Плательщики ЕСВ обязаны ежемесячно подавать отчетность по ЕСВ в фискальные органы. Общие правила составления и представления отчетности, а также порядок заполнения некоторых таблиц отчета рассмотрим в консультации.
Общие правила подачи
С 30 апреля текущего года вступили в силу новые правила формирования и представления Отчета о суммах начисленной заработной платы (дохода, денежного обеспечения, пособия, компенсации) застрахованных лиц и суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование (далее – Отчет).
Уже за май 2015 года Отчет должен быть подан по новой форме и с соблюдением новых правил.
Правило 1. Работодатели – юридические лица и физические лица, использующие наемный труд и начисляющие ЕСВ за наемных работников, представляют Отчет ежемесячно, не позднее 20-го числа месяца, следующего за базовым отчетным периодом. Если последний день сдачи Отчета приходится на выходной или праздничный день, то срок сдачи переносится на первый после выходного рабочий день.
Правило 2. Отчет представляется одним из способов:
- средствами электронной связи в электронной форме. Отметим, что электронный Отчет формируется страхователем с использованием специализированного программного обеспечения, актуальные версии которого бесплатно предоставляются в органе доходов и сборов по месту постановки на учет;
- на бумажных носителях, заверенных подписью руководителя страхователя и скрепленных печатью, вместе с электронным Отчетом;
- на бумажных носителях без представления электронного Отчета, если застрахованных лиц не более пяти;
- путем направления по почте с уведомлением о вручении и описью вложения при условии, что количество застрахованных лиц не более пяти человек. В этом случае Отчет должен быть отправлен не позднее чем за 10 дней до окончания предельного срока его подачи (датой подачи считается день отправления Отчета по почте). Если на почте Отчет потеряют (по вине оператора почтовой связи), то плательщик ЕСВ освобождается от ответственности за его неподачу или несвоевременное представление. При этом в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления об утрате или повреждении почтового отправления он обязан направить по почте или передать лично (по своему выбору) в фискальный орган второй экземпляр Отчета вместе с копией уведомления об утрате или повреждении почтового отправления.
Правило 3. Если у субъекта хозяйствования (юрлица или физлица-предпринимателя) нет наемных работников, то он не подает Отчет. Если же наемные работники есть, но в течение отчетного периода доходы им не начислялись, работодатели (страхователи) обязаны формировать и подавать в фискальные органы Отчет независимо от того, начислялся доход наемным работникам (застрахованным лицам) или нет.
Напомним, физлица-предприниматели, кроме Отчета за наемных работников, подают Отчет за себя, причем независимо от того, ведут они предпринимательскую деятельность или нет. Срок подачи – раз в год до 10 февраля следующего за отчетным года.
Правило 4. Отчет составляется по данным бухгалтерских документов о начисленной зарплате, других выплатах отчетного периода, независимо от фактических сроков выплаты таких доходов и источников их финансирования.
Правило 5. Отчет заполняется в гривнях с копейками и содержит Перечень таблиц, который заполняется в обязательном порядке, и девять таблиц. Страхователи-работодатели заполняют только четыре из них:
- таблицу 1 «Начисление единого взноса»;
- таблицу 5 «Сведения о трудовых отношениях застрахованных лиц»;
- таблицу 6 «Сведения о начислении заработной платы (дохода) застрахованным лицам»;
- таблицу 7 «Наличие оснований для учета стажа отдельным категориям лиц в соответствии с законодательством».
Таблица 5
Таблица 5 заполняется страхователем, только если в отчетном периоде:
- заключен или расторгнут трудовой договор, в том числе с застрахованным лицом, трудоустроенным на новое рабочее место;
- заключен или расторгнут ГПД, кроме ГПД, заключенного с физлицом-предпринимателем, если выполняемые работы (оказываемые услуги) отвечают видам деятельности, указанным в извлечении из ЕГР;
- предоставлен отпуск по уходу за ребенком с трех до шести лет;
- предоставлен отпуск по уходу за ребенком до достижения им трех лет;
- предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами.
Если же в отчетном периоде не заключались и не расторгались трудовые соглашения (ГПД), а также не предоставлялись соответствующие отпуска, то таблица 5 не формируется и не подается фискальному органу.

Более подробную консультацию см. в ПР № 10: «ЕСВ и социальное страхование: как платить с учетом всех изменений».