Наше підприємство відвантажує товари покупцям. Виникло запитання: чи зобов'язаний покупець оформляти довіреність на своїх представників?

Довіреність для підтвердження повноважень представника покупця не є обов'язковим документом – за умови, що її наявність не передбачена договором з покупцем.

Яким документом зараз можна підтвердити повноваження представника?

У цьому випадку ми говоримо про представника, який на користь покупця (підприємства або підприємця) отримує за договором основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові або цінні документи та інші ТМЦ. Такі повноваження підтверджуються, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юрособи тощо (п. 2.5 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, далі – Положення № 88).

Яким саме документом підтверджуватимуться повноваження представника у разі отримання ТМЦ, покупець вирішує самостійно або за домовленістю зі своїм контрагентом.

Оформити повноваження представника покупця зараз можна таким чином:

• видати довіреність (разову або на якийсь період). Довіреність – це письмовий документ, виданий для представлення інтересів особи перед третіми особами (ч. 3 ст. 244 ЦК). На сьогодні типова форма довіреності законом не встановлена, проте при складанні довіреності слід дотримуватися основних вимог, закріплених у ст. 245–247 ЦК;
• зазначити в договорі з постачальником, що отримувати ТМЦ від імені покупця уповноважені такі-то особи (список додається). Тобто список таких осіб із зазначенням їх посад і паспортних даних можна оформити окремим додатком до договору.

Другий варіант на практиці менш зручний, оскільки при передачі ТМЦ у працівника постачальника не завжди може бути під рукою примірник договору із цим списком. Крім того, уповноважені покупцем особи можуть мінятися, особливо якщо договір з постачальником – довгостроковий. У такому разі у нього постійно доведеться вносити зміни.

Але в будь-якому випадку підприємство має право вирішити самостійно (або узгоджувати з постачальником), який варіант оформлення краще вибрати.

Чим ризикує підприємство, видаючи ТМЦ представникові, що не має довіреності?

Штрафних санкцій за видачу товару представникові, який не подав довіреність, законодавством не передбачено. Довіреність не є первинним документом у розумінні п. 1 ст. 9 Закону № 996 та п. 2.1 Положення № 88 і не фіксує факт здійснення господарських операцій. Тому відсутність довіреності не може свідчити про нереальність операції (див., наприклад, ухвалу Донецького апеляційного адміністративного суду від 17.01.17 р., ЄДРСР, реєстр. № 64096694). Крім того, відсутність довіреності не може бути підставою для визнання договору недійсним.

Проте завжди є ризик стати жертвою шахраїв. Припустимо, постачальник передасть товар представникові, який не мав повноважень на його отримання. Така передача може обернутися для постачальника фінансовими збитками у розмірі вартості товару, який потрапив до рук ніким не уповноваженого «представника».

Тому ми радимо завжди вимагати від отримувача ТМЦ документ, який підтверджує його повноваження (довіреність, договір або інший документ).

Джерело: "Баланс" № 68-69, який вийшов з друку 27.08.18 р.