Відомість на виплату готівки (далі – відомість) є також касовим документом (пп. 11 п. 3 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148 (далі – Положення № 148). Відомість оформляється при видачі готівки з каси підприємства (п. 26 Положення № 148) – як правило, у випадках, коли потрібно здійснити виплати відразу декільком особам.

На кожний структурний підрозділ і на кожний вид виплат також оформляється окрема відомість.

За якою формою складається відомість?

Касові документи можуть бути оформлені як у паперовому, так і в електронному вигляді. Електронна відомість повинна бути оформлена відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу.

Також слід пам'ятати, що (п. 32 Положення № 148):

• відомості заповнюються бухгалтером (відповідальною особою підприємства) будь-яким способом, який забезпечить надійну схоронність записів протягом часу, установленого для зберігання документів;
• заборонено видавати відомості на руки особам, які отримують готівку;
• виправляти помилки у відомості – не можна.

Порядок заповнення реквізитів відомості

Для наочності покажемо заповнення реквізитів відомості в таблиці.

Дії касира при отриманні відомості

Оформлена відомість передається на підпис головному бухгалтерові та керівникові підприємства, після чого передається касиру. При отриманні відомості касир зобов'язаний перевірити (п. 32 Положення № 148):

• наявність і дійсність дозвільного напису керівника підприємства (або уповноваженої особи);
• правильність оформлення документів, наявність усіх реквізитів;
• наявність перелічених у документах додатків.

Якщо хоча б одну із цих вимог не виконано, касир повертає документи для переоформлення (п. 34 Положення № 148).

Якщо відомість оформлено правильно, тоді на її підставі касир виплачує готівку.

Дії касира після закінчення строку виплат

Після закінчення встановленого строку виплат, пов'язаних з оплатою праці, касир зобов'язаний (п. 31 Положення № 148):

• у видатковій відомості проти прізвища осіб, яким не видано гроші, поставити відбиток штампа або зробити напис «Депоновано»;
• скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму та неотриману суму виплат, яка підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за відомістю та засвідчити напис своїм підписом. Якщо гроші видавалася не касиром, а іншою особою, то на відомості додатково робиться напис «Готівку за відомістю видав (підпис)»;
• зробити запис у касовій книзі відповідно до виписаного бухгалтерією видаткового касового ордера на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтер перевіряє записи, зроблені касирами у відомостях, і здійснює підрахунок виданих та депонованих сум. Депоновані суми підлягають здачі в банк – ця операція оформляється шляхом складання видаткового касового ордера.

Довіреність на отримання грошей: як оформити

Довіреність – це письмовий документ, який видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Довіреність на вчинення правочину представником може бути видана особою, яку представляють (довірителем), безпосередньо третій особі (ч. 3 ст. 244 Цивільного кодексу, далі – ЦК).

Ким повинна бути засвідчена довіреність на отримання зарплати?

Довіреність на отримання заробітної плати може бути засвідчена посадовою особою організації, у якій працює довіритель (ч. 4 ст. 245 ЦК). Тобто ЦК не вимагає в даному випадку нотаріального посвідчення довіреності.

Які реквізити повинна містити довіреність?

У тексті довіреності повинні бути, зокрема, зазначені:

• назва документа;
• місце та дата складання (підписання),
• П. І. Б. особи, яка видала довіреність, та особи, якій видано довіреність, а такж дані документів, якими посвідчується їх особа;
• строк дії довіреності. На замітку: якщо в довіреності не зазначено строк дії, вона вважається безстроковою та діє до припинення її дії (ч. 1 ст. 247 ЦК);
• опис дій, на здійснення яких видано довіреність;
• підпис довірителя;
• підпис особи, яка засвідчила довіреність.

Розглянемо заповнення відомості та інших документів на виплату зарплати на прикладі.

Приклад

Касиром підприємства 20.06.19 р. була отримана в банку за чеком готівка на виплату заробітної плати за першу половину червня в сумі 60 000 грн. Для оприбуткування готівки був оформлений прибутковий касовий ордер (приклад оформлення – див. «Оформлення прибуткових і видаткових касових ордерів»).

Сума зарплати, яка була фактично виплачена 21.06.19 р., становить 50 900 грн., тому що дизайнер підприємства Зайка О. І. не змогла 21.06.19 р. отримати зарплату через відрядження. Сума депонованої зарплати – 9 100 грн.

Також зарплату за працівницю Христич С. В. отримала її мати Васильєва С. С. на підставі довіреності, оскільки сама працівниця з поважної причини отримати свою зарплату не змогла.

На суми фактично виданої та депонованої зарплати бухгалтером підприємства були оформлені видаткові касові ордери 21.06.19 р., і цього ж дня сума депонованої зарплати була здана до банку.

На підставі даних прикладу заповнимо відомість (див. фрагмент 1), видаткові касові ордери (див. фрагменти 2 і 3), реєстр депонованої заробітної плати (див. фрагмент 4), довіреність на отримання зарплати (див. фрагмент 5).

Джерело: "Баланс" № 51, який виходить з друку 01.07.19 р.