Наше підприємство веде касову книгу в електронному вигляді. Форма видаткового касового ордера (далі – ВКО) набирається на комп’ютері, у тому числі і реквізит «Одержав (словами), грн. коп.». Чи можна у ВКО цей реквізит заповнювати за допомогою комп’ютера?

Правила ведення касової книги встановлено розд. 4 Положення, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637).
Підприємствам дозволено вести касову книгу в електронній формі за допомогою відповідних комп’ютерних засобів (за умови, що буде належне зберігання касових документів). При цьому комп’ютерне забезпечення повинне візуально відображати роздрукування кожної із двох частин аркуша касової книги.
Записи в касовій книзі робляться на підставі інформації з касових документів (п. 4.4 Порядку № 637). Одним із таких документів є ВКО типової форми № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637).
Так, у разі видачі готівки окремим фізособам (у т. ч. працівникам підприємства) за ВКО касир повинен зажадати паспорт або документ, що його замінює, записати його найменування і номер, ким і коли він виданий (п. 3.5 Положення № 637). Фізособа розписується у ВКО в отриманні готівки із зазначенням отриманої суми (гривень – прописом, копійок – цифрами), використовуючи кулькову або чорнильну ручку з пастою (чорнилом) темного кольору.
Як бачимо, є пряма вимога про власноручне заповнення отримувачем грошей реквізиту «Одержав».
А отже, підприємство, заповнюючи реквізит «Одержав» за допомогою комп’ютера, порушує п. 3.5 Положення № 637.
У п. 7.9 Положення № 637 сказано, що контролюючі органи під час перевірки з’ясовують правильність заповнення всіх реквізитів прибуткових і видаткових касових ордерів, зокрема:

• проставляння необхідних дат, номерів, сум;
• зазначення підстав для їх виписування;
• наявність підписів посадових осіб та отримувачів коштів;
• наявність відбитків штампів і печатки;
• наявність підписів про отримання готівки.

Звідси можна зробити висновок, що реквізит «Одержав» у ВКО повинен бути заповнений власноручно отримувачем грошей.

Джерело: "Баланс" № 12-13, який виходить з друку 13.02.17 р.