Організація бухобліку в бюджетних установах
Як відомо, стан справ у бюджетній установі відображається в бухгалтерському обліку, який є частиною процесу управління державними фінансами. Для того щоб управляти, потрібно контролювати, а для того щоб контролювати, треба виміряти. Від правильного ведення обліку господарських операцій залежить розвиток не лише окремо взятої установи, а й держави.
З огляду на зазначене, питання організації бухгалтерського обліку в бюджетних установах в умовах модернізації системи державних фінансів та її складової – бухгалтерського обліку в державному секторі набуває особливої актуальності. Цей закономірний процес обумовлено запровадженням Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку в державному секторі 125 «Зміни облікових політик та виправлення помилок», затвердженого наказом Мінфіну від 24.12.10 р. № 1163, та Методичних рекомендацій з облікової політики, затверджених наказом Мінфіну від 23.01.15 р. № 11, відповідно до яких необхідно чітко розмежувати питання організації бухгалтерського обліку та визначення облікової політики у розпорядчих документах установи.
У сьогоднішньому випуску «Школи бухгалтера» ми розглянемо законодавчі аргументи на користь зазначеного вище та практичні поради з формування розпорядчих документів.
Основи організації бухобліку
Раціональна організація бухобліку ґрунтується на застосуванні у першу чергу загальноприйнятих передумов, а саме:
• вивчення структури установи, організації її діяльності;
• організація облікового апарату та праці облікових працівників;
• організація облікового процесу (визначення обсягу облікових робіт);
• організація досконалого володіння головним бухгалтером та працівниками бухгалтерської служби діючої законодавчої бази щодо питань ведення бухгалтерського обліку.
Весь обліковий процес бюджетної установи з теоретичної точки зору складається із трьох етапів його здійснення, а саме: первинний облік, поточний облік та підсумковий облік.
Першим у процесі бухгалтерського обліку є етап первинного обліку, що характеризується такою сукупністю операцій:
• виявлення інформаційних даних стосовно об’єктів обліку;
• вимірювання на базі системи показників, застосовуваних у бухгалтерському обліку (грошові, натуральні, трудові);
• фіксування інформації у відповідних носіях облікових даних — документах.
Другий етап — поточний облік — складається з таких операцій:
• реєстрація інформації, здобутої в результаті первинного обліку, у системі рахунків бухгалтерського обліку;
• реєстрація інформації в носіях інформації даного етапу обліку — облікових регістрах;
• групування та перегрупування показників інформаційних даних.
І, нарешті, третій етап облікового процесу, що має назву підсумкового, включає такі операції:
• узагальнення інформаційних даних поточного обліку у вигляді відповідних форм звітності;
• передавання результативних даних зовнішнім та внутрішнім користувачам;
• зберігання інформаційних даних первинного, поточного та підсумкового обліку, формалізованих у вигляді облікових документів, реєстрів та звітності.
Тобто поділ облікового процесу на етапи віддзеркалює його послідовність як у часі, так і в просторі. Ці етапи властиві всім об’єктам обліку. У практиці господарської діяльності бюджетних установ і організацій визначено такі загальні об’єкти обліку: необоротні активи; запаси; грошові кошти; розрахунки; зобов’язання за векселями та кредитами; доходи; витрати; власний капітал.
Слід звернути увагу, що за нормами ч. 6 ст. 6 Закону № 996 регулювання питань методології бухгалтерського обліку здійснюється централізовано Мінфіном, а галузеві особливості застосування НП(С)БОДС у формі методичних рекомендацій щодо їх застосування можуть установлюватися міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади.
Проте питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві відповідно до ст. 8 Закону № 996 належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів. Тобто питання організації бухгалтерського обліку бюджетних установ належить до повноважень їх керівника.
Організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах повинна здійснюватися з моменту їх створення, оскільки вона в подальшому безпосередньо впливає на ефективність бухгалтерського обліку. Раціональна організація бухгалтерського обліку в бюджетних установах, аналогічно як і в установах приватного сектора економіки, передбачає застосування й дотримання загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку. Практику застосування бюджетними установами принципів бухгалтерського обліку розглянемо далі.
Як передбачено ч. 2 ст. 56 БК, бюджетні установи ведуть бухгалтерський облік відповідно до НП(С)БОДС та інших нормативно-правових актів щодо ведення бухгалтерського обліку в порядку, установленому Мінфіном.
Для забезпечення відображення в бухгалтерському обліку операцій та узагальнення й накопичення інформації за господарськими операціями застосовується План рахунків.
Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку на виконання ч. 4 ст. 8 Закону № 996 бюджетні установи обирають форму його організації, а саме:
• введення до штату бюджетної установи посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером, або ведення бухобліку на договірних засадах централізованою бухгалтерією. Нагадуємо, що завдання та функціональні обов’язки бухгалтерських служб, повноваження керівника бухгалтерської служби в бюджетних установах визначаються Типовим положенням № 59. Організацію та координацію діяльності головних бухгалтерів бюджетних установ та контроль за виконанням ними своїх повноважень здійснює Казначейство (у межах своїх повноважень) шляхом оцінки їх діяльності. Порядок проведення оцінки виконання головним бухгалтером бюджетної установи своїх повноважень затверджено наказом Мінфіну від 01.12.11 р. № 1537;
• визначають за погодженням із вищестоящим розпорядником бюджетних коштів облікову політику;
• визначають форму бухгалтерського обліку як певну систему регістрів обліку, порядку і способу реєстрації та узагальнення інформації в них із дотриманням єдиних засад, з урахуванням особливостей своєї діяльності та технології обробки облікових даних. На сьогодні бюджетні установи застосовують меморіально-ордерну форму обліку (Інструкція, затверджена наказом Держказначейства від 27.07.2000 р. № 68);
• розробляють систему і форми внутрішньогосподарського (управлінського) обліку, звітності і контролю господарських операцій;
• визначають права працівників на підписання бухгалтерських документів;
• затверджують правила документообігу та технологію обробки облікової інформації (про правила документообігу поговоримо далі);
• визначають додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку;
• виділяють на окремий баланс відокремлені підрозділи, які зобов’язані вести бухгалтерський облік, з наступним включенням їх показників до фінансової звітності установи.
Тобто, обираючи ту чи іншу форму організації бухгалтерського обліку, слід пам’ятати про мету бухобліку бюджетних установ – надання достовірної, правдивої і неупередженої інформації. З огляду на зазначене, бухгалтерський облік необхідно організовувати таким чином, щоб його дані були своєчасними, точними та достовірними, а показники обліку – єдиними на всіх рівнях управління. Докладніше стосовно наказу про організацію обліку поговоримо в наступних публікаціях.
Розподіл повноважень і відповідальності...