Податкова накладна (далі – ПН) – це документ, який складається платником податків на дату виникнення податкових зобов'язань з урахуванням усіх вимог ПК і засвідчується електронними цифровими підписами (далі – ЕЦП) посадових осіб продавця. Із консультації ви дізнаєтеся, які ПН треба реєструвати в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ЄРПН) і в який строк це треба зробити, щоб ваш контрагент мав право на податковий кредит.

Правило 1. Платники податків зобов'язані реєструвати в ЄРПН усі ПН, незалежно від суми ПДВ, яка в ній зазначена. Тобто реєстрації підлягають і ті ПН, які:
• не видаються покупцю (одержувачу) товарів (послуг);
• оформлені на поставки товарів (послуг), звільнені від обкладення ПДВ;
• виписані на вартість отриманих від нерезидента послуг із місцем поставки на території України.
Правило 2. Зареєструвати ПН в ЄРПН необхідно протягом 15 календарних днів (далі – к. д.), що настають за днем виникнення податкових зобов'язань. Причому якщо 15-й день припадає на святковий або вихідний день, то строк реєстрації не переноситься.
Правило 3. Платник податків має право зареєструвати ПН на суму, що не перевищує ту, яка розрахована в системі електронного адміністрування (далі – СЕА). Тобто якщо сума ПДВ у ПН більше ліміту реєстрації в СЕА, платник зобов'язаний перерахувати кошти, яких не вистачає, зі свого поточного рахунка на електронний рахунок у СЕА.
Правило 4. Реєстрацію ПН в ЄРПН підтверджує електронна квитанція в текстовому форматі, у якій указуються дата та час реєстрації. Продавець повинен одержати квитанцію протягом операційного дня після відправлення ПН до ЄРПН (нагадаємо, операційний день триває з 0.00 до 23.00).
Якщо за якихось причин протягом операційного дня відповідна квитанція не приходить, то ПН уважається зареєстрованою в ЄРПН.
Орган ДФС може відмовити в реєстрації ПН, якщо:
• при оформленні електронного документа допущено помилки;
• в ЄРПН уже зареєстрована ПН із такими самими реквізитами;
• порушено вимоги про наявність суми ПДВ, розрахованої згідно з п. 2001.3 ПК;
• порушено вимоги п. 192.1 і 201.1 ПК.
Якщо в органу ДФС є причини для відмови в реєстрації ПН в ЄРНН, тоді він направляє платнику ПДВ квитанцію з відмовою та зазначенням причин такої відмови. Після усунення перелічених у квитанції причин платник має право повторно зареєструвати ПН.
Правило 5. Зареєстрована ПН може бути включена до податкового кредиту протягом 365 к. д., що настають за датою її виписування, а для платників, які застосовують касовий метод, – не пізніше 60 к. д. із дня списання коштів із банківського рахунка.

Відображення ПН у декларації у різних ситуаціях див. у Практичному Керівництві № 4 "ПДВ: нові правила електронного адміністрування та нова форма декларації".