Ситуація: у зв’язку з тривалим використанням на печатці установи пошкоджено код ЄДРПОУ (три цифри відбиваються частково, а дві взагалі не друкуються). Тому було прийнято рішення про виготовлення нової печатки. Але із чого почати та як правильно все зробити?

Перший крок

Почати слід із наказу по установі, де буде вказана причина, за якою наявна печатка не може використовуватися у роботі надалі, вказівка про виготовлення нової і, найголовніше, призначення відповідальної особи, яка буде всім цим займатися.

На сьогодні не існує окремої законодавчої норми, яка регулює питання обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів для всіх установ. Тому необхідно запросити у головного розпорядника інформацію щодо прийняття окремого документа на місцевому рівні чи в міністерстві, якому підпорядкована установа.

Якщо такого документа немає або його тільки-но планується розробити, керівник установи має право підготувати та затвердити власний Порядок обліку, зберігання, використання та знищення печаток і штампів в установі, організації чи на підприємстві.

За основу можна взяти зразок із додатка до консультації. Зразок можете скачати за посиланням.

Цей зразок також можуть застосовувати органи місцевого самоврядування, об’єднані територіальні громади.

Замовлення печатки

Печатка – це спеціальне кліше у формі кола, призначене для отримання відбитків на папері, з опуклим дзеркальним відображенням тексту, малюнка та інших позначок. Вона підтверджує достовірність документа та підпису посадової особи з метою надання документу юридичної сили.

Для виготовлення печатки або штампу слід звернутися до спеціалізованого підприємства (штемпельно-граверної майстерні), яке займається виготовленням відповідної продукції та має ліцензію на провадження цього виду діяльності.

Для здійснення замовлення треба уважно перевірити макет майбутньої печатки, щоб у реквізити не закралася помилка.

Також необхідно врахувати певні вимоги чинного законодавства до виготовлення печаток, а саме:

• печатка з найменуванням та ідентифікаційним кодом може бути в будь-якої юридичної особи відповідно до п. 4 ст. 62 Господарського кодексу, але у бюджетної установи, яку установа вищого рівня наділила певними повноваженнями, така печатка має бути обов’язково;
• зображення Державного герба України можна розміщувати лише на печатках органів державної влади і державного управління згідно з вимогами постанови ВРУ від 19.02.92 р. № 2137-ХІ «Про Державний герб України».

Планування видатків

Звичайно, передбачити час фізичного зношення чи пошкодження печатки або штампа важко, тому, маючи затверджений кошторис на відповідний період, можна лише перерозподілити планові видатки.

Відповідно до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333 (далі – Інструкція № 333):

• видатки на виготовлення печаток та штампів проводяться за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар», за яким, зокрема, здійснюється придбання та виготовлення бланків дипломів, свідоцтв, посвідчень, грамот, класних журналів, бухгалтерських, статистичних та інших бланків; рекламних буклетів, візитних карток, запрошень, мап, схем, макетів, плакатів, медалей, нагрудних знаків, печаток і штампів, стендів тощо (пп. 2 пп. 2.2.1);
• видатки на ремонт зламаної печатки, у разі ймовірності відновлення її повноцінного функціонування, проводяться за КЕКВ 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» (пп. 8 пп. 2.2.4).

Якщо планується зміна ескізу печатки або цього вимагають ваші установчі документи, до яких було внесено відповідні зміни, чи отримано рішення головного розпорядника, то видатки на оплату послуг із розроблення ескізів (емблем, відомчих відзнак тощо) здійснюються за КЕКВ 2240 (пп. 1 пп. 2.2.4 Інструкції № 333).

Оприбуткування

Відповідно до класифікації основних засобів (далі – ОЗ), наведеної в абзаці п’ятому пп. 1.2 п. 1 розд. ІІ Методичних рекомендації з бухгалтерського обліку основних засобів суб’єктів державного сектору, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11 (далі – Методрекомендації № 11), печатки (штампи) відносяться до малоцінних необоротних матеріальних активів (далі – МНМА), оскільки строк їх використання становить понад рік, а вартість за одиницю менша за 6 000 грн.

Отже, згідно з Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203, та Порядком його застосування, затвердженим наказом Мінфіну від 29.12.15 р. № 1219, придбані печатки та штампи оприбутковуються на субрахунок 1113 «Малоцінні необоротні матеріальні активи», на якому ведеться облік необоротних матеріальних активів, строк експлуатації яких перевищує один рік, але які за вартісними ознаками не включено до ОЗ.

