Ситуация. Предприятие занимается внешнеэкономической деятельностью, поэтому работники часто ездят в загранкомандировки. К авансовому отчету они прилагают подтверждающие расходы документы, составленные на иностранном языке.

Вопрос. Нужно ли делать перевод этих документов на украинский язык – и если да, то каковы требования законодательства к такому переводу? В каких случаях требуется легализация документов, оформленных в иностранных государствах?

Краткий ответ. Первичные документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на украинский язык за счет средств предприятия. Легализация документов нужна только в некоторых случаях, в данной ситуации она не требуется.

Что говорит закон

Обратимся к нормативным документам, регламентирующим составление первичных документов, а именно:

• к Закону от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996). В ст. 9 данного Закона, которая посвящена порядку составления первичных документов, про язык документов ничего не сказано;
• Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88). Пунктом 1.3 данного Положения предусмотрено, что все первичные документы должны быть составлены на украинском языке, а наряду с украинским языком может применяться иной язык в порядке, определенном Законом от 03.07.2012 № 5029-VI «О принципах государственной языковой политики» (далее – Закон № 5029). Если же документы, которые являются основанием для записей в бухгалтерском учете, составлены на иностранном языке, то они должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык.

Как видите, никаких особых требований к переводу первичных документов с иностранного языка на украинский ни в Законе № 996, ни в Положении № 88 не содержится. Например, ничего не сказано о нотариальном удостоверении перевода. Главное, чтобы этот перевод был и соответствовал оригиналу.

А что думают по этому поводу налоговики? Надо ли заверять нотариально перевод? Ведь если первичный документ не будет отвечать законодательным требованиям, то при проверке налоговая исключит сумму операции, подтвержденную таким документом, из состава налоговых расходов и налогового кредита предприятия.

В ответе на вопрос, на каком языке должны составляться первичные документы для определения объекта обложения налогом на прибыль, ГНС отвечает со ссылкой на Положение № 88 (ОИР, категория 102.18), что документы должны быть составлены на украинском языке, а документы, составленные на иностранном языке, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык. Никаких особых требований к такому переводу в данном случае налоговики не выдвигают.

А вот в ответе на вопрос относительно оформления акта выполненных работ (предоставленных услуг) при осуществлении внешнеэкономической деятельности ГНС указывает (ОИР, категория 112.02), что такой акт должен соответствовать требованиям Закона № 996, поскольку является первичным документом, фиксирующим факт осуществления хозяйственной операции. В сфере ВЭД такой акт обычно оформляют на двух языках – на украинском и на языке нерезидента (или на английском языке). Если же акт составлен только на иностранном языке, тогда он должен быть переведен на украинский язык, перевод должен быть удостоверен подписью лица, осуществившего перевод, а подлинность подписи переводчика должна быть удостоверена нотариально.

Как видим, в данном случае налоговиками выдвинуто особое требование к переводу. Правда, на какой норме закона основано такое требование, в их разъяснении не указано. Нет таких требований ни в Законе № 5029, ни в Законе от 25.04.2019 № 2704-VIII «Об обеспечении функционирования украинского языка как государственного» (на этот Закон есть ссылка в разъяснении), ни в Законе от 16.04.1991 № 959-XII «О внешнеэкономической деятельности».

В разъяснении Минфина по этому вопросу (письмо от 13.06.2007 № 31-34000-10/23-3986/4424) указано, что документы, составленные на иностранном языке, которые являются основанием для осуществления записей в бухучете, должны иметь упорядоченный аутентичный перевод на украинский язык. То есть Минфин тоже не предъявляет в данном случае каких-либо особых требований к оформлению перевода, в том числе не говорит о нотариальном удостоверении подписи переводчика, а просто цитирует п. 1.3 Положения № 88. Аналогичное разъяснение Минфина находим и в письме от 24.10.2011 № 31-08410-07-29/26066 (далее – Письмо № 26066).

