Не всім структурним підрозділам міністерств і відомств, їх підвідомчим установам «пощастило» з визначенням повноважень, а отже і відповідальності на рівні нормативно-правових актів, так, як бухгалтерській службі. Тому в цій консультації ми розкажемо, як правильно розподілити обов’язки між працівниками, аби уникнути перекладання іншими службами бюджетної установи своїх обов’язків на бухгалтерську службу.

Бухгалтерська служба: законодавча база

Швейцарський учений Йоганн Фрідріх Шерр, засновник балансової теорії, ще наприкінці XIX століття писав, що «бухгалтерський облік – справедливий суддя минулого, необхідний керівник сучасного і надійний консультант майбутнього кожного підприємства». Цей вислів підтверджує взаємозв’язок між діяльністю з ведення бухгалтерського обліку та звітності та управлінням усією діяльністю бюджетної установи.
З точки зору керівника, бухгалтерський облік – це збір, реєстрація та узагальнення всієї інформації, яка необхідна, зокрема, керівництву установи для прийняття управлінських рішень (абзац третій ст. 1 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», далі –Закон № 996). Усе, що відбувається в установі, – і управлінські рішення, і господарські операції, і отримані результати – можна відстежити через призму бухгалтерських проведень в облікових регістрах та залишків на рахунках активів і зобов’язань установи, відображених у фінансовій та бюджетній звітності.
Не випадково ч. 5 ст. 20 Бюджетного кодексу (далі – БК) передбачає, що результативні показники бюджетної програми мають підтверджуватися офіційною державною статистичною, фінансовою та іншою звітністю, даними бухгалтерського, статистичного та внутрішньогосподарського (управлінського) обліку.
Закон № 996 вимагає підписання фінзвітності керівником та головним бухгалтером підприємства (ч. 1 ст. 11).
Також у пп. 8 п. 7 Типового положення про бухгалтерську службу бюджетної установи, затвердженого постановою КМУ від 26.01.11 р. № 59 (далі – Постанова № 59, Типове положення № 59), міститься вимога щодо забезпечення користувачів у повному обсязі правдивою та неупередженою інформацією про фінансовий стан бюджетної установи та результати її діяльності.
Відповідальність керівника бухгалтерської служби головного розпорядника бюджетних коштів за достовірність інформації про досягнення мети, що виражається у результативних показниках, установлено п. 3 розд. ІІІ Методичних рекомендацій щодо здійснення оцінки ефективності бюджетних програм, затверджених наказом Мінфіну від 17.05.11 р. № 608 (далі – Методрекомендації № 608), які розроблено згідно з ч. 6 ст. 20 БК.
Таким чином, бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером має забезпечити необхідною інформацією відповідальних осіб, у першу чергу керівника установи, для їх підзвітності за досягнення результативних показників виконання певної бюджетної програми (ч. 5 ст. 28 БК).
Саме тому в разі виявлення порушень, і не лише пов’язаних з обліком та звітністю, керівник установи і бухгалтерія в першу чергу підпадають під санкції контролюючих і правоохоронних органів. На практиці ревізори та аудитори при здійсненні контрольних заходів часто стикаються з тим, що інші служби бюджетної установи перекладають свої обов’язки на бухгалтерію або взагалі не мають їх. Це є результатом недооцінки ролі внутрішнього контролю і призводить до виконання бухгалтерами чужих повноважень, неякісного або несвоєчасного виконання власних через надмірну завантаженість, допущення помилок, поєднання виконання обов’язків з отриманням матеріальних цінностей і веденням бухобліку тощо. Як наслідок – притягнення до відповідальності, передбаченої ч. 8 ст. 9 Закону № 996.

Організація внутрішнього контролю

Аби не відповідати за інших посадових осіб, у тому числі за тих, хто працює в бухгалтерській службі, ч. 3 ст. 26 БК передбачено, що розпорядники бюджетних коштів в особі їх керівників організують внутрішній контроль і внутрішній аудит та забезпечують їх здійснення у своїх закладах та в підвідомчих бюджетних установах. Що це означає?
Згідно з ч. 3 ст. 26 БК внутрішнім контролем є комплекс заходів, що застосовуються керівником для забезпечення дотримання законності та ефективності використання бюджетних коштів, досягнення результатів відповідно до встановленої мети, завдань, планів і вимог щодо діяльності бюджетної установи та її підвідомчих установ.
Основні підходи до делегування, розподілу повноважень і відповідальності за реалізацію вимог бюджетного законодавства на всіх стадіях бюджетного процесу у бюджетній установі викладено в наказі Мінфіну від 14.09.12 р. № 995 (далі – Наказ № 995). Зокрема, внутрішнім контролем охоплюються питання планування діяльності установи, управління бюджетними коштами, виконання кошторису за доходами і видатками, ведення бухобліку та складання фінансової і бюджетної звітності, забезпечення захисту активів від втрат, цільового і ефективного використання бюджетних коштів тощо.
Законодавчі вимоги до побудови внутрішнього контролю в бухгалтерській службі бюджетної установи визначено Постановою № 59.
Роль бухгалтерської служби, її основні завдання, повноваження і відповідальність, у тому числі і головного бухгалтера, розкрито в Типовому положенні № 59. У цьому документі йдеться про особливе навантаження на бухгалтерію, оскільки діяльність інших структурних підрозділів з виконання бюджетного законодавства, крім юридичної служби, мало визначена і залежить лише від керівника та фахового рівня працівників відповідних підрозділів.
Отже, кожний керівник установи не просто має право запроваджувати внутрішнім розпорядчим документом управлінську підзвітність, її структуру, деталізацію для реалізації своїх повноважень (крім тієї, що визначається установою вищого рівня), у тому числі з питань бухобліку, бюджетної та фінансової звітності, але й має бути зацікавлений це зробити, адже кожен працівник на своєму робочому місці, виконуючи свої посадові обов’язки відповідно до вимог внутрішніх документів, є учасником процесу внутрішнього контролю і несе певну відповідальність.

