Акценти статті:

• коли та як подають форму № 1ДФ;
• як заповнити розрахунок;
• як виправити помилки.

Хто має подавати

Податкові агенти, які нараховують (виплачують, надають) дохід фізособам, зобов’язані нарахувати, утримати та сплатити до бюджету ПДФО від імені та за рахунок фізособи з виплачених їй доходів, а також військовий збір (далі – ВЗ), передбачений п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ Податкового кодексу (далі – ПК). Податковими агентами є як юридичні особи (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), так і самозайняті особи, зокрема фізособи-підприємці, представництва нерезидентів-юросіб.

До обов`язків податкових агентів входить подання звітності із цих податків (пп. 14.1.180 ПК). Тому вони мають подати Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку за формою № 1ДФ (пп. «б» п. 176.2 ПК). Форму № 1ДФ та Порядок її заповнення затверджено наказом Мінфіну від 13.01.15 р. № 4 (далі – Порядок № 4).

Важливо: якщо у звітному кварталі на користь фізосіб податковий агент не нараховував і не виплачував доходу, то форму № 1ДФ подавати не треба.

Але зверніть увагу, якщо дохід нараховано, але не виплачено, розрахунок все одно треба подати.

У які строки треба подати

Подають форму № 1ДФ окремо за кожний квартал протягом 40 календарних днів, що настають за останнім днем звітного кварталу. Якщо останній день строку подання податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, то його подають на наступний після нього робочий день (п. 2.1 Порядку № 4).

Так, за IV квартал 2018 року форму № 1ДФ податкові агенти мають подати до 9 лютого 2019 року. Але ця дата припадає на вихідний, тому останній день подання розрахунку – 11 лютого 2019 року.

Якщо до закінчення граничного строку подання форми № 1ДФ податковий агент виявляє помилки в раніше поданому за поточний звітний період розрахунку, то він має подати новий розрахунок з виправленими показниками за цей самий звітний період. Штрафні санкції та адміністративні штрафи в такому разі не застосовуються.

Як подавати розрахунок

Форму № 1ДФ можна подати одним із таких способів:

• в електронній формі з дотриманням умови щодо використання електронного цифрового підпису відповідальної особи податкового агента;
• на паперовому носії разом із електронною формою на електронному носії інформації (флешка, диск тощо);
• на паперовому носії, якщо кількість рядків у податковому розрахунку не перевищує 10.

У паперовому вигляді форму № 1ДФ можна подати особисто або надіслати поштою листом з повідомленням про вручення (пп. «а» і «б» п. 49.3 ПК). У такому разі слід подавати два примірники (п. 2.3 Порядку № 4): один – до контролюючого органу, другий – з підписом відповідальної особи ДФС та штампом повертається податковому агенту.

В електронному вигляді форма № 1ДФ подається відповідно до порядку підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку.

Форма № 1ДФ подається на всіх, хто працює, з обов’язковим зазначенням їхніх податкових номерів або серії та номера паспорта (для фізособи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта).

Якщо штатна чисельність працівників податкового агента:

• до 1 000 осіб – форма № 1ДФ подається єдиним документом однією порцією;
• більш як 1 000 осіб – кількома порціями, кожна з яких є окремим податковим розрахунком зі своїм номером порції.

Куди подавати

Податкові агенти – юрособи подають форму № 1ДФ до органу ДФС за своїм місцезнаходженням, а фізособи-підприємці, самозайняті особи – за своєю податковою адресою (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.3 Порядку № 4).

Якщо юрособа має філію або інший відокремлений підрозділ, наділений повноваженнями щодо нарахування своїм працівникам зарплати, утримання та перерахування ПДФО, то такі підрозділи самостійно подають форму № 1ДФ до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням.

За підрозділи, яким не надано такі повноваження, звітує юрособа. Вона подає форму № 1ДФ у вигляді окремої порції за такий підрозділ до органу ДФС за своїм місцезнаходженням та надсилає її копію до органу ДФС за місцезнаходженням цього підрозділу (пп. «б» п. 176.2 ПК, п. 2.6 Порядку № 4). У порції, яка подається за відокремлений підрозділ, зазначаються відомості щодо фізосіб (працівників) цього підрозділу.

Як заповнювати

Форма № 1ДФ складається із загальної частини та двох розділів, призначених для відображення сум доходу та ПДФО і ВЗ

У загальній частині зазначають загальні відомості. Як заповнити показано в табл. 1.

