Как свидетельствует практика, нередко договор аренды транспортного средства (автомобиля) заключается между предприятием, которому автомобиль необходим для организации хозяйственной деятельности, и директором данного предприятия, который является собственником автомобиля. В консультации рассмотрим особенности заключения такого договора.

Форма договора

Основные положения, регулирующие заключение договора аренды автомобиля, изложены в ГК (ст. 798–805).
Договор аренды автомобиля заключается в письменной форме, и если одной из сторон выступает физическое лицо, он подлежит нотариальному удостоверению (cт. 799 ГК).
Поскольку в нашем случае договор заключается между предприятием и физлицом (директором), он в обязательном порядке заверяется нотариусом. Для этого нужно обратиться к государственному или частному нотариусу и уплатить госпошлину либо плату за услуги нотариуса (размер такой платы не может быть меньше госпошлины). Кроме того, собственник автомобиля должен предъявить нотариусу документы на право собственности на автомобиль.
А как быть, если арендодателем выступает директор, который является предпринимателем? Подлежит ли тогда договор аренды нотариальному удостоверению? В данном случае ГК никаких исключений не делает, и по общему правилу договор тоже следовало бы заверить у нотариуса. В то же время, как показывает сложившаяся судебная практика, для такого договора достаточно простой письменной формы (см. мнение ВХСУ в п. 2.11 Постановления № 12).
Пример составления договора аренды автомобиля приведен в конце консультации (см. образец в конце консультации).

Существенные условия договора

К существенным условиям договора аренды относятся: предмет договора (ч. 1 ст. 238 ГК), арендная плата, срок действия договора (ч. 1 ст. 759 ГК).
При описании предмета договора аренды автомобиля необходимо указать: марку, государственный номер, цвет автомобиля, дату его выпуска, номер двигателя и другие характеристики. Также не лишним будет отразить в договоре стоимость арендуемого автомобиля на момент подписания договора и цель аренды (например, для служебных поездок сотрудников).
В договоре необходимо прописать, в какой форме вносится арендная плата – денежной (в виде определенной суммы) или натуральной (например, 100 кг сахара), и как часто (ежемесячно, раз в квартал, раз в год и т. д.). Также в разделе договора, касающемся арендной платы, рекомендуем отразить вопрос о проведении ее индексации, ведь зачастую договоры аренды заключаются на длительный срок и со временем арендная плата становится неактуальной.
В нашем случае договор заключается между директором предприятия (собственник авто) и предприятием, которое будет использовать его в хозяйственной деятельности, поэтому стороны могут отказаться от арендной платы. Однако этого делать не стоит, поскольку в таком случае договор может быть признан недействительным. Если надо заключить договор бесплатного пользования имуществом, целесообразно заключить договор ссуды (гл. 60 ГК).
Одной из особенностей арендной платы является то, что арендатор имеет право требовать ее уменьшения в случае, если из-за объективных обстоятельств возможность пользоваться имуществом значительно уменьшилась (п. 4 ст. 762 ГК). А если такой возможности вообще нет, то арендатор освобождается от уплаты арендной платы на весь срок ее отсутствия (ч. 6 ст. 762 ГК).
Помимо обязательных (существенных) условий рекомендуем включить в договор аренды автомобиля:
– условие о ремонте авто (кто из сторон будет проводить текущий и капитальный ремонт арендованного автомобиля). По общему правилу, установленному ст. 776 ГК, текущий ремонт выполняется за счет арендатора, а капитальный – за счет арендодателя. Однако стороны могут предусмотреть и другие условия (например, текущий и капитальный ремонт осуществляет арендатор; текущий за свой счет, а капитальный – пополам с арендодателем);
– положение о том, кто несет расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (заправка, страхование и т. д.). Так, условиями договора можно предусмотреть, что обязанность заключения договора страхования возлагается на арендатора (ст. 771 ГК);
– вопросы о субаренде. По общему правилу (ст. 774 ГК) субаренда возможна только с письменного согласия арендодателя, если иное не установлено договором. В договоре можно четко прописать, что передавать арендуемый автомобиль в субаренду третьим лицам запрещено либо, наоборот, что субаренда разрешена.

