Цілі статті:

• дати практичні рекомендації щодо оформлення віддаленого співробітника;
• розповісти, як оформити відрядження з місця постійної роботи до офісу підприємства.

Хто такий віддалений співробітник

У всьому світі люди прагнуть створити максимально комфортні умови для життя і роботи. Багато хто хоче мати вільний графік і не бути прив'язаним до робочого місця. Тому і вибирають віддалену роботу. Такий стан справ часто влаштовує і роботодавця, оскільки має свої плюси. Наприклад, це економія на оренді офісних приміщень тощо.

Проте за тенденціями сучасного суспільства не встигає законодавство. На сьогодні трудове законодавство не дає визначення поняттю «віддалена робота». Є поняття «надомна робота», яке є найбільш наближеною до суті віддаленої роботи. Робота надомників регулюється КЗпП і Положенням про умови праці надомників, затвердженим постановою Державного комітету СРСР із праці та соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 29.09.81 р. № 275/17-99 (далі – Положення № 275), яке діє в частині, що не суперечить Конституції та законам України.

Надомниками є особи, які уклали трудовий договір про виконання роботи вдома з матеріалів і з використанням інструментів та механізмів, які надаються роботодавцем. Надомники є штатними працівниками підприємства. При цьому працювати вдома можуть представники різних професій: редактори, перекладачі, коректори, програмісти та інші.

Надомні працівники користуються тими самими правами й обов'язками, що й інші працівники. Вони мають право на відпустку (щорічну, додаткову, без збереження заробітної плати), оплату лікарняного, дотримання гарантій при звільненні.

Далі в консультації говоритимемо про оформлення віддаленого співробітника з погляду чинного законодавства про надомників.

Приймаємо на роботу віддаленого співробітника

Процедура оформлення прийняття на роботу складається з декількох етапів.

Етап 1. Подання заяви про прийняття на роботу

Заяву потенційний працівник пише на ім’я керівника підприємства.

Важливий нюанс! У заяві необхідно зазначити, що робота здійснюватиметься поза офісом. Наприклад, зазначається адреса місця проживання віддаленого співробітника або інша адреса, де виконуватиметься робота.

Якщо такий працівник бажає працевлаштуватися тимчасово, тоді слід зазначити строк, на який він бажає укласти трудовий договір.

На замітку! Строковий трудовий договір укладається на будь-який строк, чинне трудове законодавство не містить із цього приводу будь-яких обмежень.

Окрім заяви віддалений працівник подає загальні документи для прийняття на роботу (ст. 24 КЗпП):

• паспорт (або інший документ, що посвідчує особу);
• трудову книжку (крім випадків оформлення на роботу за сумісництвом);
• інші документи, якщо це передбачено законодавством. Наприклад, документ про освіту (якщо для виконання роботи потрібні спеціальні знання); документ про стан здоров'я; довідку органу ДФС про присвоєння ідентифікаційного номера (облікова картка платника податків) (п. 63.6, 70.12 Податкового кодексу); документи військового обліку (їх подання прямо передбачене ст. 34 Закону від 25.03.92 р. № 2232-XII).

Етап 2. Укладення трудового договору і видання наказу

У цьому випадку роботодавець може укласти з віддаленим співробітником двосторонній договір під назвою «Трудовий договір» або обмежитися наказом про прийняття на роботу. Усе по порядку.

У трудовому договорі необхідно найповніше викласти як основні, так і додаткові умови, що визначають взаємні зобов'язання сторін. Крім того, у договорі рекомендуємо зазначити такі умови:

• місце роботи, тобто адреса працівника, за якою він виконуватиме свої трудові обов'язки;
• найменування виробів (робіт), які виготовлятиме (виконуватиме) працівник удома, норми виробітку;
• порядок і строки забезпечення працівника сировиною і матеріалами. Необхідно зазначити, що передача сировини і матеріалів оформлятиметься актами;
• види власних матеріалів, які може використовувати у своїй роботі такий співробітник. Порядок відшкодування йому витрат, пов'язаних із використанням власних інструментів і матеріалів (оплата їх зносу), та інших витрат (наприклад, плата за електроенергію, воду тощо);
• порядок безплатного надання обладнання, інструментів і пристосувань для роботи;
• порядок подання працівником звіту про виконану роботу;
• умови оплати праці. Зазвичай установлюється відрядна оплата праці;
• порядок і строки вивезення готової продукції.

