Нарахування матеріального забезпечення застрахованій особі може бути здійснене тільки після пред`явлення працівником листка непрацездатності.

1. Щодо термінів подачі документів для призначення матеріального забезпечення працівником-сумісником
Якщо застрахована особа працює за сумісництвом, страхові виплати у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами та оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця здійснюються на підставі копії листка непрацездатності, виданого в установленому порядку, засвідченої підписом керівника і печаткою за основним місцем роботи, та довідки про середню зарплату за основним місцем роботи.
Якщо застрахована особа працює на кількох роботах за сумісництвом, для призначення страхової виплати у зв`язку з тимчасовою втратою працездатності, вагітністю та пологами, для оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця додатково до вищезазначених документів додаються довідки про середню зарплату за місцями роботи за сумісництвом.
На сьогодні чинним законодавством не передбачено обмеження будь-яким строком терміну подачі документів для призначення матеріального забезпечення.

2. Щодо втрати листка непрацездатності внаслідок форс-мажорних обставин після його оплати
У випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів та звітів керівник підприємства повинен письмово повідомити про це правоохоронні органи та наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх утрати чи знищення.
З метою відновлення первинної документації, загубленої в результаті форс-мажорних обставин, необхідно отримати офіційні довідки відповідних органів про настання таких обставин, звернутися із заявою до територіального відділення ФСС з ТВП з проханням надати копії всіх утрачених звітів. До заяви доцільно додати підтверджуючі документи, зокрема, наприклад, довідку органу пожежної служби та акт комісії з переліком утрачених документів із зазначенням причин їх втрати.
Оскільки новий листок непрацездатності з позначкою "дублікат" видається тільки на підставі довідки з місця роботи про те, що за період тимчасової непрацездатності виплата допомоги у зв`язку з тимчасовою непрацездатністю не здійснювалась, то від медичної установи, за відповідно оформленим запитом, можливо отримати лише реєстр виданих документів, що засвідчить тимчасову непрацездатність (вагітність і пологи) працівників підприємства.
На підставі отриманих копій документів підприємство має відновити оригінали власних вихідних первинних документів; сформувати журнали господарських операцій та регістри бухобліку.

3. Щодо втрати первинної документації внаслідок халатності
Чинне законодавство не передбачає механізмів поновлення листка непрацездатності внаслідок втрати з причин халатності посадових осіб після його оплати, але передбачає правила та терміни збереження первинних документів і відповідальність посадових осіб внаслідок їх втрати.
Листки непрацездатності необхідно зберігати як бланки суворої звітності.
За порушення процедури збереження і знищення бухгалтерських документів чинним законодавством передбачена адміністративна та кримінальна відповідальність.
Так, недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану тягнуть за собою попередження або накладення штрафу на громадян від 3 до 7 НМДГ і попередження або накладення штрафу на посадових осіб - від 5 до 10 НМДГ.
Крім того, у разі проведення перевірки контролюючими органами ФСС з ТВП відсутність документів призводить до невизнання підтвердженими даних підприємства щодо сум витрат ФСС з ТВП та до відповідних наслідків.

Лист Мінсоцполітики від 03.06.14 р. № 5695/0/14-14/18.