Таблиця 1

Назва реквізиту	Порядок заповнення	Примітки
1	2	3
Тип податкового розрахунку	Зазначається тип податкового розрахунку: «Звітний», «Звітний новий» чи «Уточнюючий»	Тип «Звітний», якщо форма подається за звітний період; «Звітний новий», якщо в поданому звітному розрахунку було допущено помилку і подається новий до настання граничного строку його подання; «Уточнюючий», якщо помилку виправляють пізніше граничного строку подання
Податковий номер юридичної особи (податковий номер або серія та номер паспорта самозайнятої фізичної особи)	Зазначається податковий номер податкового агента, юридичної або фізичної особи	Заповнення клітинок проводиться зліва направо (для юросіб доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8)
«Юридична особа», «Самозайнята фізична особа«	Савиться позначка у відповідній клітинці «Юридична особа» або «Самозайнята фізична особа»	–
Найменування юридичної особи чи прізвище, ім’я та по батькові самозайнятої фізичної особи	Зазначають найменування юрособи або П. І. Б. самозайнятої фізособи, яка подає податковий розрахунок	–
Податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи	Зазначають податкову адресу юрособи чи самозайнятої фізособи, яка подає податковий розрахунок	–
Найменування контролюючого органу	Найменування податкового органу, до якого подають податковий розрахунок	–
Звітний період	Указується порядковий номер звітного кварталу і рік	Звітний період указується арабськими цифрами
Працювало за трудовими договорами (контрактами)	Заповнюють лише за наявності в податкового агента працівників і лише для першої порції. Зазначають кількість працівників юрособи чи самозайнятої фізособи, які працюють за трудовими договорами (контрактами) у звітному кварталі та яким нараховано дохід	Якщо протягом звітного періоду кількість працівників змінювалась у зв’язку із прийняттям та звільненням з місця роботи, то в реквізиті зазначають максимальну кількість працівників, звітного кварталу. До реквізиту включаються зовнішні сумісники, оскільки з ними відповідно до ч. 2 ст. 21 КЗпП укладаються трудові договори (контракти). Для розрахунку цього показника не враховують працівниць, які перебувають у відпустках у зв’язку з вагітністю та пологами та для догляду за дитиною до 3 років, незалежно від того, виплачувався їм дохід чи ні (ЗІР, категорія 103.25)
Працювало за цивільно-правовими договорами	Проставляється кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді	В показник не включаються: – фізособи-підприємці, які виконували роботи (надавали послуги) за ЦПД; – фізособи, які отримали доходи за договорами оренди нерухомого (рухомого) майна (ЗІР, категорія 103.25)
Порція	Проставляється номер порції	Строк подання останньої порції не повинен перевищувати встановленого строку подання форми № 1ДФ (п. 2.4 Порядку № 4). У разі подання уточнюючої форми № 1ДФ проставляється той номер порції, який був проставлений у поданій раніше формі № 1ДФ (ЗІР, категорія 103.25)

У розд. I «Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку» форми № 1ДФ відображають нарахований і виплачений дохід, утриманий і сплачений до бюджету ПДФО за кожною фізособою окремо із зазначенням її податкового номера (див. табл. 2).