Наказ можна скласти в довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів або оформити за типовою формою № П-1, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.08 р. № 489. У наказі про прийняття на роботу рекомендуємо застерегти основні права й обов'язки сторін, зазначити місце роботи, порядок і строки оплати тощо. З наказом працівника слід ознайомити під підпис.

Якщо укладатиметься строковий трудовий договір, тоді в наказі має бути зазначений строк його дії. Якщо в наказі не зазначити строк, то договір може бути визнаний укладеним на невизначений строк.

Будьте уважні! У наказі про прийняття на роботу найменування посади (професії), яку обійматиме працівник, має відповідати Класифікатору ДК 003:2010.

Етап 3. Повідомлення органу ДФС про прийнятого працівника

Порядок і форма повідомлення про прийнятого працівника затверджені постановою КМУ від 17.06.15 р. № 413 (далі – Постанова № 413). Повідомляти податковий орган потрібно про всіх прийнятих співробітників, у тому числі і про тих, хто працюватиме віддалено, перш ніж вони стануть до виконання своїх обов'язків.

Етап 4. Оформлення кадрових документів

На підставі наказу про прийняття на роботу виконуються такі дії:

• вноситься запис про прийняття на роботу до трудової книжки працівника. Якщо з працівником укладено строковий договір, то до трудової книжки працівника не вноситься інформація про те, що трудовий договір укладено на певний строк. Ця інформація відображається тільки в наказі роботодавця про прийняття на роботу (лист Мінпраці та соцполітики від 29.05.07 р. № 126/13/133-07);
• заповнюється особиста картка працівника за типовою формою № П-2, затвердженою спільним наказом Держкомстату та Міноборони від 25.12.09 р. № 495/656.

Відрядження до офісу

Визначення відрядження міститься тільки в Інструкції, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Як відомо, дія цього документа не поширюється на комерційні підприємства, але вони можуть використовувати його для розробки своїх внутрішніх документів.

Згідно з п. 1 розд. І Інструкції № 59 відрядження – це поїздка найманого працівника на певний строк до іншого населеного пункту за розпорядженням роботодавця, за рахунок коштів роботодавця, для виконання поза місцем постійної роботи службового доручення, пов'язаного з основною діяльністю роботодавця.

Місцем постійної роботи вважається той підрозділ підприємства (головний офіс, філія тощо), який зазначений як місце постійної роботи працівника у трудовому договорі (п. 2 розд. І Інструкції № 59).

З вищенаведеного можна зробити висновок, що службовим відрядженням уважатиметься поїздка працівника з «місця постійної роботи», яке розташоване в іншому населеному пункті, до офісу підприємства.

Якщо працівник трудиться вдома в іншому місті, то для того щоб його поїздки до офісу підприємства вважалися службовими відрядженнями, слід:

• у трудовому договорі або наказі про прийняття на роботу зазначити адресу працівника, за якою він виконуватиме роботу, як місце постійної роботи;
• у Положенні про відрядження прописати, що поїздки віддаленого співробітника з місця постійної роботи до офісу підприємства в іншій місцевості вважаються службовими відрядженнями.

Оформляється відрядження наказом керівника підприємства. При його складанні можна скористатися Інструкцією № 59. Згідно з абзацом другим п. 1 розд. ІІ Інструкції № 59 у наказі про відрядження слід зазначити: куди відряджається співробітник; мету і строк відрядження; суму добових витрат; інші умови залежно від ситуації (наприклад, вартість і категорії проїзних квитків).

Висновки

Порядок оформлення на роботу віддаленого співробітника такий самий, як і будь-якого іншого співробітника. Проте є нюанси. У трудовому договорі або в наказі про прийняття на роботу слід зазначити, що адреса, за якою трудитиметься такий співробітник, є місцем його постійної роботи. Надалі його поїздки з місця постійної роботи до офісу підприємства, який знаходиться в іншій місцевості, можна буде оформляти як службові відрядження.

Джерело: "Баланс" № 6-7, який виходить з друку 21.01.19 р.