Для кого ця стаття: для роботодавців, які приймають на роботу найманих працівників.
Із цієї статті ви дізнаєтеся: про порядок та склад документів, які слід оформлювати під час прийняття працівників на роботу.
Правильне оформлення трудових відносин під час прийняття працівника на роботу – важлива складова роботи кадрової служби будь-якого підприємства. Помилки можуть обійтися роботодавцю недешево, зважаючи на штрафи за порушення законодавства про працю, передбачені ст. 265 КЗпП.

Види трудових договорів
Оформлення трудових відносин розпочинається з укладання трудового договору. Але під час укладання різних видів трудових договорів склад документів, які має надати працівник, а також порядок оформлення трудових відносин дещо відрізняються. Розглянемо ці особливості.
Трудовий договір – це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації чи вповноваженим ним органом або фізичною особою, за якою працівник зобов’язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства чи фізична особа зобов’язується виплачувати працівникові заробітну плату та забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін (ст. 21 КЗпП).
Трудовий договір може бути:
• безстроковим – укладається на невизначений строк;
• строковим – укладається у випадках, коли трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру подальшої роботи, умов її виконання чи інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами.
Особливою формою трудового договору також є контракт, у якому строк його дії, права, обов’язки та відповідальність сторін, умови матеріального забезпечення та організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть установлюватись угодою сторін. Сфера застосування контракту визначена законами України.
Трудовий договір укладається, як правило, у письмовій формі (ст. 24 КЗпП). Укладення трудового договору в усній формі – це досягнення згоди між його сторонами шляхом написання працівником заяви, видання наказу про прийнятня на роботу, унесення відповідного запису до трудової книжки працівника.
У будь-якому разі слід пам’ятати, що працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу в порядку, установленому КМУ (ст. 24 КЗпП).
Згідно зі ст. 24 КЗпП укладення трудового договору в письмовій формі є обов’язковим у разі:
1) організованого набору працівників;
2) укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними та геологічними умовами й умовами підвищеного ризику для здоров’я;
3) укладення контракту;
4) якщо працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі;
5) укладення трудового договору з неповнолітнім;
6) укладення трудового договору з фізичною особою (підприємцем);
7) у решті випадків, передбачених законодавством України.

Документи, що подаються для працевлаштування
Під час укладення трудового договору громадянин зобов’язаний подати роботодавцю (ст. 24 КЗпП):
• паспорт (свідоцтво про народження – для неповнолітніх віком від 14 до 15 років);
• довідку про ідентифікаційний номер або реєстраційний номер облікової картки платника податків (п. 63.6, пп. 70.12.1 ПК). Довідку не надають платники, у яких у паспорті проставлено відмітку про те, що вони відмовилися від ідентифікаційного номера;
• трудову книжку, окрім випадків, коли особа працевлаштовується на перше місце роботи й у разі прийняття на роботу за сумісництвом;
• військовий квиток, тимчасове посвідчення – надають військовозобов’язані, а посвідчення про приписку до призовної дільниці – призовники (п. 3.4 розд. III Інструкції з організації ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників в органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах, організаціях і навчальних закладах, затвердженої наказом Міноборони від 15.12.10 р. № 660);
• свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування (п. 17 Порядку видачі свідоцтва про загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.08.2000 р. № 1306). Роботодавець має перевіряти під час прийняття на роботу наявність у фізичної особи посвідчення застрахованої особи (пп. 7 ч. 2 ст. 6 Закону від 08.07.10 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»);
• документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію). Подається під час влаштування на роботу, яка вимагає спеціальних знань;
• документ про стан здоров’я (висновок медичного огляду), якщо це передбачено законом;
• довідку про звільнення для осіб, які звільнені з місць відбування кримінального покарання;
• інші документи на вимогу роботодавця (автобіографія, рекомендації, інші документи, що свідчать про отримання спеціальних знань, досвід роботи), окрім документів, які заборонено вимагати за ст. 25 КЗпП.
Крім перелічених документів особа подає роботодавцю заяву про прийняття на роботу. У ній доцільно прописати умови, що встановлюються за угодою сторін (випробувальний термін, неповний робочий час тощо).
Щодо заяви роботодавцю про надання згоди на обробку персональних даних зазначимо, що обробка персональних даних працівників підприємства з метою забезпечення реалізації трудових відносин не потребує згоди, але якщо підприємство збирає персональні дані, не передбачені трудовим законодавством, то потрібно отримати згоду працівника на їх обробку (див. лист Держслужби з питань захисту персональних даних від 05.02.13 р. № 11/257-13).

Повний текст консільтації див. у "Баланс-Агро" № 15, який виходить з друку 18.04.17 р.