Ситуація. Підприємство займається зовнішньоекономічною діяльністю, тому працівники часто їздять у закордонвідрядження. До авансового звіту вони додають документи, що підтверджують витрати, складені іноземною мовою.

Запитання. Чи потрібно робити переклад цих документів українською мовою – і якщо так, то які вимоги законодавства до такого перекладу? У яких випадках потрібна легалізація документів, оформлених в іноземних державах?

Коротка відповідь. Первинні документи, складені іноземною мовою, повинні бути перекладені українською мовою за рахунок коштів підприємства. Легалізація документів потрібна тільки в деяких випадках, у цій ситуації вона не потрібна.

Що говорить закон

Звернемося до нормативних документів, що регламентують складання первинних документів, а саме:

• до Закону від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). У ст. 9 цього Закону, яка присвячена порядку складання первинних документів, про мову документів нічого не сказано;
• Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88). Пунктом 1.3 цього Положення передбачено, що всі первинні документи мають бути складені українською мовою, а разом з українською мовою може застосовуватися інша мова в порядку, визначеному Законом від 03.07.2012 № 5029-VI «Про принципи державної мовної політики» (далі – Закон № 5029). Якщо ж документи, які є підставою для записів у бухгалтерському обліку, складені іноземною мовою, то вони повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою.

Як бачите, ніяких особливих вимог до перекладу первинних документів з іноземної мови на українську ні в Законі № 996, ні в Положенні № 88 не міститься. Наприклад, нічого не сказано про нотаріальне посвідчення перекладу. Головне, щоб цей переклад був і відповідав оригіналу.

А що думають із цього приводу податківці? Чи треба посвідчувати нотаріально переклад? Адже якщо первинний документ не відповідатиме законодавчим вимогам, то при перевірці податкова виключить суму операції, підтверджену таким документом, зі складу податкових витрат і податкового кредиту підприємства.

Відповідаючи на запитання, якою мовою мають складатися первинні документи для визначення об’єкта обкладення податком на прибуток, ДПС відповідає з посиланням на Положення № 88 (ЗІР, категорія 102.18), що документи мають бути складені українською мовою, а документи, складені іноземною мовою, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. Ніяких особливих вимог до такого перекладу в цьому випадку податківці не висувають.

А ось відповідаючи на запитання щодо оформлення акта виконаних робіт (наданих послуг) при провадженні зовнішньоекономічної діяльності ДПС зазначає (ЗІР, категорія 112.02), що такий акт має відповідати вимогам Закону № 996, оскільки є первинним документом, який фіксує факт здійснення господарської операції. У сфері ЗЕД такий акт зазвичай оформляють двома мовами – українською та мовою нерезидента (або англійською мовою). Якщо ж акт складено тільки іноземною мовою, тоді він має бути перекладений українською мовою, переклад має бути засвідчений підписом особи, яка здійснила переклад, а достовірність підпису перекладача має бути посвідчена нотаріально.

Як бачимо, у цьому випадку податківцями висунута особлива вимога до перекладу. Правда, на якій нормі закону заснована така вимога, у їх роз’ясненні не зазначено. Немає таких вимог ні в Законі № 5029, ні в Законі від 25.04.2019 № 2704-VIII «Про забезпечення функціонування української мови як державної» (на цей закон є посилання в роз’ясненні), ні в Законі від 16.04.1991 № 959-XII «Про зовнішньоекономічну діяльність».

У роз’ясненні Мінфіну із цього питання (лист від 13.06.2007 № 31-34000-10/23-3986/4424) зазначено, що документи, складені іноземною мовою, які є підставою для здійснення записів у бухобліку, повинні мати впорядкований автентичний переклад українською мовою. Тобто Мінфін теж не пред’являє у цьому випадку будь-яких особливих вимог до оформлення перекладу, зокрема не говорить про нотаріальне посвідчення підпису перекладача, а просто цитує п. 1.3 Положення № 88. Аналогічне роз’яснення Мінфіну знаходимо і в листі від 24.10.2011 № 31-08410-07-29/26066 (далі – Лист № 26066).

