Детальні рекомендації щодо бухгалтерського обліку для ситуації, коли оплачений установою бензин знаходиться на відповідальному зберіганні в його постачальника, ми наводили в «БАЛАНС-БЮДЖЕТІ» № 20 за 2015 рік. Слід урахувати, що вони були надані до внесення змін до наказу Мінфіну від 26.06.13 р. № 611 (далі – Наказ № 611).
Зміни було внесено наказом Мінфіну від 23.07.15 р. № 664 (далі – Наказ № 664). Згідно з ними із переліку грошових документів, інформація про наявність і рух яких узагальнюється на рахунку 33 «Інші кошти», виключено грошові документи в оплачених талонах на бензин, мазут, харчування.
До внесення цих змін, що набули чинності 04.09.15 р., ми говорили про правомірність двох варіантів обліку пального – із застосуванням субрахунка 331 або із застосуванням субрахунка 235 (235/1 – для пального, переданого на відповідальне зберігання). У першому варіанті, виходячи з рекомендацій, наведених у Типовій кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом та зобов’язаннями бюджетних установ (додаток 2 до Плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ, затвердженого Наказом № 611, далі – План рахунків), при видачі талонів водію часто використовували проведення Дт 362 – Кт 331.
Таке проведення було дещо некоректним з точки зору того, що згідно з описом, наведеним у Порядку застосування Плану рахунків (додаток 1 до Плану рахунків), на субрахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами» обліковуються розрахунки із працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження. Тобто ні про бланки суворої звітності (як на це вказується в п. 3.12 Типової кореспонденції), ні про грошові документи в цьому описі не йдеться. Тим не менше, робити так наказував нормативний документ.
Що ж змінилося для установ, які застосовували такий варіант обліку раніше, з набуттям 04.09.15 р. чинності Наказу № 664. Слід було провести перенесення в бухобліку даних із суб-рахунка 331 на субрахунок 235 (Дт 235 (235/1) – Кт 331). Детально про документальне оформлення такого коригування ми розповідали в «БАЛАНС-БЮДЖЕТІ» № 39 за 2015 рік.
Крім того, з урахуванням вищенаведеного в частині використання субрахунка 362 слід було зробити перенесення на субрахунок 235 і дебетового залишку на субрахунку 362 (Дт 235 – Кт 362).
Для установ, які обрали варіант обраховування пального на субрахунку 235 (235/1 – для пального, переданого на відповідальне зберігання), перенесень здійснювати не треба. Проте хотілося б звернути увагу, що при такому варіанті ведення обліку перед початком інвентаризації ми можемо мати залишки пального:
·          якщо весь бензин зберігається на території установи – на субрахунку 235;
·          якщо бензин знаходиться на відповідальному зберіганні у постачальника – вартість бензину, що зберігається, на субрахунку 235/1, а бензину, отриманого водієм для використання, – на субрахунку 235.
Пояснимо свою позицію, зважаючи на той факт, що іноді установи приймають рішення про застосування додаткових аналітичних рахунків (235/2 або 235/3) для відображення спочатку операції, коли видано талон водію, визначаючи цей актив як пальне в талонах, а після отримання від водія чека (квитанції), що підтверджує факт отримання бензину водієм, включення його до такого активу як пальне в баках.
На нашу думку, застосування таких додаткових аналітичних рахунків є дещо некоректним. Так, немає підстав відображати факт отримання водієм талонів у синтетичному обліку, тому що ніякого руху бензину ще не відбулося – по суті водій отримав довіреність на отримання цінностей, що належать установі. Немає логіки й відображати отримане ним пальне як бензин у баках. Адже кількість бензину в баках змінюється з кожним кілометром пробігу. Проте є всі підстави зробити проведення Дт 235 – Кт 235/1, оскільки бензин, що належить установі, уже знаходиться у неї (у даному випадку – у баку автомобіля) і буде використаний установою для проведення своєї звичайної діяльності як будь-який інший вид запасів. Погодьтеся, що такий підхід є логічним.
Ми ж із вами не відображаємо на окремих аналітичних рахунках синтетичного обліку вартість продуктів, виданих кухарю для приготування страв, або вартість фарби, виданої підсобному робітнику для фарбування стін. У кожному із цих випадків запаси обліковуються на основних субрахунках, поки не будуть використані під час звичайної діяльності установ.
Зрозуміло, що при видачі таких запасів для роботи ми можемо оформлювати їх передачу актами, накладними, записами у відомості тощо, проте в синтетичному обліку це не відображаємо. А от списання запасів із віднесенням їх на видатки установи ми здійснюємо вже після надання звітів про використання запасів. Таким звітом для віднесення пального на видатки є подорожній лист, куди заносяться дані про роботу автомобіля, інформація про яку завіряється підписом особи, що має повноваження керувати роботою автомобіля (механік, керівник закладу тощо). Ураховуючи це, розглянемо порядок проведення інвентаризації бензину залежно від того, де він зберігається.

Більш докладну консультацію див. у журналі „БАЛАНС-БЮДЖЕТ” від 16.11.15 р. № 46.