Ситуація. На підприємство надійшов запит від податкової з проханням подати документи за операціями з контрагентом, зокрема документи на постачання товару в період із травня по листопад 2017 року (договір постачання, специфікації, акти приймання-передачі товару).

Запитання. Чи правомірний такий запит? Адже строк зберігання запитаних документів минув. Як підприємству слід відповісти податківцям у такій ситуації?

Коротка відповідь. Підприємство має право не подавати до податкової документи, строк зберігання яких дійсно закінчився. Проте є ряд нюансів, про які варто знати. І ми вам розповімо про них у цій консультації.

Коли запит від податківців є правомірним?

Давайте уточнимо, яку інформацію можуть запитати податківці в принципі. У пп. 20.1.2 Податкового кодексу (далі – ПК) сказано, що податкові органи мають право в порядку і на підставах, визначених законом, отримувати безплатно від платників податків довідки, копії документів, засвідчені підписом платника або його посадової особи і скріплені печаткою (за наявності):

• про фінансово-господарську діяльність, отримані доходи, витрати платників податків та іншу інформацію, пов’язану з обчисленням і сплатою податків, зборів, платежів;
• про дотримання вимог законодавства, конт­роль за виконання якого покладено на податкові органи, а також фінансову і статистичну звітність.

Перелік підстав, за наявності яких податківці мають право звертатися до платників податків із письмовими запитами про надання зазначеної інформації, наведено у ст. 73 ПК. Наприклад, такою підставою є проведення зустрічного звіряння (пп. 73.3.5 ПК). Також у ст. 73 ПК викладено порядок направлення податковим органом таких запитів.

Крім того, ці правовідносини регламентуються Порядком періодичного надання інформації органам державної податкової служби й отримання інформації зазначеними органами за письмовим запитом, затвердженим постановою КМУ від 27.12.10 р. № 1245 (далі – Порядок № 1245). Перелік підстав для направлення податкового запиту наведено у п. 12 цього Порядку.

Чи існує вичерпний перелік інформації, яку податковий орган має право запитати у платника податків?

Ні, такий перелік законом не встановлено. Проте запитувана інформація повинна бути пов’язана з фінансово-господарською діяльністю платника податків і порушувати питання податкового, валютного законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податкові органи. При цьому в запиті має бути конкретизовано, яка саме інформація і який вид документів цікавить податкову (наведений вичерпний перелік запитуваних документів).

Як має бути оформлений запит?

Вимоги до оформлення запиту наведено в п. 73.3 ПК. Переконайтеся, що в запиті:

• стоїть підпис керівника (його заступника або уповноваженої особи) податкового органу;
• названі підстави для направлення запиту (з посиланнями на норми законодавства);
• наведено перелік запитуваної інформації, і перелік документів, які необхідно подати;
• є відбиток печатки податкового органу.

Зверніть увагу! Якщо запит складено з порушенням вимог, установлених п. 73.3 ПК, платник податків звільняється від обов’язку відповідати на нього (п. 73.3 ПК, п. 16 Порядку № 1245).

У які строки потрібно відповісти на запит?

Після отримання запиту платник податків зо­бов’язаний подати запитану інформацію і документи:

• у загальному випадку – протягом 15 робочих днів;
• у разі проведення зустрічного звіряння – протягом 10 робочих днів в електронному або паперовому вигляді за вибором платника податків (п. 73.3 ПК).

Зазначений строк відлічується з дня, що настає за днем отримання запиту.

Що буде, коли підприємство не відповість на запит, у якому запитані документи зі строком зберігання, що минув?

Навіть якщо строк зберігання запитаних документів минув, не радимо залишати такий запит без відповіді. Адже в разі ігнорування запиту до вас можуть прийти з позаплановою перевіркою на підставі пп. 78.1.1 ПК.

Тому в цьому випадку слід перш за все переконатися, що підприємство правомірно не повинне зберігати ці запитувані документи (докладніше про строки зберігання див. нижче). А потім підготувати відповідь податковому органу, у якому вказати на цю обставину.

Скільки часу потрібно зберігати документи?

Згідно з п. 44.3 ПК первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, повинні зберігатися на підприємстві не менше 1 095 днів із дня подання податкової звітності, а якщо звітність не подавалася, тоді з останнього дня строку для її подання, передбаченого ПК, але не менше 1 095 днів із дня здійснення відповідної господарської операції (для дозвільних документів – не менше 1 095 днів із дня закінчення строку їх дії).

Додаткові вимоги до зберігання первинних документів передбачено Переліком типових документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів і органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік № 578).

Зверніть увагу! У примітці до ст. 336 Переліку № 578 зазначено, що термін зберігання первинних бухгалтерських документів становить 3 роки. І вони можуть бути знищені після закінчення 3 років за умови, що податкові органи завершили їх перевірку. Аналогічна думка висловлена Державною архівною службою в листі від 03.07.13 р. № 01.2/2629.

З якого моменту слід обчислювати строк зберігання документа?

