение штрафа на граждан от 3 до 7 НМДГ и предупреждение или наложение штрафа на должностных лиц - от 5 до 10 НМДГ.
Кроме того, при проведении проверки контролирующими органами ФСС по ВПТ отсутствие документов приводит к непризнанию подтвержденными данных предприятия по суммам расходов ФСС по ВПТ и к соответствующим последствиям.

Письмо Минсоцполитики от 03.06.14 г. № 5695/0/14-14/18.