Електронні періодичні видання останнім часом набувають усе більшої популярності серед працівників бюджетних установ. У зв'язку з цим виникає запитання: за яким КЕКВ здійснювати видатки на їх передплату: 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар» (так само, як на передплату паперової версії видання) чи 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» – як оплату інформаційних послуг. Розберемося в ньому детально.

Що таке електронне видання

Відповідно до пп. 2.2.1 п. 3 Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету, затвердженої наказом Мінфіну від 12.03.12 р. № 333 (далі – Інструкція № 333), видатки на придбання або передплату періодичних, довідкових, інформаційних видань, придбання та виготовлення підручників та книг проводяться за КЕКВ 2210.

Раніше про формат зазначених видань (паперовий чи електронний) в Інструкції № 333 нічого не було сказано. Однак після внесення змін до неї згідно з наказом Мінфіну від 14.02.17 р. № 135 згаданий підпункт після слів «інформаційних видань» доповнено словами «в тому числі електронних». Це означає, що витрати на передплату електронних та паперових видань слід проводити за КЕКВ 2210 «Предмети, матеріали, обладнання та інвентар».

Відповідно до ДСТУ 7157:2010 «Видання електронні» електронне видання є електронним документом, який пройшов редакційно-видавниче опрацювання, має вихідні відомості та призначений для розповсюджування в незмінному вигляді.

Щоб оформити передплату електронних видань, потрібно мінімум часу і зусиль, виокремлюючи такі етапи: укладання договору (редакція надсилає на e-mail); оплата передплати (оформлення договору та рахунка на оплату); отримання доступу до електронної версії журналів на відповідний період (пароль або код).

У договорі та рахунку на оплату потрібно написати «передплата періодичних електронних видань» або «передплата електронних газет (журналів)».

Зауважимо: розпорядники бюджетних коштів для закупівлі періодичних видань можуть передбачати в договорах про закупівлю товарів, робіт і послуг за бюджетні кошти відповідно до належним чином оформленого рішення головного розпорядника бюджетних коштів попередню оплату на строк не більше одного року (пп. 5 п. 1 постанови КМУ від 23.04.14 р. № 117 «Про здійснення попередньої оплати товарів, робіт і послуг, що закуповуються за бюджетні кошти»). Зазвичай головні розпорядники надають дозвіл на передоплату, видавши відповідний наказ на початку бюджетного року.

Бюджетні установи можуть оформлювати договір на передплату на місяць, квартал, на півроку, на рік. Залежно від періоду передплати в бухобліку такі операції відображатимуться на різних рахунках.

Бухгалтерський облік

Доцільно зауважити, що в бухобліку операції з передплати електронної версії журналу відображаються такими самими бухгалтерськими проведеннями, як і друкованої версії журналу.

Якщо передплату оформлено на півроку або на рік, то згідно із Планом рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.13 р. № 1203, вона відображається на субрахунку 2911 «Витрати майбутніх періодів розпорядників бюджетних коштів», призначеному для обліку та узагальнення інформації щодо здійснених витрат у звітному періоді, які підлягають віднесенню на витрати в майбутніх звітних періодах. За дебетом цього субрахунка відображається накопичення витрат майбутніх періодів, за кредитом – списання (розподіл) витрат майбутніх періодів та включення їх до складу витрат звітного періоду.

До витрат майбутніх періодів бюджетні установи відносять такі витрати: сплачені авансом орендні платежі (за кілька звітних періодів), вартість передплати періодичних видань (квартал, півріччя, рік) тощо.

У Типовій кореспонденції субрахунків бухгалтерського обліку для відображення операцій з активами, капіталом і зобов’язаннями розпорядниками бюджетних коштів та державними цільовими фондами, затвердженій наказом Мінфіну від 29.12.15 р № 1219 (далі – Наказ № 1219), немає інформації щодо обліку передплати періодичних електронних видань. Тому бюджетна установа, керуючись Порядком застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в державному секторі, затвердженим Наказом № 1219, може самостійно визначити кореспонденцію субрахунків для передплати періодичних електронних видань у наказі про облікову політику (рекомендовано оформити це як додаток до наказу про облікову політику).