Таблиця 2

№ графи	Назва реквізиту	Порядок заповнення	Примітки
1	2	3	4
1	№ з/п	Порядковий номер рядка	Якщо фізособа у звітному періоді отримувала кілька видів доходів або різні види ПСП – заповнюють кілька рядків
2	Податковий номер або серія та номер паспорта	Відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізособи, про яку надається інформація	Серію та номер паспорта указують для фізособи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта
3а	Сума нарахованого доходу (грн. коп.)	Відображається дохід (як оподатковуваний, так і не оподатковуваний ПДФО), нарахований фізособі за звітний квартал окремо за кожною ознакою доходу (гр. 5) відповідно до Довідника ознак доходів (додаток до Порядку № 4)	Нарахований дохід показують незалежно від факту виплати в повній сумі – без утримань із нього ПДФО і ВЗ
3	Сума виплаченого доходу (грн. коп.)	Відображається дохід, фактично виплачений фізособі у звітному кварталі	За своєчасної виплати зарплату, нараховану за останній місяць звітного кварталу, яка підлягає виплаті у встановлений строк у наступному місяці, відображають як фактично виплачену за звітний квартал.У разі повної та своєчасної виплати зарплати за звітний квартал: гр. 3 = гр. 3а. У разі виплати доходів, що не є зарплатою, гр. 3 заповнюється в період їх виплати
4а	Сума утриманого податку (грн. коп.) нарахованого	Відображаються сума ПДФО, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого у звітному кварталі та включеного у гр. 3а (п. 3.4 Порядку № 4)	–
4	Сума утриманого податку (грн. коп.) перерахованого	Відображається сума ПДФО, фактично перерахована до бюджету у звітному кварталі	Якщо роботодавець виплачує зарплату регулярно, то в рядку відображається також сума ПДФО, яка фактично перерахована до бюджету в першому місяці наступного кварталу (ЗІР, категорія 103.25). Якщо зарплата виплачується несвоєчасно (у наступному кварталі), то, незважаючи на те що ПДФО перераховується до бюджету у законодавчо встановлені строки (протягом 30 календарних днів, що настають за місяцем нарахування доходів), сума фактично перерахованого до бюджету податку відображається у гр. 4 розрахунку за наступний квартал (ЗІР, категорія 103.25)
5	Ознака доходу	Указується ознака доходу згідно з Довідником ознак доходів	Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватися в наступних кварталах, ознака доходу для всіх виплат повинна бути одна. Щодо кожної фізособи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізособи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов’язковим заповненням гр. 2, крім випадків, зазначених у п. 3.7 та 3.8 Порядку № 4 (п. 3.6 Порядку № 4)
6	Дата прийняття на роботу (дд/мм/рррр)	Наводиться інформація тільки про тих працівників, які були прийняті звітному кварталі	Якщо працівник в одному звітному кварталі декілька разів звільнявся і приймався на роботу, то у формі № 1ДФ за звітний період на нього заповнюється стільки рядків, скільки разів надходила інформація про його прийняття (звільнення)
7	Дата звільнення з роботи (дд/мм/рррр)	Наводиться інформація тільки про тих працівників, які були звільнені у звітному кварталі
8	Ознака податкової соціальної пільги (далі – ПСП)	Указують ознаку ПСП згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до Порядку № 4	Заповнюється тільки для фізосіб, які мали ПСП у звітному періоді. За відсутності у фізособи пільг у звітному періоді гр. 8 прокреслюється (п. 3.8 Порядку № 4). Якщо працівникові у звітному кварталі надавалися різні ПСП, то заповнюють декілька рядків з ознакою доходу «101»
9	Ознака (0, 1)	Заповнюється в разі проведення коригувань: проставляється «0», якщо рядок потрібно ввести, або «1», якщо рядок потрібно виключити	Заповнюється у розрахунку «Звітний новий» або «Уточнюючий»
	Усього	Указується загальна сума: – нарахованого доходу (за гр. 3а); – виплаченого доходу (за гр. 3); – нарахованого податку (за гр. 4а); – перерахованого податку (за гр. 4)	У разі подання уточнюючого розрахунку та заповнення рядків на вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації та введення нового або пропущеного рядка підсумковий рядок «Всього» за графами 3а, 3, 4а та 4 не заповнюється (ЗІР, категорія 103.25)

У розд. II «Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір» форми № 1ДФ відображають загальні суми нарахованих і виплачених (перерахованих) доходів у вигляді відсотків, виграшів (призів) у лотерею, ПДФО з таких доходів та ВЗ зі всіх доходів. Відомості про фізособу, якій їх нараховують, у цьому розділі не вказують (див. табл. 3).

Таблиця 3

Назва реквізиту	Порядок заповнення
Оподаткування процентів	Указують загальну суму доходу, нарахованого у вигляді процентів/ виграшів (призів) у лотерею, суму нарахованого та перерахованого до бюджету ПДФО. При цьому відомості про фізособу, якій нараховано такий дохід, не наводяться
Оподаткування виграшів (призів) у лотерею
Оподаткування процентів – виключення	Призначені для виправлення помилок. Заповнюють для «Звітного нового» і «Уточнюючиого» розрахунків. Щоб виправити помилку, треба вилучити весь рядок із неправильними даними, а в рядок «Оподаткування процентів»/«Оподаткування виграшів (призів) у лотерею» внести правильні
Оподаткування виграшів (призів) у лотерею – виключення
Військовий збір	Наводять загальну суму: – доходу, з якого утримують ВЗ; – нарахованого та перерахованого до бюджету ВЗ. Указують загальну суму доходів, які були нараховані фізособам у звітному кварталі, – як оподатковуваних, так і не оподатковуваних ВЗ (ЗІР, категорія 103.25). Відомості про фізособу, з доходу якої утримується ВЗ, не наводяться. Якщо податковий агент має понад 1 000 працюючих найманих працівників і подає кілька порцій форми № 1ДФ, то нарахований, виплачений дохід і нарахований, перерахований до бюджету з нього ВЗ відображають загальними сумами лише один раз у розд. II першої порції форми № 1ДФ (ЗІР, категорія 103.25)
Військовий збір – виключення	Призначений для виправлення помилок. Заповнюють для «Звітного нового» і «Уточнюючого» розрахунків. Щоб виправити помилку, треба вилучити весь рядок із неправильними даними, а в рядок «Військовий збір» внести правильні