Что касается легализации документов, то здесь нужно исходить из следующего:

• согласно ст. 13 Закона от 23.06.2005 № 2709-IV «О международном частном праве», документы, выданные уполномоченными органами иностранных государств в установленной форме, признаются действующими в Украине в случае их легализации, если иное не предусмотрено законом или международным договором;
• ст. 100 Закона от 02.09.1993 № 3425-XII «О нотариате» предусмотрено, что документы, составленные за границей с участием иностранных органов власти или от которых они исходят, принимаются нотариусами при условии их легализации органами Министерства иностранных дел. Без легализации такие документы принимаются нотариусами в случаях, предусмотренных законодательством Украины, международными договорами, в которых Украина является участником.

Иными словами, легализация требуется только для документов, составленных при участии иностранных властей или от них исходящих (Письмо № 26066). И то не всегда. В рассматриваемой нами ситуации (для документов, представленных работниками в подтверждение расходов, понесенных в загранкомандировке) легализация не требуется.

Исходя из всего вышеизложенного и имеющихся разъяснений ГНС, приходим к выводу:

• для целей обложения налогом на прибыль достаточно перевести на украинский язык первичные документы, составленные на иностранном языке;
• акт выполненных работ лучше составлять сразу на двух языках – украинском и иностранном (во избежание необходимости удостоверять подпись переводчика нотариально) и этот момент изначально зафиксировать в ВЭД-контракте.

Могут ли перевод документа на украинский язык осуществить работники предприятия? Должны ли в этом случае у них быть документы, подтверждающие знание иностранного языка?

Этот вопрос недостаточно четко урегулирован законодательно. Разъяснения ГНС по поводу перевода мы привели выше. А в пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК) сказано, что по запросу представителя контролирующего органа работодатель/сторона, которая командирует работника, обеспечивает за собственный счет перевод подтверждающих документов, составленных на иностранном языке.

То есть для целей налогообложения важно, чтобы расходы на перевод нес сам работодатель, а каким способом должен осуществляться этот перевод, в норме НК не указано.

А вот в письме ГНАУ от 05.05.2011 № 8434/6/15-0315 указано, что обеспечение налогоплательщиком за собственный счет аутентичности перевода подтверждающих документов включает в себя и возможность осуществления перевода профессиональным работником предприятия – с указанием его фамилии и инициалов, должности и с заверительной надписью «Переклад згідно з оригіналом».

Правда, это письмо издано достаточно давно и основано на нормах НК, действовавших в тот период. Однако отметим, что тогда редакция НК содержала аналогичную норму относительно расходов работодателя на перевод подтверждающих документов (пп. 140.1.7 НК в редакции, действовавшей в 2011 году).

Таким образом, у предприятия, которому нужен перевод первичных документов, составленных на иностранном языке, есть разные варианты в зависимости от ситуации. Допустим, в штате предприятия:

• есть переводчик, знающий данный язык. Тогда можно отдать документы ему на перевод. Текст перевода штатный переводчик должен удостоверить своей подписью;
• нет переводчика, зато есть работник, знающий язык и владеющий навыками профессионального перевода, но в его должностные обязанности такая работа не входит. В этом случае с таким работником можно заключить гражданско-правовой договор на оказание услуг перевода документа с иностранного языка. В договоре стоит предусмотреть ответственность исполнителя за аутентичность перевода. Заверять данный перевод такой работник будет на основании заключенного с ним договора об оказании услуг;
• нет переводчика и нет сотрудника, который владеет навыками профессионального перевода. Тогда предприятие может обратиться за переводом к профессионалам, которые специально оказывают такие услуги (Бюро переводов), заключив с ними соответствующий договор.

По поводу наличия у переводчиков тех или иных документов, подтверждающих знание языка, в законодательстве тоже ничего не сказано. Однако если вы принимаете в штат работника на должность переводчика, то вы должны проверить у него документы, подтверждающие его образование (специальность, квалификацию) (ст. 24 КЗоТ). Наличие диплома об окончании профильного вуза или факультета и будет доказательством того, что человек владеет навыками профессионального перевода. Если вы заключаете с переводчиком гражданско-правовой договор, вы также можете проверить у него наличие такого диплома. Но в любом случае копию диплома к переводу прилагать не нужно, закон этого не требует.

Источник: "Баланс" № 44, который выходит из печати 08.11.2021.