Слід пам’ятати: амортизація необоротних матеріальних активів, зазначених у пп. 1.2 розд. ІІ Методрекомендацій № 11 (крім необоротних матеріальних активів спецпризначення та інших необоротних матеріальних активів, створених унаслідок поліпшення об’єкта операційної оренди), нараховується в першому місяці передачі у використання об’єкта необоротних активів у розмірі 50 % його первісної вартості та решта 50 % первісної вартості – у місяці їх вилучення з активів (списання з балансу) (абзац перший п. 6 розд. V Методрекомендацій № 11).

У бухобліку операції з придбання та оприбуткування печаток (штампів) відображаються так (суми наведено умовно):

(грн)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік
		Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5
1	Отримано цільове фінансування для придбання печатки	2313	5411	500
2	Отримано печатку від спеціалізованого підприємства	1312	6211	500
3	Перераховано кошти спеціалізованому підприємству	6211	2313	500
4	Уведено печатку в експлуатацію (передано відповідальній особі, визначеній в наказі)	1113	1312	500
5	Водночас відображено збільшення внесеного капіталу	5411	5111	500
6	Нараховано амортизацію в розмірі 50 % на введену в експлуатацію печатку	8014	1412	250
7	Закрито рахунок витрат на амортизацію наприкінці звітного періоду	5511	8014	250

Облік витрат на ремонт печатки ведеться так (суми наведено умовно):

(грн)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік
		Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5
1	Отримано фінансування	2313	7011	300
2	Отримано послуги з ремонту печатки від спеціалізованого підприємства (затверджено акт отриманих послуг)	8013	6211	300
3	Перераховано кошти спеціалізованому підприємству, яке виконало ремонт печатки	6211	2313	300
4	Закрито наприкінці звітного періоду рахунок: – доходів	7011	5511	300
	– витрат	5511	8013	300

Порядок обліку, умови зберігання та знищення печаток і штампів визначається у внутрішньому положенні, розробленому самою установою або установою вищого рівня.

Списання фізично зношеної печатки

Списанню підлягають ОЗ (серед інших і МНМА, до яких віднесено печатку), що не можуть бути в установленому порядку відчужені, безоплатно передані та щодо яких не можуть бути застосовані інші способи управління (або їх застосування може бути економічно недоцільне), якщо такі ОЗ морально чи фізично зношені, непридатні для подальшого використання суб’єктом держсектору, зокрема у зв’язку з будівництвом, розширенням, реконструкцією і технічним переоснащенням, або пошкоджені внаслідок аварії чи стихійного лиха та відновленню не підлягають, або виявлені за результатами інвентаризації як нестача (п. 3 розд. V Методрекомендацій № 11).

Звичайно, печатку, що підлягає списанню, не можна нікому передати, бо вона підлягає знищенню (див. додаток).

Для визначення непридатності ОЗ комісія, призначена керівником суб’єкта держсектору (п. 4 розд. V Методрекомендацій № 11):

• здійснює безпосередній огляд об’єкта, що підлягає списанню;
• установлює причини невідповідності критеріям активу;
• визначає осіб, з вини яких відбулося передчасне вибуття ОЗ з експлуатації, вносить пропозиції щодо їх відповідальності;
• складає і підписує акти про списання ОЗ.

Форма акта на списання може бути окремо затверджена внутрішнім документом (див. додаток). Якщо інше не передбачено, слід застосовувати форму Акта списання основних засобів (часткової ліквідації), затверджену наказом Мінфіну від 13.09.16 р. № 818.

Проте печатки (штампи) – досить специфічний вид МНМА, і в разі їх списання бажано дотримуватися такого порядку:

1) створити комісію зі знищення печаток і штампів, склад якої затвердити наказом (розпорядженням) керівника установи. Такими повноваженнями може бути наділена і комісія, створена для перевірки наявності печаток і штампів;

2) скласти акт про відібрання для знищення та знищення печаток і штампів. У ньому обов’язково зазначаються: склад комісії, підстава для знищення, кількість та відбитки печаток та штампів, які знищуються.

Рекомендуємо у повному складі комісії провести процедуру фізичного знищення печатки, тобто розрізати кліше на дрібні частини, які неможливо поєднати або відновити.

У бухобліку операції зі списання печатки (штампа) відображаємо такими проведеннями (суми наведено умовно):

(грн)

№ з/п	Зміст операції	Бухгалтерський облік
		Дт	Кт	Сума
1	2	3	4	5
1	Нараховано амортизацію на печатку, що підлягає списанню	8014	1412	250
2	Списано вартість печатки	1412	1113	500
3	Зменшено внесений капітал на вартість печатки, що списана	5111	5512	500
4	Віднесено на фінансовий результат звітного періоду суму нарахованої амортизації	5511	8014	250

Джерело: "Баланс-Бюджет" № 34-35, який вийшов з друку 17.08.20 р.