Подробные рекомендации относительно бухгалтерского учета для ситуации, когда оплаченный учреждением бензин находится на ответственном хранении у его поставщика, мы изложили в «БАЛАНС-БЮДЖЕТЕ» № 20 за 2015 год. Следует учесть, что они были предоставлены до внесения изменений в приказ Минфина от 26.06.13 г. № 611 (далее – Приказ № 611).
Изменения были внесены приказом Минфина от 23.07.15 г. № 664 (далее – Приказ № 664). Согласно им из перечня денежных документов, информация о наличии и движение которых обобщается на счете 33 «Прочие средства», исключены денежные документы в оплаченных талонах на бензин, мазут, питание.
До внесения этих изменений, вступивших в силу 04.09.15 г., мы говорили о правомерности двух вариантов учета горючего – с применением субсчета 331 либо с применением субсчета 235 (235/1 – для горючего, переданного на ответственное хранение). При первом варианте, исходя из рекомендаций, приведенных в Типовой корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения операций с активами, капиталом и обязательствами бюджетных учреждений (приложение 2 к Плану счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденному Приказом № 611, далее – План счетов), при выдаче талонов водителю часто использовали проводку Дт 362 – Кт 331.
Такая проводка была несколько некорректной с точки зрения того, что согласно описанию, приведенному в Порядке применения Плана счетов (приложение 1 к Плану счетов), на субсчете 362 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с работниками учреждения за выданный аванс на хозяйственные расходы или расходы на командировку. То есть ни о бланках строгой отчетности, ни о денежных документах в данном описании речь не идет. Тем не менее делать так обязывал нормативный документ.
Что же изменилось для учреждений, которые применяли такой вариант учета ранее, со вступлением силу 04.09.15 г. Приказа № 664. Нужно было провести перенос в бухгалтерском учете данных из субсчета 331 на субсчет 235 (Дт 235 (235/1) – Кт 331). Подробно о документальном оформлении такой корректировки мы рассказывали в «БАЛАНС-БЮДЖЕТЕ» № 39 за 2015 год.
Кроме того, с учетом вышеизложенного в части использования субсчета 362 следовало сделать перенос на субсчет 235 и дебетового остатка на субсчете 362 (Дт 235 – Кт 362).
Для учреждений, выбравших вариант учета горючего на субсчете 235 (235/1 – для горючего, переданного на ответственное хранение), перенос осуществлять не нужно. Однако хотелось бы обратить внимание, что при таком варианте ведения учета перед началом инвентаризации мы можем иметь остатки горючего:
·          если весь бензин хранится на территории учреждения – на субсчете 235;
·          если бензин находится на ответственном хранении у поставщика – стоимость бензина, который хранится, – на субсчете 235/1, а бензина, полученного водителем для использования, – на субсчете 235.
Объясним свою позицию, учитывая тот факт, что иногда учреждения принимают решение о применении дополнительных аналитических счетов (235/2 или 235/3) для отражения сначала операции, когда выдан талон водителю, определяя этот актив как горючее в талонах, а после получения от водителя чека (квитанции), подтверждающего факт получения бензина водителем, включения его в такой актив как горючее в баках.
По нашему мнению, применение таких дополнительных аналитических счетов несколько некорректно. Так, нет оснований отражать факт получения водителем талонов в синтетическом учете, потому что никакого движения бензина еще не произошло – по сути, водитель получил доверенность на получение ценностей, принадлежащих учреждению. Нет логики и в отражении полученного им горючее как бензин в баках. Ведь количество бензина в баках изменяется с каждым километром пробега. Однако есть все основания сделать проводку Дт 235 – Кт 235/1, поскольку бензин, принадлежащий учреждению, уже находится у него (в данном случае – в баке автомобиля) и будет использован учреждением для проведения своей обычной деятельности, как любой другой вид запасов. Согласитесь, что такой подход логичен.
Мы же с вами не отражаем на отдельных аналитических счетах синтетического учета стоимость продуктов, выданных повару для приготовления блюд, или стоимость краски, выданной подсобному рабочему для окрашивания стен. В каждом из этих случаев запасы учитываются на основных субсчетах, пока не будут использованы в процессе обычной деятельности учреждений.
Понятно, что при выдаче таких запасов для работы мы можем оформлять их передачу актами, накладными, записями в ведомости и т. п., однако в синтетическом учете это не отражаем. А вот списание запасов с отнесением их на расходы учреждения мы осуществляем уже после представления отчетов об использовании запасов. Таким отчетом для отнесения бензина на расходы является путевой лист, куда заносятся данные о работе автомобиля, информация о которой заверяется подписью лица, имеющего полномочия руководить работой автомобиля (механик, руководитель учреждения и т. п.). Учитывая это, рассмотрим порядок проведения инвентаризации бензина в зависимости от того, где он хранится.

Более подробную консультацию см. в журнале „БАЛАНС-БЮДЖЕТ” от 16.11.15 г. № 46.