Подписание договора

В нашем случае договор заключается между предприятием и его директором, которому принадлежит данное авто. В соответствии с ч. 3 ст. 238 ГК представитель не имеет права совершать сделки от имени лица, которое он представляет, в своих интересах. Значит, директор предприятия не может одновременно заключать договор и как арендодатель (собственник), и как арендатор автомобиля, поскольку есть риск признания договора недействительным со всеми вытекающими отсюда последствиями.

Итак, нам необходимо разобраться, кто может подписать договор от имени предприятия в тех или иных ситуациях.
Ситуация 1. На предприятии есть наемные работники.
Решение: выдаем работнику предприятия доверенность на право заключения договора от имени предприятия.
В этом случае от лица предприятия в договоре выступает его работник, которому директор выдаст доверенность. При этом доверенность может быть как разовой (на заключение конкретного договора), так и многоразовой (на заключение от имени предприятия различных договоров и т. д.).
Основные требования к доверенности таковы (ст. 244–250 ГК):
– форма доверенности должна соответствовать форме сделки, для заключения которой она выдана. Как было отмечено выше, наш договор требует нотариального удостоверения (кроме случаев, когда арендатором является физлицо-предприниматель), соответственно и доверенность оформляется у нотариуса;
– обязательным реквизитом доверенности является дата ее выдачи и срок действия (доверенность без даты выдачи считается недействительной – ч. 3 ст. 247 ГК).

Ситуация 2. На предприятии нет наемных работников.
Решение: привлекаем третье лицо по договору об оказании услуг.
В данном случае нужно заключить гражданско-правовой договор об оказании услуг с третьим лицом, которому будет поручено заключить от имени предприятия договор аренды автомобиля с директором предприятия, который выступает арендодателем. При заключении договора необходимо соблюдать основные требования, установленные ст. 901–907 ГК.

Какие еще документы необходимо оформить

После составления договора аренды автомобиля надо позаботиться о наличии следующих документов:
– акта приемки-передачи арендованного имущества, которым и подтверждается факт передачи автомобиля от собственника к арендатору. Типовая форма такого акта утверждена Приказом № 352, но на сегодня в законодательстве отсутствует норма об обязательном составлении данного документа по типовой форме, поэтому стороны вправе составлять его на свое усмотрение. Рекомендуем включить в акт приемки-передачи арендованного автомобиля следующую информацию: дату и номер договора, к которому составляется данный акт, сведения о лицах, подписывающих акт, с указанием их полномочий, сведения о передаваемом автомобиле (марка, цвет, дата выпуска, государственные номерные знаки и т. д.), наличие/отсутствие повреждений, его стоимость на момент составления акта, а также перечень документов на автомобиль, которые арендодатель передает арендатору (например, технический паспорт);
– временного регистрационного талона. Данный документ на сегодня не является обязательным, а выдается по желанию, при наличии заявления от собственника авто либо арендатора (п. 16 Порядка № 1388). Временный регистрационный талон выдается на срок, который указан в заявлении либо на который заключен договор аренды автомобиля;
– акта приемки-передачи оказанных услуг. Мнения о необходимости составления такого документа расходятся. С одной стороны, данный акт составлять не нужно, ведь аренда не является услугой (см. Письмо № 8-11-19). С другой стороны, по мнению ГФС, акт приемки-передачи оказанных услуг необходим для включения суммы арендной платы в состав налоговых расходов. При этом он должен быть оформлен в соответствии с требованиями, которые предъявляются к первичным документам (ст. 9 Закона № 996).

Полную консультацию см. в Практическом руководстве, 2016, № 14 «Все об эксплуатации автомобиля на предприятии».