Із цієї консультації ви дізнаєтеся: про облік трудових книжок бюджетних установ.

Загальні правила
Трудова книжка – це основний документ про трудову діяльність працівника, який підтверджує стаж роботи, а також дає змогу керівнику при прийнятті на роботу мати уяву про досвід роботи працівника.
Нагадаємо, що питання ведення трудових книжок, їх зберігання, виготовлення, постачання і обліку регулюються нормами:
• постанови КМУ від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі – Постанова № 301);
• Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту населення від 29.07.93 р. № 58 (далі – Інструкція № 58).
Зразки бланків трудової книжки та вкладиша до неї затверджено Постановою № 301.
Як передбачено п. 2 Постанови № 301, трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.
При влаштуванні на роботу працівники зобов’язані подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Зауважимо, що без трудової книжки приймаються на роботу лише ті особи, які працевлаштовуються вперше. З огляду на це, бюджетні установи для забезпечення трудовими книжками тих, хто влаштовується вперше на роботу, можуть відповідно до законодавства в межах кошторису здійснювати їх придбання.
Відповідно до пп. 2 пп. 2.2.1 п. 2.2 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333, за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» здійснюється придбання та виготовлення бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень, грамот, класних журналів, бухгалтерських, статистичних та інших бланків. Відповідно придбання бланків трудових книжок має здійснюватися за вказаним кодом бюджетної класифікації.
Трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах і організаціях, а при звільненні працівників видаються їм під розписку в журналах обліку (п. 3 Постанови № 301).
Серед інших положень Інструкція № 58 визначає порядок здійснення розрахунків за трудові книжки та їх зберігання, а також облік трудових книжок.

Розрахунки працівників за трудові книжки
При виписуванні трудової книжки або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки із працівника установою стягується сума в розмірі її вартості (п. 6.1 Інструкції № 58).
Отримана бюджетними установами від працівників вартість трудової книжки може бути віднесена на відновлення касових видатків за умови придбання трудових книжок у поточному бюджетному періоді. Правила відображення у звітності операцій з відновлення касових операцій визначені п. 3 Порядку складання фінансової, бюджетної та іншої звітності розпорядниками та одержувачами бюджетних коштів, затвердженого наказом Мінфіну від 24.01.12 р. № 44.
Якщо трудові книжки були придбані в минулих роках, то бюджетна установа має перерахувати суму до відповідного бюджету (за рахунок якого вона утримується).
Якщо трудову книжку працівника згублено підприємством внаслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості (п. 6.1 Інструкції № 58).

Облік трудових книжок
Відповідно до п. 7.1 Інструкції № 58 бюджетною установою ведеться така документація щодо обліку бланків і заповнених трудових книжок:
• Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-9, затвердженої наказом Мінстату від 27.10.95 р. № 277 (далі – Наказ № 277). До цієї книги вносяться всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерською службою установи;
• Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них типової форми № П-10, затвердженої Наказом № 277. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам вперше. Книга ведеться підрозділом кадрів або іншим підрозділом установи, який здійснює оформлення прийняття та звільнення працівників.
Тобто бюджетна установа відповідно до вищеназваних актів законодавства має забезпечити бухгалтерський облік бланків трудових книжок і вкладишів до них та управлінський облік руху трудових книжок і вкладишів до них.

Висновки
Бланки трудових книжок відповідно до законодавства відносяться до бланків суворої звітності. З огляду на це, керівником бюджетної установи забезпечується як бухгалтерський облік бланків трудових книжок та вкладишів до них, так і управлінський облік руху трудових книжок.

Повний текст у безкоштовному доступі див. у "Баланс-Бюджет" № 36, який виходить з друку 05.09.16 р.