Хотите, чтобы ваш бизнес требовал как можно меньше времени и приносил как можно больше прибыли? Для этого нужно научиться управлять временем. Если наладите все необходимые бизнес-процессы, ваша компания заработает, как дорогие швейцарские часы. Своим опытом в этой сфере решил поделиться генеральный директор Издательско-консалтинговой компании «Баланс-Клуб» Аполлон ПОЗОВ.

[p2062]

Позов Аполлон Харалампиевич – генеральный директор Издательско-консалтинговой компании «Баланс-Клуб», глава общественной организации «Всеукраинский бухгалтерский клуб «Баланс». Родился 9 декабря 1960 года в Грузии. Состоит в браке со Светланой Позовой (Братушевой). Любящий муж, отец и дедушка.

В 1984 году закончил Днепропетровский государственный университет, а в 2002-м получил сертификат Британского института бизнес-администрирования и менеджмента, где прослушал курсы «Управление организацией», «Управление маркетингом», «Управление персоналом». Кандидат экономических наук. Прошел путь от ревизора управления коммунального хозяйства Днепропетровского облисполкома до ведущего финансового консультанта Украины.

Главные направления деятельности его компании – консалтинговые услуги в сфере бухгалтерского учета и налогообложения, выпуск всеукраинских бухгалтерских изданий «БАЛАНС», «БАЛАНС-БЮДЖЕТ», «БАЛАНС-АГРО», «Библиотека «Баланс». В 2013 году под руководством А. Х. Позова стартовал еще один проект – интернет-сайт uteka.ua (здесь публикуются актуальные интервью и статьи для руководителей бизнеса, финансовых директоров и бухгалтеров).

Компания «Баланс-Клуб» завоевала лидерские позиции на рынке Украины в сегменте профессиональных изданий для бухгалтеров, а ее генеральный директор был удостоен международной награды имени Луки Пачоли, ордена Украинской Православной Церкви (святителя Феодосия Черниговского), многочисленных грамот и благодарностей от центральных и местных органов власти.

– Аполлон Харалампиевич, сегодня самая большая проблема в бизнесе – дефицит времени. Что бы Вы посоветовали тем, кто жалуется на постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься»?

– Когда говорят о дефиците времени, я сразу спрашиваю: если бы у вас было свободное время, на что бы вы его потратили? Исходя из этого, можно получить ответы на вопросы о том, есть ли у вас это время и хотите ли вы создавать время. Если время тратить не на что, то и создавать ничего не надо. Поэтому главная проблема не в дефиците времени, а в дефиците необходимых навыков. Они нужны для того, чтобы знать, как действовать в той или иной ситуации. Кстати, именно этой теме был посвящен ХIХ Всемирный конгресс бухгалтеров «Видение-2020: уроки прошлого, построение будущего», который прошел в ноябре 2014 года в Риме и собрал около пяти тысяч специалистов примерно из 100 стран. Его участниками стали самые успешные и влиятельные эксперты в области бухучета, аудита и бизнеса. Все сошлись во мнении, что профессия бухгалтера должна способствовать позитивному развитию современного глобального общества. В работе форума приняла участие и делегация Всеукраинского бухгалтерского клуба. Мы получили прекрасную возможность обменяться мнениями по актуальным вопросам и тенденциям в бухгалтерской сфере.

– В Вашем ответе прозвучало необычное выражение – создавать время. Для чего же его нужно создавать?

– В первую очередь, для общения и решения профессиональных вопросов. К примеру, я больше времени уделяю передаче топ-менеджерам своих идей и на основе этого – достижению успехов в работе. Таким образом, время нужно использовать так, чтобы спланировать решение приоритетных задач, а не пытаться решать все и сразу. Жизнь преподносит проблемы каждый день. И если подчиненные не понимают маленьких проблем, то в результате получают большие. Незнание и неумение создавать свое время приводит к тому, что проблемы не решаются, а только возникают. Отсюда следует, что опытный руководитель должен не жаловаться на дефицит времени, а правильно расставлять приоритеты.

[p2063]

– Получается, что управлять временем – значит расставлять приоритеты…

– Именно так. На рабочую неделю можно запланировать решение максимум пяти – десяти задач. Мы этому пытаемся учить бухгалтеров с помощью справочно-аналитической информации (САИ). Так, еще в ноябре 2014 года выпустили журнал (№ 90), в котором есть раздел «Первый шаг на пути к управлению временем на основе приоритетов». Вроде бы просто, но почему мы этого не делаем? Перегруженный информацией мозг теряет возможность принимать решения. Необходимость сделать выбор (к примеру, как отразить сложную операцию в учете или какой телефон купить) порой ставит нас в тупик. Почему? Да потому, что человеческий мозг имеет, так сказать, определенную емкость, которую условно можно измерить количеством единиц внимания.

– Что такое единица внимания?

