Наше предприятие отгружает товары покупателям. Возник вопрос: обязан ли покупатель оформлять доверенность на своих представителей?

Доверенность для подтверждения полномочий представителя покупателя не является обязательным документом – при условии, что ее наличие не предусмотрено договором с покупателем.

Каким документом сейчас можно подтвердить полномочия представителя?

В данном случае мы говорим о представителе, который в интересах покупателя (предприятия либо предпринимателя) получает по договору основные средства, запасы, нематериальные активы, денежные или ценные документы и другие ТМЦ. Такие полномочия подтверждаются, в частности, письменным договором, доверенностью, актом органа юрлица и т. д. (п. 2.5 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, далее – Положение № 88).

Каким именно документом будут подтверждаться полномочия представителя в случае получения ТМЦ, покупатель решает самостоятельно или по договоренности со своим контрагентом.

Оформить полномочия представителя покупателя сейчас можно следующим образом:

• выдать доверенность (разовую или на какой-то период). Доверенность – это письменный документ, выданный для представления интересов лица перед третьими лицами (ч. 3 ст. 244 ГК). На сегодня типовая форма доверенности законом не установлена, однако при составлении доверенности следует соблюдать основные требования, закрепленные в ст. 245–247 ГК;
• указать в договоре с поставщиком, что получать ТМЦ от имени покупателя уполномочены такие-то лица (список прилагается). То есть список таких лиц с указанием их должностей и паспортных данных можно оформить отдельным приложением к договору.

Второй вариант на практике менее удобен, так как при передаче ТМЦ у работника поставщика не всегда может быть под рукой экземпляр договора с этим списком. Кроме того, уполномоченные покупателемлица могут меняться, особенно если договор с поставщиком – долгосрочный. В таком случае в него постоянно придется вносить изменения.

Но в любом случае предприятие вправе решить самостоятельно (либо согласовать с поставщиком), какой вариант оформления лучше выбрать.

Чем рискует предприятие, выдавая ТМЦ представителю, не имеющему доверенность?

Штрафных санкций за выдачу товара представителю, который не представил доверенность, законодательством не предусмотрено. Доверенность не является первичным документом в понимании п. 1 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.1 Положения № 88 и не фиксирует факт совершения хозяйственных операций. Поэтому отсутствие доверенности не может свидетельствовать о нереальности операции (см. например, определение Донецкого апелляционного административного суда от 17.01.17 г., ЕГРСР, рег. № 64096694). Кроме того, отсутствие доверенности не может быть основанием для признания договора недействительным.

Однако всегда есть риск стать жертвой мошенников. Допустим, поставщик передаст товар представителю, который не имел полномочий на его получение. Такая передача может обернуться для поставщика финансовыми убытками в размере стоимости товара, который попал в руки никем не уполномоченного «представителя».

Поэтому мы советуем всегда требовать от получателя ТМЦ документ, который подтверждает его полномочия (доверенность, договор или иной документ).

Источник: "Баланс" № 68-69, который вышел из печати 27.08.18 г.