Як свідчить практика, нерідко договір оренди транспортного засобу (автомобіля) укладається між підприємством, якому автомобіль необхідний для організації господарської діяльності, і директором даного підприємства, який є власником автомобіля. У консультації розглянемо особливості укладання такого договору.

Форма договору

Основні положення, що регулюють укладання договору оренди автомобіля, викладено в ЦК (ст. 798-805).
Договір оренди автомобіля укладається в письмовій формі, і якщо однією зі сторін виступає фізична особа, він підлягає нотаріальному посвідченню (cт. 799 ЦК).
Оскільки в нашому випадку договір укладається між підприємством і фізособою (директором), він в обов'язковому порядку засвідчується нотаріусом. Для цього потрібно звернутися до державного або приватного нотаріуса і сплатити держмито або плату за послуги нотаріуса (розмір такої плати не може бути менше держмита). Крім того, власник автомобіля повинен пред'явити нотаріусу документи на право власності на автомобіль.
А як бути, якщо орендодавцем виступає директор, який є підприємцем? Чи підлягає тоді договір оренди нотаріальному посвідченню? У цьому випадку ЦК ніяких винятків не робить, і за загальним правилом договір теж варто було б завірити в нотаріуса. Водночас, як показує судова практика, що склалася, для такого договору достатньо простої письмової форми (див. думка ВГСУ в п. 2.11 Постанови № 12).
Приклад складання договору оренди автомобіля наведено в кінці консультації (див. зразок у кінці консультації).

Істотні умови договору

До істотних умов договору оренди відосяться: предмет договору (ч. 1 ст. 238 ЦК), орендна плата, строк дії договору (ч. 1 ст. 759 ЦК).
При описі предмета договору оренди автомобіля необхідно вказати: марку, державний номер, колір автомобіля, дату його випуску, номер двигуна та інші характеристики. Також не зайвим буде відобразити в договорі вартість орендованого автомобіля на момент підписання договору та мету оренди (наприклад, для службових поїздок співробітників).
У договорі необхідно прописати, у якій формі вноситься орендна плата – грошовій (у вигляді певної суми) або натуральній (наприклад, 100 кг цукру), і як часто (щомісяця, раз на квартал, раз на рік і т. д.). Також у розділі договору, що стосується орендної плати, рекомендуємо відобразити питання про проведення її індексації, адже найчастіше договори оренди укладаються на тривалий строк і згодом орендна плата стає неактуальною.
У нашому випадку договір укладається між директором підприємства (власник авто) і підприємством, яке буде використовувати його в господарській діяльності, тому сторони можуть відмовитися від орендної плати. Однак цього робити не варто, оскільки в такому випадку договір може бути визнаний недійсним. Якщо треба укласти договір безплатного користування майном, доцільно укласти договір позички (гл. 60 ЦК).
Однією з особливостей орендної плати є те, що орендар має право вимагати її зменшення у випадку, якщо через об'єктивні обставини можливість користуватися майном значно зменшилася (п. 4 ст. 762 ЦК). А якщо такої можливості взагалі немає, то орендар звільняється від сплати орендної плати на весь строк її відсутності (ч. 6 ст. 762 ЦК).
Крім обов'язкових (істотних) умов, рекомендуємо включити в договір оренди автомобіля:
– умову про ремонт авто (хто зі сторін буде проводити поточний і капітальний ремонт орендованого автомобіля). За загальним правилом, установленим ст. 776 ЦК, поточний ремонт виконується за рахунок орендаря, а капітальний – за рахунок орендодавця. Однак сторони можуть передбачити й інші умови (наприклад, поточний та капітальний ремонт здійснює орендар; поточний – за свій рахунок, а капітальний – навпіл із орендодавцем);
– положення про те, хто несе витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля (заправлення, страхування і т. д.). Так, умовами договору можна передбачити, що обов'язок укладання договору страхування покладається на орендаря (с. 771 ЦК);
– питання про суборенду. За загальним правилом (ст. 774 ЦК) суборенда можлива тільки з письмової згоди орендодавця, якщо інше не встановлене договором. У договорі можна чітко прописати, що передавати орендований автомобіль у суборенду третім особам заборонено або, навпаки, що суборенду дозволено.