У кінці форми № 1ДФ проставляють кількість заповнених рядків розд. I, кількість фізосіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок форми № 1ДФ (рядок «Всього» не враховується).

Також зазначають податковий номер (або серію та номер паспорта) керівника й головного бухгалтера юрособи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон. Якщо форму подає самозайнята фізособа, то вона зазначає свій податковий номер (або серію та номер паспорта) ставить підпис, ініціали, прізвище, телефон.

Як виправити помилку

Проведення коригувань реквізитів форми № 1ДФ здійснюється відповідно до розд. IV Порядку № 4 на підставі самостійно виявлених податковим агентом помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом (п. 4.1 розд. IV Порядку № 4).

Для виправлення помилок до закінчення терміну подання звітного розрахунку подають «Звітний новий», після закінчення – «Уточнюючий» (як за звітний, так і за попередні періоди).

Порядок заповнення звітного нового та уточнюючого податкового розрахунку однаковий. Звітний новий і уточнюючий розрахунки подаються на підставі інформації з попередньо поданої форми і містять інформацію лише по рядках та реквізитах, які уточнюються (ЗІР, категорія 103.25).

Відповідно до п. 4.4 Порядку № 4 виправлення проводять за допомогою ознак з графи 9:

• «0» – для введення правильного рядка;
• «1» – для вилучення неправильного рядка.

Для вилучення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації слід повторити всі графи такого рядка і у графі 9 вказати «1» – рядок буде видалено з розрахунку, що уточнюється.

Для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі графи, а в графі 9 вказати «0» – рядок буде введено у форму.

Для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно вилучити помилкову інформацію (повторити графи помилкового рядка і у гр. 9 вказати «1»), а потім увести правильну інформацію (заповнити правильно всі графи рядка, а в гр. 9 вказати «0»). Тобто потрібно повністю заповнити 2 рядки, один з яких вилучає попередньо внесену інформацію, а другий – вносить правильну інформацію.

Для виправлення помилок, допущених у розд. II, використовують рядки – «виключення». Наприклад, щоб вилучити помилковий рядок із поданої раніше форми № 1ДФ, яка уточнюється, у рядок «Військовий збір – виключення» переносять неправильні дані, а в рядок «Військовий збір» записують правильні.

Якщо виявлено недостовірні реквізити (нетаблична інформація), Порядок № 4 не передбачає особливого механізму для виправлення відомостей шляхом коригування через подання звітного нового чи уточнюючого розрахунку. Відповідно до п. 49.11 ПК якщо платник податку допустив порушення під час заповнення реквізитів, передбачених п. 48.3 ПК, то податковий орган зобов’язаний відмовити йому у прийнятті декларації, одночасно надавши письмове повідомлення із зазначенням причин відмови.

Якщо це все ж таки відбулося, ДФС приймає уточнюючу форму № 1ДФ, але наголошує, що в разі подання податковим агентом уточнюючого податкового розрахунку для уточнення реквізитів підприємства на такого податкового агента накладається штраф на підставі п. 119.2 ПК. Адже помилка спричинила зміну платника податку (ЗІР, підкатегорія 103.25). Разом зі звітним новим та уточнюючим податковим розрахунком платник податку має право подати контролюючому органу пояснення здійснених виправлень (ЗІР, підкатегорія 103.26).

Відповідальність

Форма № 1ДФ має статус податкової декларації (пп. 14.1.180, п. 46.1, ст. 51, пп. «б» п. 176.2 ПК). Тому зазначені в ній суми ПДФО вважаються узгодженим податковим зобов’язанням і в разі неповної або несвоєчасної сплати стягуються до бюджету разом зі сплатою штрафів і пені.