– Это некая условная единица. Она показывает, насколько мы захвачены тем или иным событием, обстоятельством. У каждого из нас свой уникальный набор этих единиц внимания. Предположим, человек скорбит. В таком состоянии у него очень мало свободных единиц внимания, поскольку они полностью поглощены этой скорбью, и человек не способен воспринимать окружающий мир. Ведь когда все внимание занято прошлым, невозможно думать о настоящем и тем более о будущем. То есть уровень выживания напрямую зависит от свободных единиц внимания. Такова формула жизни: на что направляете свое внимание, то и получаете. Если внимание сосредоточено на проблемах, получаете проблемы, если на успехе – получаете успех. Единицу внимания занимает любое ваше действие: не окончен отчет, не оплачен счет, не принято решение по важному вопросу. Каждое из этих действий занимает свою единицу внимания, общее у них только одно – все они не завершены. В тайм-менеджменте такие незавершенные дела называются незавершенными циклами. И чем больше таких циклов, тем чаще вы будете отвлекаться от выполнения текущих дел. Ситуация сходна с компьютерной: увеличение количества запущенных программ приводит к снижению быстродействия машины. Сегодня не решил один вопрос, завтра – другой, послезавтра – третий и т. д. Что с ними делать? Если вы не знаете ни целей, ни задач, то какие могут быть приоритеты? Если вы не понимаете тайм-менеджмента, ничего не выйдет. Вот и получается, что самый большой враг – откладывание «на потом». Зачем, спрашивается, изо дня в день оттягивать решение вопросов, а когда их накапливается много, пытаться героически решать. Не надо откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня. Иначе все долгосрочные планы устареют и потом от них придется отказаться…

«Главная проблема не в дефиците времени, а в дефиците необходимых навыков. Они нужны для того, чтобы знать, как действовать в той или иной ситуации».

– Каковы Ваши предложения по решению этой проблемы?

– Во-первых, руководители, в частности главные бухгалтеры, должны научиться определять приоритеты. Так легче делегировать подчиненным свои задачи. Нужно отказаться от подхода  « сделаю все сам, за всех». Иначе у человека, составляющего квартальный отчет до полуночи, будет возникать ощущение, что его никто не любит. Чтобы этого не происходило, главбух должен помнить об обязанностях своих подчиненных: один отвечает за начисление зарплаты, другой – за материальный отдел, третий – за основные фонды. Каждый из них сдает первичную отчетность, чтобы сделать сводную. Каждую сданную отчетность нужно проверить. А если бухгалтеров обучить, то их не надо будет перепроверять. И тогда не придется сидеть допоздна. График документооборота должен быть составлен четко. К примеру, ежедневно до 16.00 все бухгалтеры обязаны сдавать свои отчеты. Руководитель должен управлять процессом и представлять подчиненным четкий алгоритм действий. Итак, управление временем на основе приоритетов – один из эффективных инструментов повышения качества сервисной деятельности. А бухгалтерия как раз предоставляет сервисные услуги каждому подразделению своей компании.

«Такова формула жизни: на что направляете свое внимание, то и получаете. Если внимание сосредоточено на проблемах, получаете проблемы, если на успехе – получаете успех».

– Можете привести примеры сервисных бухгалтерских услуг?

– Допустим, нужно определить себестоимость продукции, которую вы продаете. Сколько времени придется ждать ответа от бухгалтера? День, два, три? А если подойти к этому вопросу по-другому: бухгалтер составляет необходимые формы (бланки), а вы их самостоятельно заполняете и таким образом определяете эту себестоимость. Если посмотреть на профессию бухгалтера  шире, то можно увидеть очевидное: мы способствуем формированию интеллектуального капитала и использованию передовых технологий. Создавая базу знаний, мы создаем коммуникации внутри компании: между бухгалтерией и руководством, между бухгалтерией и сотрудниками других подразделений, между бухгалтерией и партнерами-клиентами. Главная задача – помочь руководителям приумножить активы своего предприятия, привлечь инвесторов и обеспечить бизнес деньгами. Вот это и есть качественное сервисное обслуживание, характерное для  Издательско-консалтинговой компании «Баланс-Клуб»: мы не просто выпускаем журналы, но и помогаем бухгалтерам передавать свои знания, опыт и навыки. Это особенно актуально в нынешних условиях, когда законодательство Украины жестко регламентирует сроки сдачи отчетов, за несоблюдение которых грозят штрафные санкции. Если бухгалтер способен эффективно управлять временем, то ему не придется выстаивать часами в очереди и переживать, примут налоговики отчет или нет. Учитывая потребности рынка, «Баланс-Клуб» предлагает своим клиентам научиться управлять временем и определять приоритетные задачи. Вот так, кстати, и родилась у нас идея – превратить каждый первый номер месяца в календарь-планировщик.

«Учитывая потребности рынка, «Баланс-Клуб» предлагает своим клиентам научиться управлять временем и определять приоритетные задачи».

– Ваша идея продиктована объективной реальностью: ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытанием, справиться с которым под силу далеко не всем…

– Скажу больше: такое эмоциональное напряжение отрицательно сказывается на производительности труда, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Чтобы избавиться от синдрома хронической усталости, нужно заняться управлением временем, или тайм-менеджментом. Это помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или деловой карьеры. Те, кто добился успеха в жизни, много времени посвящают планированию, благодаря которому можно избежать плохих показателей в работе. Планировать (и думать) лучше всего на бумаге. Если цель не изложена на бумаге, то она не существует и в реальности. Как показывает практика, работа со списком запланированных дел значительно повышает производительность труда. Устанавливайте точные сроки для каждой задачи. Начните с первоочередных задач и делайте все последовательно (что-то одно в определенный период времени). На первом месте всегда должны быть вы и главные люди в вашей жизни – ради этого стоит управлять временем и работать над собственной эффективностью.

Беседовал

Валентин Ковальский