Що стосується легалізації документів, то тут потрібно виходити з такого:

• згідно зі ст. 13 Закону від 23.06.2005 № 2709-IV «Про міжнародне приватне право», документи, видані уповноваженими органами іноземних держав у встановленій формі, визнаються чинними в Україні у разі їх легалізації, якщо інше не передбачено законом або міжнародним договором;
• ст. 100 Закону від 02.09.1993 № 3425-XII «Про нотаріат» передбачено, що документи, складені за кордоном за участі іноземних органів влади або від яких вони виходять, приймаються нотаріусами за умови їх легалізації органами Міністерства закордонних справ. Без легалізації такі документи приймаються нотаріусами у випадках, передбачених законодавством України, міжнародними договорами, у яких Україна є учасником.

Іншими словами, легалізація потрібна тільки для документів, що складені за участі іноземних властей або від них виходять (Лист № 26066). І то не завжди. У ситуації (для документів, поданих працівниками на підтвердження витрат, здійснених у закордонвідрядженні), що розглядається нами, легалізація не потрібна.

Виходячи з усього вищевикладеного і наявних роз’яснень ДПС, доходимо висновку:

• для цілей обкладення податком на прибуток достатньо перекласти українською мовою первинні документи, складені іноземною мовою;
• акт виконаних робіт краще складати відразу двома мовами – українською та іноземною (щоб уникнути необхідності плсвідчувати підпис перекладача нотаріально) і цей момент спочатку зафіксувати у ЗЕД-контракті.

Чи можуть переклад документа українською мовою здійснити працівники підприємства? Чи повинні в цьому випадку в них бути документи, що підтверджують знання іноземної мови?

Це питання недостатньо чітко врегульовано законодавчо. Роз’яснення ДПС із приводу перекладу ми навели вище. А в пп. 170.9.1 Податкового кодексу (далі – ПК) сказано, що за запитом представника контролюючого органу роботодавець/сторона, яка відряджає працівника, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, складених іноземною мовою.

Тобто для цілей оподаткування важливо, щоб витрати на переклад здійснював сам роботодавець, а яким способом має здійснюватися цей переклад, у нормі ПК не вказано.

А ось в листі ДПАУ від 05.05.2011 № 8434/6/15-0315 зазначено, що забезпечення платником податків за власний рахунок автентичності перекладу підтвердних документів включає і можливість здійснення перекладу професійним працівником підприємства – із зазначенням його прізвища та ініціалів, посади і посвідчувальним написом «Перекладено згідно з оригіналом».

Правда, цей лист видано досить давно і засновано на нормах ПК, що діяли в той період. Проте завважимо, що тоді редакція ПК містила аналогічну норму щодо витрат роботодавця на переклад підтвердних документів (пп. 140.1.7 ПК у редакції, що діяла в 2011 році).

Таким чином, у підприємства, якому потрібний переклад первинних документів, складених іноземною мовою, є різні варіанти залежно від ситуації. Припустимо, у штаті підприємства:

• є перекладач, який знає цю мову. Тоді можна віддати документи йому на переклад. Текст перекладу штатний перекладач має засвідчити своїм підписом;
• немає перекладача, зате є працівник, який знає мову і володіє навиками професійного перекладу, але до його посадових обов’язків така робота не входить. У цьому випадку з таким працівником можна укласти цивільно-правовий договір на надання послуг перекладу документа з іноземної мови. У договорі варто передбачити відповідальність виконавця за автентичність перекладу. Засвідчувати цей переклад такий працівник буде на підставі укладеного з ним договору про надання послуг;
• немає перекладача і немає співробітника, який володіє навиками професійного перекладу. Тоді підприємство може звернутися за перекладом до професіоналів, які спеціально надають такі послуги (Бюро перекладів), уклавши з ними відповідний договір.

З приводу наявності у перекладачів тих або інших документів, що підтверджують знання мови, у законодавстві теж нічого не сказано. Проте якщо ви приймаєте до штату працівника на посаду перекладача, то ви маєте перевірити в нього документи, що підтверджують його освіту (спеціальність, кваліфікацію) (ст. 24 КЗпП). Наявність диплома про закінчення профільного вишу або факультету і буде доказом того, що людина володіє навиками професійного перекладу. Якщо ви укладаєте з перекладачем цивільно-правовий договір, ви також можете перевірити в нього наявність такого диплома. Але в будь-якому випадку копію диплома до перекладу додавати не потрібно, закон цього не вимагає.

Джерело: "Баланс" № 44, який виходить з друку 08.11.2021.