Визначення посадових обов’язків бухгалтера

Конкретний перелік посадових обов’язків визначається посадовими інструкціями працівників усіх категорій, які розробляють і затверджують на основі типової кваліфікаційної характеристики роботодавці, ураховуючи конкретні завдання та обов’язки, функції, права, відповідальність працівників різних груп та особливості штатного розпису підприємства, установи, організації (лист Мінсоцполітики від 25.12.13 р. № 564/13/116-13).
І якщо перша нота у функціонуванні бухгалтерської служби – її організація – належить керівнику установи, то її наповнення за змістом закріплено за головним бухгалтером.
Типовим положенням № 59 на загальнодержавному рівні визначено завдання та функціональні обов’язки бухгалтерії бюджетної установи та її керівника, а п. 3 Постанови № 59 зобов’язує міністерства, інші центральні органи виконавчої влади привести власні нормативно-правові акти у відповідність до вимог цієї постанови. Але, як свідчить досвід і результати контрольних заходів, ця вимога реалізована багатьма бюджетними установами шляхом дублювання Типового положення № 59, причому повністю.
Так, у Положенні про бухгалтерську службу відповідної бюджетної установи аналогічно пп. 3 п. 13 Типового положення № 59 має бути визначено: «забезпечення погодження проектів договорів головним бухгалтером» (без уточнення, на предмет чого здійснюється таке погодження). Тому, наприклад, недоотримання установою доходів через відсутність у договорі оренди майна однієї з істотних умов договору – індексації орендної плати, передбаченої ст. 10 Закону від 10.04.92 р. № 2269-XII «Про оренду державного та комунального майна», може стати підставою для притягнення до відповідальності і головного бухгалтера. Хоча зазначений факт є суто правовим питанням, адже відповідність правочинів установи нормам чинного законодавства є основним завданням юридичної служби установи.
Аби головний бухгалтер не відповідав за чужі гріхи, у його посадовій інструкції слід визначати предмет візування договорів з урахуванням вимог саме бюджетного законодавства, зокрема:
«Головний бухгалтер візує проект угоди на предмет:

· наявності затверджених бюджетних асигнувань за відповідним напрямом видатків або їх залишків;

· забезпечення першочерговості оформлення документів для здійснення платежів за захищеними видатками».

Так само невизначення в посадовій інструкції бухгалтера, який нараховує зарплату, конкретних повноважень може призвести до застосування до нього відповідальності в разі виявлення суто кадрових порушень: неправильно визначений стаж роботи, нарахування надбавки тощо загрожують стягненням з нього суми зайво виплачених працівнику коштів.
Інші норми також потребують деталізації. Зокрема, пп. 5 п. 13 Типового положення № 59 вимагає здійснення головним бухгалтером у межах своїх повноважень заходів щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок. У внутрішньому положенні бухгалтерської служби доцільно було б конкретизувати поняття «у межах своїх повноважень», наприклад, так:
«Здійснює в межах своїх повноважень заходи щодо відшкодування винними особами збитків від нестач, розтрат, крадіжок, а саме:

· на підставі наказу керівника установи про визнання результатів інвентаризації забезпечує їх своєчасне (у строки, установлені в документообігу) відображення в бухгалтерському обліку та фінансовій звітності;

· взаємодіє з юридичною службою установи в частині надання даних бухгалтерського обліку про втрачені цінності, які необхідні для укладання договору про незалежну оцінку втрачених цінностей, проведення претензійно-позовної роботи, розрахунків з винною особою;

· визначає із числа працівників бухгалтерської служби особу, відповідальну за правильність і своєчасність ведення обліку розрахунків за нестачами, розтратами, повідомлення про їх стан головного бухгалтера, шляхом внесення відповідної норми до посадової інструкції працівника».

У пп. 9 п. 13 Типового положення № 59 визначено обов’язок головного бухгалтера щодо відмови у прийнятті до обліку документів, підготовлених з порушенням встановлених вимог, а також документів за господарськими операціями, що проводяться з порушенням законодавства, та інформування керівника установи про виявлені факти порушення бюджетного законодавства.
Для кращого виконання даного обов’язку доцільно конкретизувати цю вимогу, визначивши в посадових інструкціях всіх працівників бухгалтерії їх відповідальність за своєчасність повідомлення про наявність первинних документів за господарськими операціями, що не відповідають законодавчим вимогам, оскільки саме вони відповідно до п. 2.15 Положення, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88, мають обов’язково перевіряти первинні документи, що надходять до обліку за відповідним його напрямом.