Підписання договору

У нашому випадку договір укладається між підприємством і його директором, якому належить дане авто. Відповідно до ч. 3 ст. 238 ЦК представник не має права вчиняти правочини від імені особи, яку він представляє, у своїх інтересах. Значить, директор підприємства не може одночасно укладати договір і як орендодавець (власник), і як орендар автомобіля, оскільки є ризик визнання договору недійсним з усіма наслідками, що випливають звідси.
Отже, нам необхідно розібратися, хто може підписати договір від імені підприємства в тих або інших ситуаціях.

Ситуація 1. На підприємстві є наймані працівники.
Рішення: видаємо працівнику підприємства довіреність на право укладання договору від імені підприємства.
У цьому випадку від імені підприємства в договорі виступає його працівник, якому директор видасть довіреність. При цьому довіреність може бути як разовою (на укладання конкретного договору), так і багаторазовою (на укладання від імені підприємства різних договорів і т. д.).
Основні вимоги до довіреності такі (ст. 244–250 ЦК):
– форма довіреності повинна відповідати формі угоди, для укладання якої вона видана. Як було зазначено вище, наш договір потребує нотаріального посвідчення (крім випадків, коли орендарем є фізособа-підприємець), відповідно, і довіреність оформляється в нотаріуса;
– обов'язковим реквізитом довіреності є дата її видачі та строк дії (довіреність без дати видачі вважається недійсною – ч. 3 ст. 247 ЦК).

Ситуація 2. На підприємстві немає найманих працівників.
Рішення: залучаємо третю особу за договором про надання послуг.
У цьому випадку потрібно укласти цивільно-правовий договір про надання послуг із третьою особою, якій буде доручено укласти від імені підприємства договір оренди автомобіля з директором підприємства, який виступає орендодавцем. При укладанні договору необхідно дотримуватися основних вимог, установлених ст. 901–907 ЦК.

Які ще документи необхідно оформити
Після складання договору оренди автомобіля треба подбати про наявність таких документів:
– акта приймання-передачі орендованого майна, яким і підтверджується факт передачі автомобіля від власника до орендаря. Типова форма такого акта затверджена Наказом № 352, але на сьогодні в законодавстві відсутня норма про обов'язкове складання даного документа за типовою формою, тому сторони мають право складати його на свій розсуд. Рекомендуємо включити в акт приймання-передачі орендованого автомобіля таку інформацію: дату та номер договору, до якого складається даний акт, відомості про осіб, які підписують акт, із зазначенням їх повноважень, відомості про переданий автомобіль (марка, колір, дата випуску, державні номерні знаки і т. д.), наявність/відсутність пошкоджень, його вартість на момент складання акта, а також перелік документів на автомобіль, які орендодавець передає орендарю (наприклад, технічний паспорт);
– тимчасового реєстраційного талона. Даний документ на сьогодні не є обов'язковим, а видається за бажанням, при наявності заяви від власника авто або орендаря (п. 16 Порядку № 1388). Тимчасовий реєстраційний талон видається на строк, який зазначено в заяві або на який укладено договір оренди автомобіля;
– акта приймання-передачі наданих послуг. Думки про необхідність складання такого документа наводяться. З одного боку, даний акт складати не потрібно, адже оренда не є послугою (див. Лист № 8-11-19). З іншого боку, на думку ДФС, акт приймання-передачі наданих послуг необхідний для включення суми орендної плати до складу податкових витрат. При цьому він повинен бути оформлений відповідно до вимог, які пред'являються до первинних документів (ст. 9 Закону № 996).

Повну консультацію див. у Практичному керівництві, 2016, № 14 «Усе про експлуатацію автомобіля на підприємстві».