Ведомость на выплату наличных (далее – ведомость) является также кассовым документом (пп. 11 п. 3 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148)). Ведомость оформляется при выдаче наличных денег из кассы предприятия (п. 26 Положения № 148) – как правило, в случаях, когда нужно осуществить выплаты сразу нескольким лицам.

На каждое структурное подразделение и на каждый вид выплат также оформляется отдельная ведомость.

По какой форме составляется ведомость?

Кассовые документы могут быть оформлены как в бумажном, так и в электронном виде. Электронная ведомость должна быть оформлена в соответствии с требованиями законодательства в сфере электронного документооборота.

Также следует помнить, что (п. 32 Положения № 148):

• ведомости заполняются бухгалтером (ответственным лицом предприятия) любым способом, который обеспечит надежную сохранность записей на протяжении времени, установленного для хранения документов;
• запрещено выдавать ведомости на руки лицам, которые получают наличные;
• исправлять ошибки в ведомости – нельзя.

Порядок заполнения реквизитов ведомости

Для наглядности покажем заполнение реквизитов ведомости в таблице.

Действия кассира при получении ведомости

Оформленная ведомость передается на подпись главному бухгалтеру и руководителю предприятия, после чего передается кассиру. При получении ведомости кассир обязан проверить (п. 32 Положения № 148):

• наличие и подлинность разрешительной надписи руководителя предприятия (или уполномоченного лица);
• правильность оформления документов, наличие всех реквизитов;
• наличие перечисленных в документах приложений.

Если хотя бы одно из этих требований не выполнено, кассир возвращает документы для переоформления (п. 34 Положения № 148).

Если ведомость оформлена правильно, тогда на ее основании кассир выплачивает наличные.

Действия кассира после истечения срока выплат

После истечения установленного срока выплат, связанных с оплатой труда, кассир обязан (п. 31 Положения № 148):

• в расходной ведомости против фамилии лиц, которым не выданы деньги, поставить оттиск штампа или сделать надпись «Депоновано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце ведомости отметить фактически выплаченную сумму и неполученную сумму выплат, которая подлежит депонированию, сверить эти суммы с общим итогом по ведомости и засвидетельствовать надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Наличные по ведомости выдал (подпись)»;
• сделать запись в кассовой книге согласно выписанному бухгалтерией расходному кассовому ордеру на фактически выданную сумму по ведомости.

Бухгалтер проверяет записи, сделанные кассирами в ведомостях, и осуществляет подсчет выданных и депонированных сумм. Депонированные суммы подлежат сдаче в банк – эта операция оформляется путем составления расходного кассового ордера.

Доверенность на получение денег: как оформить

Доверенность – это письменный документ, выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьими лицами. Доверенность на совершение сделки представителем может быть выдана лицом, которое представляют (доверителем), непосредственно третьему лицу (ч. 3 ст. 244 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Кем должна быть заверена доверенность на получение зарплаты?

Доверенность на получение заработной платы может быть удостоверена должностным лицом организации, в которой работает доверитель (ч. 4 ст. 245 ГК). То есть ГК не требует в данном случае нотариального удостоверения доверенности.

Какие реквизиты должна содержать доверенность?

В тексте доверенности должно быть, в частности, указано:

• название документа;
• место и дата составления (подписания),
• Ф. И. О. лица, выдавшего доверенность, и лица, которому выдана доверенность, а также данные документов, которыми удостоверяется их личность;
• срок действия доверенности. На заметку: если в доверенности не указан срок действия, она считается бессрочной и действует до прекращения ее действия (ч. 1 ст. 247 ГК);
• описание действий, на осуществление которых выдана доверенность;
• подпись доверителя;
• подпись лица, заверившего доверенность.

Рассмотрим заполнение ведомости и других документов на выплату зарплаты на примере.

Пример

Кассиром предприятия 20.06.19 г. были получены в банке по чеку наличные на выплату заработной платы за первую половину июня в сумме 60 000 грн. Для оприходования наличных был оформлен приходный кассовый ордер (пример оформления – см. «Оформление приходных и расходных кассовых ордеров»).

Сумма зарплаты, которая была фактически выплачена 21.06.19 г., составила 50 900 грн., так как дизайнер предприятия Зайка Е. И. не смогла 21.06.19 г. получить зарплату из-за командировки. Сумма депонированной зарплаты – 9 100 грн.

Также зарплату за работницу Христич С. В. получила ее мать Васильева С. С. на основании доверенности, так как сама работница по уважительной причине получить свою зарплату не смогла.

На суммы фактически выданной и депонированной зарплаты бухгалтером предприятия были оформлены расходные кассовые ордера 21.06.19 г., и в этот же день сумма депонированной зарплаты была сдана в банк.

На основании данных примера заполним ведомость (см. фрагмент 1), расходные кассовые ордера (см. фрагменты 2 и 3), реестр депонированной заработной платы (см. фрагмент 4), доверенность на получение зарплаты (см. фрагмент 5).

  Источник: "Баланс" № 51, который выходит из печати 01.07.19 г.