За неподання форми № 1ДФ, подання з порушенням строків, подання не в повному обсязі, із недостовірними відомостями або помилками податковий агент несе відповідальність, передбачену п. 119.2 ПК: за неподання, несвоєчасне подання форми № 1ДФ, подання не в повному обсязі, з недостовірними даними або помилками, якщо вони призвели до зменшення, збільшення податкових зобов’язань платника податків, зміни платника податків, передбачено штраф у розмірі 510 грн. Ті самі порушення протягом року, у якому було застосовано штраф, тягнуть за собою штраф уже в розмірі 1 020 грн.

Якщо після подання форми № 1ДФ за звітний період подають розрахунок «Звітний новий» до закінчення строку її подання з виправленнями за цей самий звітний період або подають у наступних податкових періодах «Уточнюючий» розрахунок через те, що проводили перерахунок ПДФО (п. 169.4 ПК), то штрафи відповідно до п. 50.1 ПК не застосовуються.

Останні зміни

Із 01.01.19 р. відбулися зміни, які торкнулися й заповнення форми № 1ДФ.

Статтю 165 ПК доповнено новими видами доходів фізосіб, які не включаються до розрахунку загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. Це доходи:

• від операції із конвертації цінних паперів,
• від операцій із валютними цінностями,
• інвестиційний прибуток від операцій із борговими зобов’язаннями НБУ,
• сума (вартість) благодійної допомоги, наданої визначеній категорії платників податків, тощо.

Відповідно наказом Мінфіну від 31.10.18 р. № 863, який набув чинності з 01.01.19 р., до Довідника ознак доходів унесено зміни, зокрема:

• змінено та додано нові ознаки доходів: «113», «114», «143», «145», «149», «156», «160», «163», «183», «186»–«194» (див. табл. 4);
• змінено текст до ознаки доходу «127» на: «інші доходи, крім сум грошового забезпечення, грошових винагород та інших виплат, одержаних військовослужбовцями, особами рядового і начальницького складу органів внутрішніх справ, Державної кримінально-виконавчої служби України, Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації України, Державної пожежної охорони, органів і підрозділів цивільного захисту, податкової міліції у зв’язку з виконанням обов’язків несення служби (підпункт 164.2.20 пункту 164.2 статті 164 та підпункт 165.1.49 пункту 165.1 статті 165 розділу IV Кодексу)»;
• у новій редакції викладено таблицю 2 з ознаками ПСП. Водночас значення та нумерація ознак не змінилися.

Таблиця 4.
Доповнення, унесені до Довідника
ознак доходів фізосіб

Код ознаки доходу	Найменування ознаки доходу
1	2
113	Дохід, отриманий у спадщину (подарований) від: члена сім’ї першого та другого ступенів споріднення
114	Фізособи, що не є членом сім’ї першого та другого ступенів споріднення
143	Кошти або вартість майна (послуг), що надаються як допомога на лікування та медичне обслуговування платника або члена сім’ї фізособи першого ступеня споріднення
145	Вартість підготовки чи перепідготовки платника у вітчизняних закладах освіти
149	Доходи від вторинної сировини, побутових відходів, брухту чорних, кольорових металів і брухту дорогоцінних металів, проданого НБУ
156	Вартість путівок на відпочинок, оздоровлення та лікування в Україні, які надаються платнику профспілкою та/або роботодавцем
160	Дарунки, якщо їх вартість не перевищує установленого розміру мінімальної заробітної плати
183	Дохід, отриманий платником як інвестиційний прибуток від операцій із борговими зобов’язаннями НБУ та з державними цінними паперами
186	Сума ненарахованих процентів за користування кредитом
187	Благодійна допомога, виплачена (надана) благодійниками
188	Дохід, отриманий благодійниками-фізособами
189	Дохід у вигляді: основної суми боргу (кредиту) платника, прощеного (анульованого) кредитором за його самостійним рішенням
190	Благодійної допомоги, виплаченої (наданої) міжнародними благодійними організаціями
191	Сума коштів, надана платнику: міжнародною фінансовою організацією
192	Іншою, ніж зазначена у пп. 165.1.57 Податкового кодексу, фінансовою організацією чи фондом
193	Сума, прощена (анульована) кредитором
194	Інші доходи, які не включаються до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу

Джерело: "Баланс-Агро" № 3, який вийшов з друку 21.01.19 р.