На любом предприятии хранятся разнообразные документы. Самые важные моменты, о которых следует помнить: предприятия обязаны соблюдать сроки хранения документов, установленные законодательно; прежде чем уничтожить документы, необходимо провести их экспертизу; непроверенные ГФС первичные документы уничтожать нельзя.
Подробнее об этом и других правилах читайте дальше.

Кто отвечает за хранение документов?
Предприятие должно самостоятельно обеспечить надлежащее хранение первичных документов и регистров бухучета. Согласно п. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996), ответственность за сохранность обработанных документов, учетных регистров и отчетности в течение установленного законодательством срока несет собственник или руководитель предприятия.
В п. 6.7 Положения, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), сказано, что хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для составления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, их оформление и передачу в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия. Если на предприятии нет главного бухгалтера, то эти обязанности можно возложить на бухгалтера или другого работника, ответственного за ведение бухучета. При организации документооборота на предприятии следует определить лиц, которые будут отвечать за создание, проверку, обработку и сдачу документов в архив.

Где следует хранить документы?
О порядке хранения документов сказано в п. 6.2 Положения № 88. Так, первичные документы и учетные регистры, прошедшие обработку, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Бланки строгой отчетности следует хранить в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, обеспечивающих их сохранность.
Электронные первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность хранятся на электронных носителях в той форме, которая позволяет проверить их целостность.

Как организовать хранение документов на предприятии?
Для организации хранения документов необходимо составить номенклатуру дел, которая разрабатывается в соответствии с п. 1 разд. IV Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5). Номенклатура нужна для того, чтобы установить единый порядок формирования дел (независимо от носителя информации), обеспечить их учет, оперативный поиск документов по содержанию и видам, определить сроки хранения дел. Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Документы группируются в дела в хронологическом и/или логическом порядке. Вот основные правила формирования дел (п. 2 разд. IV Правил № 1000/5):
• помещать в дела можно только исполненные документы – четко в соответствии с заголовками дел;
• документы за календарный год могут быть сгруппированы в одно дело;
• в дела следует помещать только оригиналы документов (при их отсутствии – заверенные в установленном порядка копии);
• в дела всегда включаются документы по одному вопросу либо по группе родственных вопросов, которые составляют единый тематический комплекс;
• документы с разными сроками хранения формируются в разные дела;
• нельзя включать в состав дел: черновики, личные документы и документы, которые подлежат возврату (например, второй экземпляр акта приемки-передачи).
Для хранения дел в делопроизводстве используют картонные папки с клапанами или завязками, картонные или пластмассовые скоросшиватели. В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в шкафах, которые закрываются. Для повышения оперативности розыска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы и заголовки по номенклатуре дел.
Документы с момента создания или поступления и до передачи в архив предприятия хранятся по месту формирования дел (например, кадровые документы – в отделе кадров, учетные – в бухгалтерии).

Какие установлены сроки хранения документов?
Какая предусмотрена ответственность за невыполнение требований по хранению документов?
Каков порядок передачи документов в архив предприятия?
Каков порядок уничтожения документов?
Процедура уничтожения документов состоит из нескольких этапов.
Этап 1. Составляется акт об изъятии и уничтожении документов.
Уничтожать документы без проведения экспертизы их ценности – запрещено (п. 2.13 Перечня № 578). Только документы, которые, согласно заключению комиссии, могут быть уничтожены, включаются в акт об изъятии и уничтожении документов. Акт составляется в двух экземплярах, по форме приложения 15 к Правилам № 1000/5. В акт можно включать только те дела, срок хранения которых истек 1 января года, в котором составляется акт. Например, дело со сроком хранения 3 года, законченное делопроизводством в 2016 году, может быть включено в акт не ранее 1 января 2020 года.
Этап 2. Акт об изъятии и уничтожении документов, утвержденный экспертной комиссией предприятия, передается на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии госархивного учреждения (п. 4 разд. 3 Правил № 1000/5).
Этап 3. Согласованные (одобренные) акты об изъятии для уничтожения документов утверждаются руководителем предприятия, после чего предприятие имеет право уничтожить документы.
Этап 4. Дела, отобранные для уничтожения, могут передаваться организациям по заготовке вторичного сырья по накладным, в которых указывается вес макулатуры, переданной для переработки. Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются в актах об изъятии документов для уничтожения.
Если в акт об изъятии для уничтожения документов включены документы с грифом «Для служебного пользования» и другими грифами ограниченного доступа, применяемые на предприятии, эти документы могут уничтожаться путем измельчения до состояния, исключающего возможность их прочтения и восстановления. При этом в конце акта дополнительно делается запись об уничтожении соответствующих документов с указанием фамилий и инициалов членов экспертной комиссии.
По мнению Госкомархива, при незначительном объеме документов, выделенных к уничтожению, они могут быть сожжены, о чем в акте делается соответствующая отметка (письмо от 12.01.01 г. № 05-26).