Ни одно предприятие не обходится без первичных документов. Как правильно организовать хранение, архивирование и уничтожение первичных документов на предприятии, расскажем в этой консультации.
Обычно сроки хранения документов составляют 1 год, 3 года или 5 лет. Так, копии документов, которые подаются в судебные органы (исковые заявления, справки и т. д.), а также копии решений, постановлений суда и т. д. должны храниться на предприятии 3 года с момента вынесения решения. Однако существуют и другие сроки хранения документов, а именно:

• «Постоянно» – это означает, что данный документ относится к НАФ, хранить его нужно вечно (например, уставы, положения (типовые) организации и изменения в них по месту разработки и утверждения);
• «До ликвидации организации» – в данном случае документы постоянно хранятся на предприятии, а в случае его ликвидации подлежат экспертной оценке, по результатам которой и определяется их дальнейшая участь (уничтожение либо передача в архивные учреждения). К этой категории документов относится, к примеру, свидетельство о государственной регистрации предприятия;
• Пометка «ЭПК» рядом со сроком хранения означает, что решение о передаче документа в НАФ или его уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии госархива (например, документы (справки, докладные записки, акты) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, использованием фонда заработной платы, законодательства о труде);
• «Пока существует необходимость» – документ имеет временное практическое значение, срок хранения определяется организацией, но не может быть менее одного года (например, исполнительные листы).

Для первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (далее – первичные документы), действуют сроки хранения, предусмотренные п. 44.3, 44.4 НК. Согласно этим нормам:

1. первичные документы, по которым подавалась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1 095 дней со дня подачи такой отчетности;
2. первичные документы, связанные с предметом налоговой проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам такой проверки налогового уведомления-решения либо судебного рассмотрения, должны храниться до окончания проверки и установленного срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или до вынесения окончательного судебного решения, но не меньше 1 095 дней.

С какого момента следует исчислять срок хранения документов на предприятии?
Срок хранения документов всегда исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, завершенного в сентябре 2014 года, начнется с 1 января 2015 года.

Как быть с первичными документами в случае ликвидации предприятия?
Все первичные документы ликвидируемого предприятия за период деятельности не менее 1 095 дней до момента ликвидации передаются в установленном законодательством порядке в архивы.
Отметим, что для правильной организации учета первичных документов на предприятии приказом руководителя устанавливается график документооборота. В нем отражается, через какое структурное подразделение проходит тот или иной первичный документ, в какой срок обрабатывается, а также кто отвечает за его обработку и сохранность.
Для организации документооборота на предприятии должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в которой будут указаны сроки хранения документов, с учетом требований законодательства и специфики деятельности предприятия. Для проведения экспертизы ценности документов на предприятии должна быть создана экспертная комиссия. Передача дел в архив на хранение оформляется соответствующими документами. За несоблюдение требований законодательства в сфере хранения документов предусмотрена финансовая, административная и уголовная ответственность.

Подробнее см. Практическое руководство № 16 «Сборник первичных документов».  

Новости по теме:
Как быстро и без проблем заполнить первичку для разных хозяйственных операций?