Из данной консультации вы узнаете: об учете трудовых книжек бюджетных учреждений.

Общие правила
Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности работника, который подтверждает стаж работы, а также позволяет руководителю при приеме на работу иметь представление об опыте работы работника.
Напомним, что вопросы ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, поставки и учета регулируются нормами:
• постановления КМУ от 27.04.93 г. № 301 «О трудовых книжках работников» (далее – Постановление № 301);
• Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной совместным приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения от 29.07.93 г. № 58 (далее – Инструкция № 58).
Образцы бланков трудовой книжки и вкладыша к ней утверждены Постановлением № 301.
Как предусмотрено п. 2 Постановления № 301, трудовые книжки ранее установленного образца обмену не подлежат.
При устройстве на работу работники обязаны представлять трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Заметим, что без трудовой книжки принимаются на работу только те лица, которые трудоустраиваются впервые. Учитывая это, бюджетные учреждения для обеспечения трудовыми книжками тех, кто устраивается впервые на работу, могут приобретать их в соответствии с законодательством в пределах сметы.
В соответствии с пп. 2 пп. 2.2.1 п. 2.2 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.12 г. № 333, по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь» осуществляется приобретение и изготовление бланков дипломов, свидетельств, удостоверений, грамот, классных журналов, бухгалтерских, статистических и других бланков. Соответственно приобретение бланков трудовых книжек должно осуществляться по указанному коду бюджетной классификации.
Трудовые книжки хранятся на предприятиях, в учреждениях и организациях, а при увольнении работников выдаются им под расписку в журнале учета (п. 3 Постановления № 301).
Среди прочих положений Инструкция № 58 определяет порядок проведения расчетов за трудовые книжки и их хранения, а также учет трудовых книжек.

Расчеты работников за трудовые книжки
При выписке трудовой книжки или вкладыша к ней либо дубликата трудовой книжки с работника учреждением взыскивается сумма в размере ее стоимости (п. 6.1 Инструкции № 58).
Полученная бюджетными учреждениями от работников стоимость трудовой книжки может быть отнесена на восстановление кассовых расходов при условии приобретения трудовых книжек в текущем бюджетном периоде. Правила отражения в отчетности операций по восстановлению кассовых расходов определены п. 3 Порядка составления финансовой, бюджетной и другой отчетности распорядителями и получателями бюджетных средств, утвержденного приказом Минфина от 24.01.12 г. № 44.
Если трудовые книжки были приобретены в прошлые годы, то бюджетное учреждение должно перечислить сумму в соответствующий бюджет (за счет которого оно содержится).
Если трудовая книжка работника утеряна предприятием в результате стихийного бедствия или по другим причинам, то ему выдается дубликат трудовой книжки без взыскания ее стоимости (п. 6.1 Инструкции № 58).

Учет трудовых книжек
В соответствии с п. 7.1 Инструкции № 58 бюджетным учреждением ведется следующая документация по учету бланков и заполненных трудовых книжек:
• Книга учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-9, утвержденной приказом Минстата от 27.10.95 г. № 277 (далее – Приказ № 277). В эту книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерской службой учреждения;
• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним типовой формы № П-10, утвержденной Приказом № 277. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при устройстве на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам впервые. Книга ведется подразделением кадров или другим подразделением учреждения, осуществляющим оформление приема и увольнения работников.
То есть бюджетное учреждение в соответствии с вышеупомянутыми актами законодательства должно обеспечить бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и управленческий учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Выводы
Бланки трудовых книжек в соответствии с законодательством относятся к бланкам строгой отчетности. Учитывая это, руководителем бюджетного учреждения обеспечивается как бухгалтерский учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, так и управленческий учет движения трудовых книжек.

Полный текст в бесплатном доступе см. в "Баланс-Бюджет" № 36, который выходит из печати 05.09.16 г.