Мін’юст затвердив:

1) Порядок подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

2) форму подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів;

3) форму подання відомостей про внесення змін до відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів.

Цей Порядок визначає умови, підстави та процедуру подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, необхідних для наповнення Електронного реєстру апостилів (далі – реєстр), а також відомостей про зміни до таких відомостей.

Відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомості про зміни до таких відомостей подаються уповноваженими відповідно до законодавства суб’єктами за визначеними формами.

Форма подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів посадових осіб відділів держреєстрації актів цивільного стану, держреєстраторів, які здійснюють держреєстрацію юросіб та ФОП, державних та приватних нотаріусів, а також форма подання відомостей про зміни до таких відомостей засвідчуються підписом керівника головного територіального управління юстиції в області, м. Києві та скріплюються гербовою печаткою відповідного управління юстиції.

Форма подання відомостей про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів суддів, а також форма подання відомостей про зміни до таких відомостей засвідчуються підписом керівника апарату суду та скріплюються гербовою печаткою суду.

Відомості про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомості про зміни до таких відомостей подаються адміністратору реєстру шляхом направлення заповненої форми українською мовою.

Наповнення реєстру відомостями про зразки підписів, відбитків печаток та/або штампів, а також відомостями про зміни до таких відомостей здійснюється адміністратором реєстру на підставі визначених форм чи на підставі відповідних копій архівних документів не пізніше наступного робочого дня з моменту її отримання.

У разі некоректного заповнення одного або декількох полів визначених форм адміністратор реєстру невідкладно повертає таку форму суб’єкту подання відомостей про зразки.

Наказ Мін’юсту від 30.11.15 р. № 2452/5 набуде чинності з дня офіційного опублікування.