Ситуация. На предприятие поступил запрос от налоговой с просьбой представить документы по операциям с контрагентом, в частности документы на поставку товара в период с мая по ноябрь 2017 года (договор поставки, спецификации, акты приемки-передачи товара).

Вопрос. Правомерен ли такой запрос? Ведь срок хранения запрошенных документов истек. Как предприятию следует ответить налоговикам в такой ситуации?

Краткий ответ. Предприятие вправе не подавать в налоговую документы, срок хранения которых действительно истек. Однако есть ряд нюансов, о которых стоит знать. И мы вам расскажем о них в данной консультации.

Когда запрос от налоговиков является правомерным?

Давайте уточним, какую информацию могут запросить налоговики в принципе. В пп. 20.1.2 Налогового кодекса (далее – НК) сказано, что налоговые органы имеют право в порядке и на основаниях, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии):

• о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей;
• о соблюдении требований законодательства, контроль за исполнением которого возложен на налоговые органы, а также финансовую и статистическую отчетность.

Перечень оснований, при наличии которых налоговики вправе обращаться к налогоплательщикам с письменными запросами о предоставлении указанной информации, приведен в ст. 73 НК. Например, таким основанием является проведение встречной сверки (пп. 73.3.5 НК). Также в ст. 73 НК изложен порядок направления налоговым органом таких запросов.

Кроме того, эти правоотношения регламентируются Порядком периодического представления информации органам государственной налоговой службы и получения информации указанными органами по письменному запросу, утвержденным постановлением КМУ от 27.12.10 г. № 1245 (далее – Порядок № 1245). Перечень оснований для направления налогового запроса приведен в п. 12 этого Порядка.

Существует ли исчерпывающий перечень информации, которую налоговый орган вправе запросить у налогоплательщика?

Нет, такой перечень законом не установлен. Однако запрашиваемая информация должна быть связана с финансово-хозяйственной деятельностью налогоплательщика и затрагивать вопросы налогового, валютного законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на налоговые органы. При этом в запросе должно быть конкретизировано, какая именно информация и какой вид документов интересует налоговую (приведен исчерпывающий перечень запрашиваемых документов).

Как должен быть оформлен запрос?

Требования к оформлению запроса приведены в п. 73.3 НК. Убедитесь, что в запросе:

• стоит подпись руководителя (его заместителя или уполномоченного лица) налогового органа;
• названы основания для направления запроса (со ссылками на нормы законодательства);
• приведены перечень запрашиваемой информации и перечень документов, которые необходимо представить;
• имеется оттиск печати налогового органа.

Обратите внимание! Если запрос составлен с нарушением требований, установленных п. 73.3 НК, налогоплательщик освобождается от обязанности отвечать на него (п. 73.3 НК, п. 16 Порядка № 1245).

В какие сроки нужно ответить на запрос?

После получения запроса налогоплательщик обязан подать запрошенную информацию и документы:

• в общем случае – в течение 15 рабочих дней;
• в случае проведения встречной сверки – в течение 10 рабочих дней в электронном или бумажном виде по выбору налогоплательщика (п. 73.3 НК).

Указанный срок отсчитывается со дня, следующего за днем получения запроса.

Что произойдет, если предприятие не ответит на запрос, в котором запрошены документы с истекшим сроком хранения?

Даже если срок хранения запрошенных документов истек, не советуем оставлять такой запрос без ответа. Ведь в случае игнорирования запроса к вам могут прийти с внеплановой проверкой на основании пп. 78.1.1 НК.

Поэтому в данном случае следует прежде всего убедиться, что предприятие правомерно не должно хранить эти запрашиваемые документы (подробнее о сроках хранения см. ниже). А затем подготовить ответ налоговому органу, в котором указать на данное обстоятельство.

Сколько времени нужно хранить документы?

Согласно п. 44.3 НК, первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовой отчетности и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, должны храниться на предприятии не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, а если отчетность не подавалась, тогда с последнего дня срока для ее подачи, предусмотренного НК, но не менее 1 095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для разрешительных документов – не менее 1 095 дней со дня окончания срока их действия).

Дополнительные требования к хранению первичных документов предусмотрены Перечнем типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденного приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Обратите внимание! В примечании к ст. 336 Перечня № 578 указано, что срок хранения первичных бухгалтерских документов составляет 3 года. И они могут быть уничтожены по истечении 3 лет при условии, что налоговые органы завершили их проверку. Аналогичное мнение высказано Государственной архивной службой в письме от 03.07.13 г. № 01.2/2629.

С какого момента следует исчислять срок хранения документа?

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством. Например, если предприятие подшило в дело (папку) документы за 2017 год (датированные с 1 января по 31 декабря), то годом завершения дела делопроизводством будет 2017-й. А срок хранения такого дела начинает исчисляться с 1 января 2018 года. И уничтожить такие документы можно начиная с 1 января 2021 года – при условии, что такие документы уже были предметом налоговой проверки!