Строк зберігання документів обчислюється з 1 січня року, що настає за роком завершення справи діловодством. Наприклад, якщо підприємство підшило у справу (теку) документи за 2017 рік (датовані з 1 січня по 31 грудня), то роком завершення справи діловодством буде 2017-й. А строк зберігання такої справи починає обчислюватися з 1 січня 2018 року. І знищити такі документи можна починаючи з 1 січня 2021 року – за умови, що такі документи вже були предметом податкової перевірки!

Як бачите, знищувати первинні документи, датовані 2017 роком, не можна доти, доки не буде проведена перевірка за зазначений період. Якщо на вашому підприємстві такої перевірки ще не було, ці документи повинні бути в наявності. І за запитом податкової ви зобов’язані їх подати. А якщо за 2017 рік податкова перевірка вже відбулася, тоді ці документи ви могли на законних підставах знищити на початку січня 2021 року.

Хочемо попередити! Незаконне знищення документів може обернутися для підприємства несприятливими наслідками.

Що може бути, якщо не буде первинних документів, які запитує податкова?

Найшкідливішим наслідком може бути штраф у розмірі 1 020 грн на підставі п. 121.1 ПК (за незабезпечення зберігання первинних документів облікових та інших регістрів, бухгалтерської і статистичної звітності, інших документів із питань обчислення і сплати податків та зборів).

Серйозний наслідок – донарахування податкових зобов’язань. Також податкові органи можуть ініціювати порушення кримінальної справи за ст. 357 Кримінального кодексу – за умисне знищення або приховування документів на підприємстві, якщо така дія вчинена в корисливих цілях.

Крім того, неправомірно знищені документи необхідно буде відновити протягом 90 календарних днів після виявлення факту їх знищення (п. 44.5 ПК). Для відновлення документів доведеться побігати і попітніти, а саме:

• звернутися до податкового органу, органів статистики тощо для отримання копій звітності, поданої туди за попередні періоди;
• звернутися до обслуговуючих банків із проханням видати дублікати виписок за поточними рахунками підприємства;
• направити контрагентам письмові запити з проханням оформити дублікати видаткових і прибуткових накладних, актів виконаних робіт (наданих послуг);
• якщо втрачені документи, видані державними органами, – звернутися до цих органів із відповідними заявами про видачу дублікатів.

Як відповісти на запит?

Типової форми для відповіді не передбачено, тому відповідати слід у довільній формі. При цьому ваша відповідь повинна містити (п. 15 Порядку № 1245):

• номер і дату запиту податкового органу, на який ви відповідаєте;
• запитувану інформацію. Якщо в запиті була вимога подати певний перелік документів, до відповіді слід додати копії цих документів.

Зразок відповіді на запит податкової ми наводимо в кінці консультації.

Що робити, якщо підприємство знищило документи, які запитувалися податковим органом, у зв’язку з тим, що минув строк їх зберігання і за ними була проведена податкова перевірка?

У такому разі рекомендуємо додати до відповіді акт про вилучення і знищення документів і дати на нього посилання у своїй відповіді.

Відповідь на запит ви можете відправити листом із повідомленням про вручення або особисто віднести до податкової. У другому випадку прослідкуйте, щоб на копії відповіді проставили позначку про його отримання податковим органом.

Висновки

Отримавши письмовий запит від податкового органу, перш за все перевірте правильність його оформлення та обґрунтованість направлення. І не залишайте запит без відповіді, це не на користь платника податків. Загальний строк зберігання первинних документів становить не менше 1 095 днів – за умови, що податковим органом була проведена перевірка за цими документами. Незаконне знищення первинних документів може потягти за собою ряд неприємних наслідків для суб’єкта господарювання – від фінансових санкцій і донарахування податкових зобов’язань до притягнення до кримінальної відповідальності (за наявності в діях СГ складу злочину).

ЗРАЗОК <...> Відповідь на запит від 11.01.21 р. № 21/254 Криворізька південна державна податкова інспекція Головного управління ДПС у Дніпропетровській області звернулася до Товариства з обмеженою відповідальністю «Сатурн» (далі – ТОВ «Сатурн») із письмовим запитом про подання інформації та належним чином завірених первинних документів у зв’язку з проведенням зустрічної звірки. ТОВ «Сатурн» у відповідь на цей запит повідомляє, що змушено відмовити у задоволенні вимог, зазначених в запиті. Причина відмови полягає у тому, що запитувані фінансово-господарські документи (договір поставки товару, специфікації, акти приймання-передачі товару), які складалися під час відносин з контрагентом – товариством з обмеженою відповідальністю «Марс» за період з травня по листопад 2017 року, у ТОВ «Сатурн» відсутні, оскільки установлений законодавством строк їх зберігання закінчився 01.01.21 р. і планова перевірка діяльності ТОВ «Сатурн» за 2017 рік була завершена 18.07.18 р. На підставі п. 44.3 Податкового кодексу і ст. 336 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578, після спливу 3 років із дня завершення перевірки (цей строк сплинув 01.01.21 р.) документи були знищені на підставі Акта про вилучення і знищення документів від 02.01.21 р. № 1. Тому зараз ми не маємо можливості надати вам копії цих документів. Додаток: належним чином завірений Акт про вилучення і знищення документів від 02.01.21 р. № 1. Директор ТОВ «Сатурн»             (підпис)            О. В. Даниленко

Джерело: "Баланс" № 4, який виходить з друку 25.01.21 р.