Баланс группа компаній

Бухгалтерія - це любов!

(056) 370-44-25
Замовити дзвінок

Зберігання, архівування та знищення первинних документів

25 серпня 2015 р.

Жодне підприємство не обходиться без первинних документів. Як правильно організувати зберігання, архівування та знищення первинних документів на підприємстві, розповімо в цій консультації.
Звичайно строки зберігання документів становлять 1 рік, 3 роки або 5 років. Так, копії документів, які подаються до судових органів (позовні заяви, довідки і т. д.), а також копії рішень, постанов суду і т. д. повинні зберігатися на підприємстві 3 роки з моменту винесення рішення. Однак існують і інші строки зберігання документів, а саме:

  • «Постійно» – це означає, що даний документ відноситься до НАФ, зберігати його потрібно вічно (наприклад, статути, положення (типові) організації та зміни в них за місцем розробки й затвердження);
  • «До ліквідації організації» – у цьому випадку документи постійно зберігаються на підприємстві, а у випадку його ліквідації підлягають експертній оцінці, за результатами якої і визначається їх подальша доля (знищення або передача в архівні установи). До цієї категорії документів належить, наприклад, свідоцтво про державну реєстрацію підприємства;
  • Позначка «ЕПК» поруч зі строком зберігання означає, що рішення про передачу документа до НАФ або його знищення приймають експертно-перевірочні комісії держархіву (наприклад, документи (довідки, доповідні записки, акти) про контроль над дотриманням правил нормування праці, використанням фонду заробітної плати, законодавства про працю);
  • «Поки існує необхідність» – документ має тимчасове практичне значення, строк зберігання визначається організацією, але не може бути менше одного року (наприклад, виконавчі листи).

Для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов`язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством (далі – первинні документи), діють строки зберігання, передбачені п. 44.3, 44.4 ПК. Згідно із цими нормами:

  1. первинні документи, за якими подавалася податкова звітність, повинні зберігатися не менше 1 095 днів із дня подання такої звітності;
  2. первинні документи, пов`язані із предметом податкової перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за результатами такої перевірки податкового повідомлення-розв`язку або судового розгляду, повинні зберігатися до закінчення перевірки та установленого строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або до винесення остаточного судового рішення, але не менше 1 095 днів.

З якого моменту слід обчислювати строк зберігання документів на підприємстві?
Строк зберігання документів завжди обчислюється з 1 січня року, що настає за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справи, завершеної у вересні 2014 року, почнеться з 1 січня 2015 року.

Як бути з первинними документами у випадку ліквідації підприємства?
Усі первинні документи ліквідованого підприємства за період діяльності не менше 1 095 днів до моменту ліквідації передаються у встановленому законодавством порядку в архіви.
Зазначимо, що для правильної організації обліку первинних документів на підприємстві наказом керівника встановлюється графік документообігу. У ньому відображається, через який структурний підрозділ проходить той або інший первинний документ, у який строк обробляється, а також хто відповідає за його обробку і схоронність.
Для організації документообігу на підприємстві повинна бути розроблена і затверджена номенклатура справ, у якій будуть зазначені строки зберігання документів, з урахуванням вимог законодавства і специфіки діяльності підприємства.
Для проведення експертизи цінності документів на підприємстві повинна бути створена експертна комісія. Передача справ в архів на зберігання оформляється відповідними документами. За недотримання вимог законодавства у сфері зберігання документів передбачена фінансова, адміністративна та кримінальна відповідальність.

Детальніше див. Практичне керівництво № 16 «Збірник первинних документів». 

Новини за темою:

Як швидко і без проблем заповнити первинку для різних господарських операцій?

Приєднуйтесь до нашої сторінки та отримуйте новини першими!

Дякую, я вже з вами!