Как видите, уничтожать первичные документы, датированные 2017 годом, нельзя до тех пор, пока не будет проведена проверка за указанный период. Если на вашем предприятии такой проверки еще не было, эти документы должны быть в наличии. И по запросу налоговой вы обязаны их представить. А если за 2017 год налоговая проверка уже состоялась, тогда эти документы вы могли на законных основаниях уничтожить в начале января 2021 года.

Хотим предупредить! Незаконное уничтожение документов может обернуться для предприятия неблагоприятными последствиями.

Что может произойти, если не будет первичных документов, которые запрашивает налоговая?

Самым безобидным последствием может быть штраф в размере 1 020 грн на основании п. 121.1 НК (за необеспечение хранения первичных документов учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других доку­мен­тов по во­про­сам исчисления и уплаты налогов и сборов).

Серьезное последствие – доначисление налоговых обязательств. Также налоговые органы могут инициировать возбуждение уголовного дела по ст. 357 Уголовного кодекса – за умышленное уничтожение либо сокрытие документов на предприятии, если такое действие совершено в корыстных целях.

Кроме того, неправомерно уничтоженные документы необходимо будет восстановить в течение 90 календарных дней после выявления факта их уничтожения (п. 44.5 НК). Для восстановления документов придется побегать и попотеть, а именно:

• обратиться в налоговый орган, органы статистики и т. д. для получения копий отчетности, поданной туда за предыдущие периоды;
• обратиться в обслуживающие банки с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам предприятия;
• направить контрагентам письменные запросы с просьбой оформить дубликаты расходных и приходных накладных, актов выполненных работ (оказанных услуг);
• если утрачены документы, выданные государственными органами, – обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче дубликатов.

Как ответить на запрос?

Типовой формы для ответа не предусмотрено, поэтому отвечать следует в произвольной форме. При этом ваш ответ должен содержать (п. 15 Порядка № 1245):

• номер и дату запроса налогового органа, на который вы отвечаете;
• информацию, которая запрашивалась. Если в запросе было требование представить определенный перечень документов, к ответу следует приложить копии этих документов.

Образец ответа на запрос налоговой мы приводим в конце консультации.

Как поступить, если предприятие уничтожило документы, запрашиваемые налоговым органом, в связи с тем, что истек срок их хранения и по ним была проведена налоговая проверка?

В таком случае рекомендуем приложить к ответу акт об изъятии и уничтожении документов и дать на него ссылку в своем ответе.

Ответ на запрос вы можете отправить письмом с уведомлением о вручении или лично отнести в налоговую. Во втором случае проследите, чтобы на копии ответа проставили отметку о его получении налоговым органом.

Выводы

Получив письменный запрос от налогового органа, прежде всего проверьте правильность его оформления и обоснованность направления. И не оставляйте запрос без ответа, это не в интересах налогоплательщика. Общий срок хранения первичных документов составляет не менее 1 095 дней – при условии, что налоговым органом была проведена проверка по этим документам. Незаконное уничтожение первичных документов может повлечь за собой ряд неприятных последствий для субъекта хозяйствования – от финансовых санкций и доначисления налоговых обязательств до привлечения к уголовной ответственности (при наличии в действиях СХ состава преступления).

ОБРАЗЕЦ <...> Відповідь на запит від 11.01.21 р. № 21/254 Криворізька південна державна податкова інспекція Головного управління ДПС у Дніпропетровській області звернулася до Товариства з обмеженою відповідальністю «Сатурн» (далі – ТОВ «Сатурн») із письмовим запитом про подання інформації та належним чином завірених первинних документів у зв’язку з проведенням зустрічної звірки. ТОВ «Сатурн» у відповідь на цей запит повідомляє, що змушено відмовити у задоволенні вимог, зазначених в запиті. Причина відмови полягає у тому, що запитувані фінансово-господарські документи (договір поставки товару, специфікації, акти приймання-передачі товару), які складалися під час відносин з контрагентом – товариством з обмеженою відповідальністю «Марс» за період з травня по листопад 2017 року, у ТОВ «Сатурн» відсутні, оскільки установлений законодавством строк їх зберігання закінчився 01.01.21 р. і планова перевірка діяльності ТОВ «Сатурн» за 2017 рік була завершена 18.07.18 р. На підставі п. 44.3 Податкового кодексу і ст. 336 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.12 р. № 578, після спливу 3 років з дня завершення перевірки (цей строк сплинув 01.01.21 р.) документи були знищені на підставі Акта про вилучення і знищення документів від 02.01.21 р. № 1. Тому зараз ми не маємо можливості надати вам копії цих документів. Додаток: належним чином завірений Акт про вилучення і знищення документів від 02.01.21 р. № 1. Директор ТОВ «Сатурн»              (підпис)             О. В. Даниленко

Источник: "Баланс" № 4, который выходит из печати 25.01.21 г.